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Il sistema di workflow

Il sistema di workflow è il meccanismo che permette la rappresentazione dei processi aziendali all’interno dei software Altamira.

Questo sistema permette di attribuire un flusso di lavoro a ogni elemento (entità) della piattaforma (CV, annunci, dipendenti, corsi, PMP ecc.). Il workflow è un “percorso” di status (condizioni) in cui le entità possono venirsi a trovare di volta in volta.

In un dato momento, un CV può quindi trovarsi, per esempio, nello status “screening” piuttosto che in quello “colloquio”, mentre un processo di PMP può trovarsi in fase di “valutazione obiettivi” o “definizione competenze” o in qualunque altro step che si è deciso di assegnare al proprio processo di Performance Management.

workflow semplice

Gli esiti

Gli esiti permettono di far passare un’entità da uno status all’altro o di restare in attesa. Per comodità del cliente, li abbiamo suddivisi in tre tipologie: successo, fallimento e stand by, esemplificate dal colore verde, rosso e giallo.

La maggior parte dei processi interni alla piattaforma, come quello di Performance Management, seguono una logica lineare secondo la quale applicando un esito positivo a uno status si passa a quello successivo del percorso.

Dallo status di definizione degli obiettivi si passa direttamente alla fase di valutazione, mentre l’esito stand by si rivela utile, per esempio, quando prima di giudicare l’output di un’intervista vogliamo aspettare di effettuare il colloquio a tutti i candidati in lizza per la posizione.

Attraverso il sistema di status ed esiti i nostri clienti possono così far muovere i loro processi in maniera organizzata e senza rischiare di tralasciare alcun passaggio chiave.

Ma non sempre un processo deve per forza procedere in modo lineare. Per fortuna, il nostro sistema di workflow può associare uno status qualsiasi a qualunque esito. Questa logica permette di risparmiare tempo e saltare tutti quei passaggi intermedi che in alcune circostanze potrebbero essere inutili.

Pensiamo a un candidato il cui CV ci convince tanto da spingerci a bypassare alcuni step intermedi e fargli raggiungere, per esempio, direttamente il colloquio con il management. O a una richiesta di ferie e permessi che abbiamo già approvato in via informale e vogliamo solamente inserire nella piattaforma, saltando tutta la procedura tradizionale di richiesta e approvazione.


Le attività

Tutto chiaro finora? Vediamo di complicare un po’ le cose!

Non tutti gli status richiedono una mera presa visione dell’oggetto e una semplice decisione positiva/negativa. Per questo, a uno status è possibile assegnare anche una attività, che consente di compiere azioni più elaborate e aggiungere liberamente informazioni.

L’attività ha anche il vantaggio di poter essere affidata a utenti esterni alla piattaforma. Un addetto alla selezione potrebbe così delegare la scelta tra curricula molto tecnici al responsabile del progetto in questione, anche se non è un utente attivo della piattaforma di recruiting.

Esistono due tipi di attività: i task e gli appuntamenti. I task sono caratterizzati da una “data di scadenza” entro la quale portare a termine l’attività, mentre gli appuntamenti hanno una data di inizio e una di fine processo.

Pensiamo alla fase di definizione degli obiettivi di PMP, per la quale una azienda potrebbe decidere di voler organizzare sempre un appuntamento tra manager e dipendente, che andranno poi a inserire nella scheda del PMP le conclusioni tratte.

esempio workflow avanzato

Le notifiche

Non è finita qui!

Del workflow fa parte integrante il sistema di notifiche, un sistema evoluto e versatile che può essere configurato per rispondere a ogni esigenza.

Permette di impostare l’invio di avvisi e notifiche a uno o più membri attivi del processo sia in ingresso che in uscita da uno status. Questo sistema è ancora più efficace nelle attività, dove può essere associato anche ad azioni quali la delega e il completamento dell’attività.

Si può fare in modo, per esempio, che quando un dipendente porta a termine la propria autovalutazione venga inviata una email al suo diretto responsabile, così come che una collega sia immediatamente avvisata quando le deleghiamo una intervista.


Conclusioni

Il funzionamento del sistema di workflow è molto più complesso di quanto abbiamo provato a spiegarvi in questa breve guida. Tuttavia, speriamo di essere riusciti a comunicarvi la sua importanza all’interno della piattaforma e le sue potenzialità.

Con la sua implementazione sempre più capillare e il continuo sviluppo della sua tecnologia, siamo certi di rendere la nostra piattaforma ancora più flessibile, personalizzabile ed efficiente. In questo modo, potremo assistervi sempre meglio nella gestione dei processi HR!