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Hoja de evaluación del desempeño: del papel al formato digital

scheda di valutazione del personale

Muchas empresas – desde las multinacionales hasta las PYMEs – hacen uso de un sistema de gestión del rendimiento, históricamente basado en las fichas de evaluación del desempeño para empleados.

Navegando por la red, se puede encontrar un gran número de ejemplos de hojas de evaluación de desempeño listos para su uso. Sin embargo, no es una buena idea simplemente descargar una para su empresa.

Para que este tipo de documento sea eficaz, de hecho, su estructura debe ser el resultado de un trabajo de análisis previo que tiene que responder a algunas preguntas fundamentales, incluyendo:

  • ¿Qué se entiende por un buen desempeño en la compañía específica?
  • ¿Qué se quiere evaluar exactamente?
  • ¿Cuál es el entorno de referencia y cómo es la cultura corporativa?
  • ¿Cuáles son las habilidades necesarias para trabajar en la empresa?
  • ¿Cuáles son las habilidades necesarias en cada posición?
  • ¿Quién se ocupa de las evaluaciones?

Sólo a partir de estas y otras reflexiones, se puede desarrollar un sistema de evaluación del desempeño laboral que permita contratar, gestionar, formar, desarrollar, promover y retener a los mejores recursos humanos.

Esta fase preliminar debe ser desarrollada por el equipo de Recursos Humanos, que también tendrá la tarea de instruir a los evaluadores.

Gracias a este análisis, se produce un formulario estrechamente relacionado con las características específicas de la compañía. Poco importa si el documento mismo se crea de forma gráfica desde cero o mediante la modificación de un ejemplo de formulario de evaluación que se haya encontrado en línea.


Estructura de una hoja de evaluación del desempeño

Un formulario de evaluación de empleados que permita evaluar competencias, logro de objetivos y desempeño, normalmente tiene esta estructura:

1. Información de la persona evaluada, que puede incluir:

  • información general;
  • educación;
  • nombre de la empresa;
  • sector;
  • tareas / rol / posición;
  • información del evaluador;
  • período de evaluación;

2. Los objetivos definidos y el sistema de medición aplicado para determinar su cumplimiento.

3. La lista de habilidades contextualizadas – tanto técnicas como de conducta – asociadas con un sistema de puntuación.

4. El sistema de cálculo de la puntuación total y una sección en la cual se reporte el resultado individual.

5. Un área para comentarios y retroalimentación, en la que ambos actores de la evaluación puedan documentar ideas, sugerencias, hipótesis en desarrollo, etc.


Las virtudes de los formularios de evaluación del desempeño

Hay varias razones por las que los formularios de evaluación han tenido tanto éxito:

  • Normalmente, se construyen con un simple editor de texto u hoja de cálculo, son fáciles de crear y personalizar de acuerdo con el proceso de gestión del rendimiento establecido para la empresa.
  • Cuentan con un amplio espacio para comentarios y reflexiones cualitativas.
  • Los costos de producción son bajos.
  • El documento se puede intercambiar fácilmente entre las partes activas en el proceso de evaluación.

Las limitaciones de los formatos para evaluar el desempeño laboral

También son evidentes las limitaciones que este instrumento ha mostrado, especialmente en los últimos años. Estas incluyen:

  • Se requiere cargar una gran cantidad de datos. Esto implica un gran volumen de trabajo y el riesgo de cometer errores.
  • Los resultados finales se calculan a mano o mediante la inserción de complicadas fórmulas en hojas de cálculo.
  • El formulario de evaluación no puede ser abierto y procesado simultáneamente por el evaluado y el evaluador.
  • El proceso de evaluación tiene un bajo nivel de interactividad y participación.
  • Al no tener un sistema de plazos y notificaciones, el programa tiene altas tasas de abandono y las evaluaciones no siempre se llevan a cabo en el momento adecuado.
  • Los formularios de evaluación individual no ofrecen una visión global de la empresa, lo que sólo se puede lograr con un trabajo laborioso de exportación de datos a un documento común.

Ir más allá del informe de evaluación

La revolución tecnológica en recursos humanos – especialmente asociada con el software SaaS – también está modernizando los procedimientos administrativos para la evaluación de los empleados.

Esto no significa que el proceso que se ha formado durante décadas – al cual nos hemos referido en la primera parte de este artículo – tenga que reemplazarse por completo.

El mejor software de gestión del rendimiento es, en nuestra opinión, aquel que pueda conservar los puntos fuertes de este sistema, llenar sus vacíos y ampliar sus horizontes. A pesar de que tenemos un coche más moderno y potente, ¡no hay ninguna razón para reinventar la rueda!

Sigue siendo esencial el análisis preliminar del capital humano, así como la posibilidad de personalizar el mecanismo de evaluación a las necesidades y características de la empresa. Pero la estructura del formulario de evaluación, que no es eliminado, debe ser digitalizada y mejorada. El principal cambio es el formato: no más papel o documento de texto, sino que se convierte en un flujo de trabajo en el que ambos actores son protagonistas.

Gracias al software de evaluación del desempeño, ya no existen compartimientos estancos – una gran variedad de documentos separados – sino una plataforma en la que cada proceso de evaluación individual se lleva a cabo de una manera interactiva por las partes involucradas. Además, los datos pueden ser utilizados por los departamentos de RRHH para llevar a cabo un análisis en profundidad sobre el capital humano de la empresa.

Una solución de este tipo, basada en una base de datos de empleados de autoservicio, elimina el problema de la carga de datos y asegura una mayor tasa de participación.

Sin embargo, las principales ventajas se aprecian en la etapa final, cuando es el momento de cosechar los resultados. Todos los datos recogidos en la plataforma se pueden cruzar a voluntad para obtener valiosos informes sobre el estado de su capital humano.

Si se utiliza un formulario de evaluación del desempeño laboral para tomar una decisión sobre una recompensa personal a un empleado, con toda una base de datos y el sistema de información disponibles se pueden hacer reflexiones generales, identificar las brechas de habilidades, establecer el plan de entrenamiento, guiar opciones de contratación y promociones meritocráticas, etc.

Mediante la modernización de su sistema de evaluación del desempeño, en resumen, se obtiene una verdadera herramienta estratégica de negocios.




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