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Software HR: fai felici anche i tuoi dipendenti

dipendente soddisfatto per uso HR software

Nella scelta di un software HR per la tua azienda, le prime aspettative da soddisfare sono senza dubbio quelle di chi lo utilizzerà quotidianamente come strumento di lavoro.

L’ufficio Risorse Umane, quindi, deve trovarsi perfettamente a suo agio con lo strumento, che deve possedere tutte le funzionalità indispensabili per supportarlo al meglio nel suo lavoro.

Ma se la tua azienda vuole adottare un software HR self service, al quale cioè accederanno in autonomia anche tutti i dipendenti e il management, è indispensabile tenere in considerazione anche le loro necessità.

Un software dotato di una miriade di funzionalità che, però, risulti troppo complicato, scomodo, inaccessibile, insicuro per i tuoi colleghi avrà infatti un tasso di adozione bassissimo. Molti preferiranno continuare a utilizzare i metodi tradizionali per richiedere un permesso, un documento, l’iscrizione a un corso ecc., vanificando una parte importante dell’investimento fatto.

Per evitare di compiere una scelta sbagliata per i tuoi dipendenti, verifica che il software HR self service a cui sei interessato possieda queste caratteristiche:

  • Facile da usare: Il primo requisito che un software HR deve avere per essere apprezzato anche da chi ne fa un uso più sporadico è quello di essere semplice e intuitivo.
    Un dipendente non ha le stesse, complesse necessità di un responsabile delle risorse umane ed è quindi fondamentale che una volta effettuato l’accesso sulla piattaforma HR dell’azienda si trovi davanti un menu e una grafica di chiara comprensione e un numero limitato di informazioni, quelle di cui ha davvero bisogno.
  • Utilizzabile da ovunque: I tuoi collaboratori si aspetteranno di poter svolgere le proprie operazioni anche da casa e con il proprio smartphone/tablet. Un software HR che soddisfi davvero le loro esigenze non deve limitarsi a essere accessibile da ovunque (cosa valida per tutti i software cloud), ma essere pienamente utilizzabile dai dispositivi portatili, tramite una App (che va però installata, aggiornata e padroneggiata da ogni singolo dipendente) o un normale browser.
    In questo modo un dipendente può richiedere un giorno di ferie nel momento in cui ha necessità di farlo, controllare i propri documenti anche quando è a casa, timbrare quando si trova in trasferta ecc. Se lo strumento a disposizione non glielo consente, tornerà in men che non si dica a inondarti di email!
  • Sicuro: Un software HR contiene dati preziosi per ciascun dipendente, che li vorrà in buone mani. Quello che sceglierai dovrà rispondere alle normative correnti sul trattamento dei dati e permettere un agile recupero della propria password, magari rendendone obbligatorio il cambio al primo accesso o a distanza di tempo dall’ultimo.
  • Ben documentato: Un fattore importante nell’individuazione di un software HR self service che ottenga un alto tasso di adozione presso i dipendenti è anche la disponibilità di manuali pratici ed essenziali utili a tutti gli utenti. Inutile pensare di poter far leggere una guida avanzata di 150 pagine a tutto il personale.
  • Completo: I tuoi collaboratori hanno bisogno di trovare tutte le informazioni che gli interessano all’interno di un unico prodotto. Poco importa che si tratti di un software integrato o di un sistema che opera come centro nevralgico di tutti gli applicativi HR utilizzati dall’azienda.
    Fornire una pagina in cui visualizzare chiaramente l’entità dell’ultima busta paga, i residui di ferie e permessi, le prossime assenze in calendario ecc. senza bisogno di scaricare e interpretare un cedolino è un ottimo servizio che l’azienda può offrire a tutto il personale.
  • Trasparente e interattivo: L’accesso autonomo per un dipendente non deve essere puramente consultivo, ma deve permettergli di interagire con i processi HR che lo coinvolgono, per esempio intervenendo con una autovalutazione nel proprio percorso di valutazione, inviando una richiesta di ferie o di iscrizione a un corso ecc.
    Tutto questo, unito a una totale trasparenza, fa sì che un dipendente possa vedere all’istante l’esito delle proprie azioni e sentirsi profondamente coinvolto nei meccanismi aziendali.
  • Bello: La bellezza non è un parametro oggettivo, ma è chiaro come un look moderno renda più piacevole l’utilizzo di un software e coinvolga maggiormente chi lo utilizza.
    Mettere a disposizione del personale strumenti non solo utili ma anche accattivanti costituisce a tutti gli effetti un’operazione di engagement e retention del proprio capitale umano.



Crediti fotografici: @olly/Fotolia