Questo sito utilizza cookie tecnici, cookies di profilazione e cookies di terze parti per la gestione della navigazione. Se vuoi saperne di più clicca qui. Se accedi a qualunque elemento del presente sito, esterno a questo banner, acconsenti all'uso dei cookie.

Onboarding: 10 consigli per un perfetto piano di orientamento

onboarding

L’onboarding è l’insieme di procedure e iniziative messe in piedi da un’azienda per guidare l’inserimento di un nuovo dipendente.

Questa procedura ha una influenza decisiva sul futuro del neoassunto. Sono proprio le prime settimane, infatti, quelle in cui più si interroga sulla bontà della decisione presa. Una brutta esperienza in questa fase può minare non solo il rapporto con l’azienda, ma anche il suo impegno e grado di partecipazione.

L’onboarding è quindi una fase delicata, ma non solo. È anche un momento entusiasmante, in cui il nuovo arrivato scopre se le sue aspettative rispondono alla realtà e se potrà esprimere tutte le sue potenzialità in quel contesto.

Una procedura così fondamentale non può e non deve essere lasciata al caso ma va pianificata con attenzione, nelle piccole come nelle grandi imprese.

Le aziende grandi e strutturate, che inseriscono centinaia di nuove figure l’anno, hanno bisogno di un processo di onboarding rodato ed efficiente, perfettamente oliato e che non richieda uno sforzo eccessivo all’ufficio HR.

Ma anche le realtà molto piccole non devono affidarsi all’improvvisazione. Del resto, quando si è in pochi ogni dipendente è determinante per il futuro dell’azienda e va compiuto ogni sforzo per fidelizzarlo.

Un piano di onboarding efficiente dovrebbe prevedere (almeno) questi elementi.


1. Email di benvenuto

Qualche giorno prima dell’inizio del contratto della nuova figura è buona norma inviargli una email contenente:

  • Agenda del giorno. Una checklist con tutte le attività pianificate per il nuovo collaboratore nel corso della sua prima giornata in ufficio.
  • Informazioni pratiche su come trovare la sede, come parcheggiare, contatti di riferimento ecc.
  • Le policy aziendali, per esempio quella sulle ferie, la pausa pranzo, l’utilizzo della strumentazione di lavoro o la pulizia degli ambienti.
  • Il piano di formazione.

2. Breve tour degli uffici

Se la sede dell’azienda è un labirinto di uffici, sale riunioni e postazioni varie, al suo arrivo è sempre meglio condurre il dipendente in un breve tour. Approfitta di questa circostanza per presentarlo ai membri del team con cui dovrà confrontarsi più spesso e assicurati che sia in grado, perlomeno, di recarsi al bagno e alla macchinetta del caffè senza perdersi.


3. Badge

Se l’azienda è dotata di rilevatori di presenze, fai trovare già pronto il suo badge. Che sia un cartellino, un “portachiavi” o una procedura digitale, assicurati che possa mettersi subito in regola con le timbrature.


4. Credenziali di accesso

Pianifica un incontro con un responsabile IT che guidi il dipendente all’utilizzo del computer e dei software di cui ha bisogno. In particolare, fai in modo che disponga da subito delle credenziali necessarie per accedere al sistema operativo, alla posta, ai software HR aziendali e a quelli specifici del suo ruolo.


5. Formalità burocratiche

Nel 99% dei casi, il primo giorno di lavoro ci saranno ancora delle carte da firmare e delle pratiche burocratiche da espletare. Lascia una finestra di tempo ragionevole al nuovo dipendente per analizzare il materiale e indicagli una figura di riferimento per chiarimenti tecnici, come un consulente del lavoro.


6. Materiale informativo

Può essere una buona idea mettere subito a disposizione opuscoli e brochure aziendali, regolamenti interni, manuali d’uso dei software. Per quanto possibile, cerca di usare formati digitali. Non solo per spirito ambientalista: una scrivania inondata di carta potrebbe essere scoraggiante.


7. Un tutor

La figura del tutor, o mentore, è fondamentale per la buona riuscita di una procedura di onboarding. Un buon tutor non deve essere soltanto competente e in grado di rispondere a qualunque domanda tecnica del neoassunto, ma anche possedere doti comunicative e relazionali.


8. Piano di formazione

A seconda della figura, della seniority e dell’azienda, il nuovo arrivato potrebbe aver bisogno di un piano di formazione più o meno profondo per potersi dedicare con piena padronanza alle proprie mansioni. Perché il compito non risulti troppo gravoso per i suoi colleghi, è sempre meglio cercare di coinvolgere il maggior numero di persone possibile.
In Altamira, quando viene assunto un nuovo account manager abbiamo l’abitudine di organizzare un calendario di lezioni con tutti i membri del team, dai colleghi del commerciale al supporto clienti, dagli sviluppatori al marketing. In questo modo il nuovo collega ha modo di studiare – con la calma necessaria ad assimilare per bene nozioni spesso complesse – i nostri software e l’attività aziendale da ogni angolazione e di imparare a conoscere meglio il team.
Sapere ciò che sta a monte e a valle del suo lavoro serve a fargli comprendere maggiormente la filosofia aziendale, ad aumentare l’engagement e a permettergli di interagire con client e prospect con una visione ampia e la massima padronanza dell’argomento.


9. Definizione degli obiettivi

Una delle cose che scoraggia maggiormente i nuovi assunti è non sapere esattamente cosa ci si aspetti da loro. Tra le prime attività in programma deve quindi esserci un incontro per definire insieme gli obiettivi per l’anno, o il semestre. Ecco una guida in merito.


10. Appuntamenti informali

Il primo giorno, un pranzo informale con il team è quasi d’obbligo, così come altri momenti di socializzazione (per esempio una pausa caffè, un brindisi di benvenuto ecc.). Potrà sembrare forzato, ma è il modo migliore per iniziare a cementare i rapporti.


Onboarding: un aiuto dai software HR

È evidente come anche la procedura di onboarding diventi molto più facile e agevole per le aziende che usano una suite di software per il recruiting e la gestione dipendenti.

La scheda anagrafica del nuovo assunto, per esempio, è già presente nel database candidati e basta convertirla in una scheda dipendente, senza bisogno di procedere nuovamente al data entry.

Un unico set di credenziali fornite al nuovo collega gli consente di gestire buona parte dei processi aziendali, dalla timbratura di entrata e uscita al caricamento dei documenti, dalla visione del cedolino alla richiesta di ferie, dalla visualizzazione del suo percorso di valutazione all’iscrizione ai corsi di formazione aziendale.




Crediti fotografici: @Graf Vishenka/Fotolia.