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7 ottimi motivi per gestire le assenze con un software cloud

calendario gestione assenze

Molte aziende, soprattutto quelle di piccolissime dimensioni, utilizzano fogli elettronici o database Access per organizzare il piano ferie aziendale.

Chi lavora nelle risorse umane da diversi anni ha avuto sicuramente modo di confrontarsi con uno di questi strumenti. Per lo più gratuiti e non troppo complessi da usare, sono in grado di ricoprire una vasta gamma di funzioni.

Ma cosa succede quando le dimensioni di un’azienda aumentano?

Cresce la mole di richieste, i processi di approvazione rallentano e si complicano, la confusione e il tempo impiegato in quest’attività aumentano a dismisura. In questi frangenti, i mezzi già citati si rilevano insufficienti o sono costretti a integrare complicate stringhe di codice per funzionare.

Se anche la tua azienda sta vivendo questi problemi, è probabilmente giunto il momento di approfittare dei vantaggi di un software cloud per la gestione delle assenze.

Vediamo quali sono i principali:


Trasparenza

Le informazioni non vengono più conservate gelosamente in un file Excel o in un database a uso esclusivo del personale incaricato, ma condivise tramite una piattaforma self service e un calendario. Così per un dipendente sarà sempre possibile, per esempio, consultare il calendario ferie del proprio team. Una soluzione che contribuisce a rasserenare il clima aziendale – il personale avrà infatti la certezza dell’assenza di favoritismi e corsie preferenziali – e spinge i dipendenti a trovare accordi interni più soddisfacenti per tutti.


Autonomia

Le richieste di assenza possono essere presentate in totale autonomia dal personale, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo in cui sia disponibile una connessione a Internet. Bastano pochi click anche da casa con il proprio smartphone o tablet. E la stessa comodità l’hanno i manager in fase di approvazione!


Semplicità

Il ricorso a un sistema di gestione di ferie e permessi in cloud non richiede alcuna complessa formazione per i propri dipendenti. Questi avranno, infatti, la possibilità di effettuare la propria richiesta di assenza tramite un semplice flusso di lavoro, all’interno di un familiare ambiente web. In pochi click, avranno indirizzato la loro domanda al proprio responsabile, che con la stessa facilità potrà accettarla o respingerla.


Sicurezza

Con uno strumento di questo tipo, i dipendenti sono sempre certi che la loro richiesta sia stata correttamente inviata, dato che sono in grado di seguirne l’iter di approvazione e verificarne lo status sulla piattaforma. Non avranno più bisogno, quindi, di inseguire il proprio manager di riferimento per il corridoio per chiedergli se abbia ricevuto la loro email!


Efficienza

Ogni domanda di assenza raggiunge subito la persona o le persone incaricate della sua valutazione, saltando ogni passaggio superfluo. Informati automaticamente di una nuova richiesta, i responsabili potranno rapidamente decidere se approvarla o rifiutarla facendo affidamento sul calendario complessivo del team/reparto e su tutte le informazioni archiviate nel tempo.


Completezza

Una buona soluzione software per la gestione di ferie e permessi è in grado di integrarsi con il programma di rilevazione presenze, importando ed esportando i dati di cui ha bisogno per lavorare al meglio e riducendo il numero di anomalie che questo sistema segnala a fine mese. L’ufficio HR e i manager potranno quindi prendere le loro decisioni tenendo sempre sott’occhio numeri fondamentali come quello delle ferie maturate e delle ore di permesso disponibili e aggregare i dati con un efficiente sistema di reportistica.


Risparmio

Il canone annuale di un software per gestire le assenze impallidisce di fronte ai risparmi garantiti all’azienda. Da un lato, infatti, i responsabili HR e i manager stessi impiegheranno molto meno tempo a gestire le richieste di assenze e a organizzare il piano ferie. Dall’altro, potranno accertarsi facilmente che tutti i dipendenti diano fondo al proprio monte ore e giorni disponibili, evitando costi aggiuntivi per l’impresa.




Crediti fotografici: @Igor Negovelov/Fotolia