This website uses technical cookies, profiling cookies and third party cookies in order to manage user navigation. To read more about this, please click here. By accessing any item of this website, apart from this banner, you agree to the use of cookies.

Gestión del Recurso Humano: Excel puede ser suficiente aun?

Excel
Pasar los días para actualizar una hoja electrónica que se hace cada vez más complicada? Este artículo seguro te ayuda.

La hoja electrónica es un instrumento de trabajo excepcional e increíblemente versátil, utilizado con éxito de parte de empresas privadas y empresas con una variedad de fines.

Entre sus puntos de fuerza están la gran facilidad de ingreso de datos (data entry), la capacidad de modificar rápidamente una enorme mole de datos y la posibilidad de crear gráficos complejos.

Tales características han llevado a un uso difuso de las hojas de cálculo, que vienen preferidas a pesar de que hay instrumentos específicos para la actividad de la empresa. Sobre todo en las pequeñas y medianas empresas, donde todavía es muy difundido el recurso a la hoja de cálculo en la gestión de la documentación de los empleados, en la estructuración del plan de vacaciones y permisos, en la selección y en la evaluación de las competencias y del desempeño del personal.

Las motivaciones que normalmente alientan a una empresa a seguir utilizando las hojas de cálculo son:

  • Costo bajo
  • La costumbre
  • Una necesidad de entrenamiento mínimo.

Si las actividades de RRHH han estado siempre desarrolladas con este instrumento, se es bastante reacio a cambiar, temiendo (equivocadamente) de tener que renunciar a la información acumulada en el transcurso de los anos. Aun así, las empresas de selección de personal y de consultoría y todas las empresas que superan los 20-30 empleados, tienen mucho que perder si continúan a utilizar una hoja de cálculo para el talento Humano.

Con el paso de los anos, la cantidad y la variedad de datos archivados y de manejar se multiplica y el recurso de un instrumento como Excel™ en la gestión del capital humano, se revela cada vez mas ineficaz. El tiempo perdido por las faltas, las lagunas y la complejidad de las hojas de cálculo, representan un costo vivo para la empresa, dado que el mismo tiempo se podría dedicar a actividades más útiles para la empresa.


Las principales desventajas de la gestión del talento humano con Excel™ son:

  • Se emplea demasiado tiempo. Cada semana, la oficina de recursos humanos dedica preciosas horas de trabajo a insertar datos, en la gestion de distintas versiones de los documentos, a la corrección de errores y a la creación y envió de reportes.
  • No se dispone de un ambiente único de trabajo, como aquel que se ofrece en muchos software clouds modernos. Es necesario así recurrir a una serie de instrumentos para utilizar en paralelo: hoja de cálculo, editor de textos, email, calendario, etc. Piensa a todos los CV en formato Word™ y a los documentos con datos personales de nuestros empleados!
  • Las comunicaciones van efectuadas con otros instrumentos y de consecuencia no son archivadas. Y no son las únicas actividades de las cuales es imposible tener la trazabilidad.
  • Una hoja de calculo puede llegar a ser muy compleja, con el empleo de un gran número de formulas y formataciones difíciles de descifrar para cualquiera que no sea el creador. Qué pasa si tu personal de recursos humanos, se retira sin hacer la entrega adecuada de este tipo de documentación???
  • No hay un sistema de mantener los datos históricos. Las informaciones actualizadas sustituyen y eliminan las precedentes.
  • No hay un sistema de notificación de los vencimientos o avisos importantes, con el riesgo de no cumplir un importante aspecto para la empresa.
  • Cometer errores es muy fácil y darse cuenta extremadamente difícil. Según una encuesta la mayor parte de las hojas de cálculo utilizadas por las empresas contienen al menos un error. Muchas veces se trata de un error insignificante, pero otras veces la presencia de un error ha generado verdaderos y gigantescos desastres.
  • Bajísima seguridad. Aunque si es posible insertar una contraseña, por ejemplo, para una hoja de cálculo simple, es también muy fácil encontrar un software que sea en grado de descubrirla.

De frente a todas estas falencias, es que quizás ha llegado la hora también para las PYMES de abandonar las viejas y queridas hojas de cálculo electrónicas a favor de soluciones más modernas y pensadas justamente para gestionar los complejos sistemas de Talento Humano (HR).




Copyright: @blueringmedia/Fotolia