Quando una azienda supera i 15 dipendenti è quasi inevitabile che decida di dotarsi di un software di rilevazione presenze per semplificare un’attività che, se affrontata con i tradizionali registri presenze, richiederebbe un impegno troppo gravoso.
Non più fogli Excel, quindi, ma un sistema digitale collegato all’utilizzo di badge o timbrature virtuali da parte dei dipendenti.
Per chi si approccia a queste soluzioni per la prima volta, la ricerca del giusto software per le proprie esigenze può però rivelarsi più complessa del previsto. L’offerta è infatti talmente ampia da poter essere frastornante.
In questo caso, consigliamo di concentrarsi su alcune caratteristiche che riteniamo fondamentali oggi in un software presenze moderno.
Ne abbiamo identificate 7 di primaria importanza.
1. Accesso self service per tutti
I tempi in cui ci si limitava a distribuire ai dipendenti badge e turni di lavoro sono (per fortuna) superati. Oggi è possibile scegliere sistemi di rilevazione presenze che danno grande trasparenza e autonomia ai collaboratori, consentendo loro di tenere sempre d’occhio gli orari svolti, la maturazione degli straordinari, l’originarsi di anomalie e di poter interagire con i processi d’approvazione. Lo stesso vale per i dirigenti che devono essere in grado di verificare le presenze del team e risolvere facilmente le anomalie più facili.
Questa modalità interattiva di gestione delle presenze non solo consente di aumentare il coinvolgimento dei collaboratori, ma riduce anche il carico di lavoro sull’amministrazione, che ha meno anomalie da risolvere a fine mese quando è tempo di produrre il libro presenze.
2. Semplice da usare
Inutile illudersi: la burocrazia italiana fa sì che la rilevazione presenze sia una materia complessa, con regole che possono cambiare radicalmente da azienda a azienda. Questo non vuol dire, però, che anche i tuoi dipendenti debbano percepire tale complessità.
Scegli un sistema che renda le cose semplici a manager e collaboratori e lascia che sia solo il responsabile delle presenze ad affrontare la parte più articolata della disciplina, come la creazione del registro presenze dei dipendenti.
3. In Cloud
La diatriba tra software in Cloud e on premise si è da tempo conclusa a favore dei primi per via dei tantissimi vantaggi che offrono. Se vuoi approfondire, ti rimandiamo all’articolo 7 motivi per cui i software SaaS sono l’ideale per l’HR.
4. Mobile
La timbratura virtuale e la geolocalizzazione sono due caratteristiche a cui non si deve rinunciare nella scelta di un software di rilevazione delle presenze. Consentono, infatti, a tutti quei dipendenti che non lavorano presso la sede di effettuare facilmente le loro timbrature via smartphone, senza timori che il sistema venga abusato.
5. Profondo
Come abbiamo già accennato, il numero di combinazioni che un software di rilevazione presenze deve poter gestire è virtualmente infinito. Pensiamo a casi di:
- Turni multipli dei dipendenti.
- Dipendenti che hanno regole speciali per la timbratura o non timbrano affatto.
- Calendari multipli (per aziende con sedi in più citta e/o nazioni).
- Regole avanzate per timbrature e straordinari, come arrotondamenti, fasce di tolleranza, straordinari riconosciuti con percentuali variabili a seconda della fascia oraria o del giorno ecc.
Un buon sistema deve quindi essere abbastanza flessibile e profondo da soddisfare queste e altre casistiche.
6. Associato ad hardware di qualità
Nonostante l’avvento delle timbrature virtuali, molte aziende preferiscono, per buone ragioni, continuare a utilizzare uno o più dispositivi hardware dislocati in punti strategici della sede o delle sedi. I motivi sono svariati: non tutti i dipendenti hanno uno smartphone, non tutti utilizzano un computer per lavorare oppure devono effettuare svariate timbrature durante il giorno (per esempio, per la pausa pranzo), più facili da gestire con una timbratrice.
In questo caso, se si vogliono evitare pericolosi guasti e malfunzionamenti nel corso degli anni è meglio optare per strumenti di qualità. Se poi sono anche belli da vedere e arricchiscono l’azienda, meglio ancora.
7. Facilmente integrabile con il tuo sistema payroll
Se non viene integrato con il software paghe aziendale, un sistema di rilevazione presenze perde molta della sua utilità. Una delle sue applicazioni principali è infatti quella di trasmettere i dati necessari per l’elaborazione del cedolino.
Nella tua ricerca del miglior software presenze per le tue esigenze, assicurati di chiedere ai possibili fornitori se i loro sistemi sono predisposti per collegarsi con il sistema di paghe e contributi della tua azienda.
Se desideri approfondire l’argomento, leggi il nostro articolo sui software presenze nel 2018.
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