Ci risiamo, ecco il fatidico periodo dell\u2019anno. \u00c8 arrivato il momento di gestire le cose rimandate prima di andare in ferie al grido di \u201clo faccio a settembre\u201d. Tra queste non possiamo non citare l\u2019inbox, la casella di posta in arrivo, metafora perfetta di quando torni dalle vacanze, apri la porta di casa e ricordi di aver lasciato il caos dietro di te pur di finire la valigia in tempo e non perdere l\u2019aereo.<\/p>\n
L\u2019inbox \u00e8 il terrore anche dei pi\u00f9 ordinati: \u00e8 tra le prime cose che devi gestire, ma non sai se la mole di lavoro che troverai al rientro te lo permetter\u00e0.<\/p>\n
Niente panico, con i giusti accorgimenti \u00e8 possibile ridurre l\u2019impatto di questo supplizio.<\/p>\n
Ecco tutti gli step da seguire per una gestione efficace ed efficiente della tua casella email<\/strong>, suddivisi per categorie.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Se leggerai questa mail al tuo rientro, probabilmente questo consiglio ti sembrer\u00e0 tardivo.<\/p>\n Tuttavia, non \u00e8 mai troppo tardi per iniziare a creare abitudini positive. Il ritorno alla quotidianit\u00e0 segna sempre un nuovo inizio, quindi quale occasione migliore per cominciare?<\/p>\n Infatti, organizzare la propria casella di posta aiuta a mantenerla ordinata nella quotidianit\u00e0<\/strong> e a non ritrovarla stracolma dopo le vacanze. \u00c8 un\u2019operazione che richiede un po\u2019 di tempo e di studio, destinata per\u00f2 a ripagare gi\u00e0 nel breve periodo.<\/p>\n Ogni client di posta offre una serie di strumenti utili per filtrare e gestire il flusso di messaggi, e sebbene le opzioni possano variare, le strategie di base rimangono simili.<\/p>\n Una buona tattica \u00e8 creare una cartella d\u2019archivio dove spostare tutte le mail gi\u00e0 gestite<\/strong>, in modo da mantenere la posta principale ordinata.<\/p>\n Inoltre, puoi usare i filtri per smistare in modo automatico le mail in sottocartelle personalizzate<\/strong>.<\/p>\n La modalit\u00e0 in cui organizzare tali cartelle \u00e8 legata alla tua professione e alla tua modalit\u00e0 di lavoro. Potresti suddividere l\u2019account in base ai diversi progetti (corsi di formazione, posizioni aperte ecc.), in base alla natura dell\u2019interlocutore (fornitori, clienti, candidati, partner ecc.) e in tanti altri modi.<\/p>\n Un altro strumento utile \u00e8 l’uso delle etichette e dei colori per identificare rapidamente le mail<\/strong> in base alla categorizzazione da te stabilita.<\/p>\n Infine, un ultimo suggerimento: cerca di svuotare la tua casella di posta prima di partire per le ferie<\/strong>. In questo modo al ritorno dovrai occuparti solo dei nuovi messaggi senza dover pensare ai precedenti<\/a>.<\/p>\n Anche i migliori hanno momenti di difficolt\u00e0. Quindi, anche se hai mantenuto tutto l\u2019anno la tua inbox perfettamente ordinata, puoi comunque ritrovarti con una valanga di mail dopo settimane di assenza.<\/p>\n \u00c8 naturale sentirsi sopraffatti. Tuttavia, il primo errore<\/strong> che si potrebbe fare \u00e8 aprire le comunicazioni in modo indiscriminato<\/strong>. Questo approccio rischia di aumentare lo stress e confondere le priorit\u00e0.<\/p>\n La prima cosa da fare \u00e8 prenderti del tempo per analizzare la situazione: quanti messaggi ci sono? Da chi provengono? Quali potrebbero essere le questioni pi\u00f9 urgenti?<\/p>\n Per identificare le priorit\u00e0<\/strong> puoi ricorrere al “triage”, un metodo usato in ambito medico per classificare i pazienti in base alla gravit\u00e0 della loro condizione e applicabile anche in altri contesti. Il concetto base \u00e8 di suddividere i messaggi in tre (o poco pi\u00f9) categorie principali<\/strong>:<\/p>\n Per facilitarti nel compito puoi usare il sistema di etichette e colori<\/strong> di cui parlavamo prima.<\/p>\n Ad esempio, puoi scegliere una codifica tradizionale ed etichettare con il rosso le mail che richiedono la tua attenzione immediata<\/strong>, mentre il verde pu\u00f2 segnalare quelle gi\u00e0 risolte o meno urgenti<\/strong>.<\/p>\n Alcune piattaforme di posta offrono anche strumenti per automatizzare questa organizzazione<\/a>.<\/p>\n Una volta finito di organizzare la tua casella di posta, dovrai passare all\u2019azione.<\/p>\n Inizia filtrando le mail in ordine cronologico<\/strong>, partendo dalle pi\u00f9 vecchie, e concentrati solo su quelle provenienti da mittenti conosciuti<\/strong>. Rispondi velocemente alle mail che richiedono meno di due minuti e sposta in una cartella separata quelle che richiedono pi\u00f9 tempo<\/strong> e riflessione.<\/p>\n Se hai paura di dimenticarti delle email pi\u00f9 complesse, affidati a uno strumento che ti aiuta a organizzare e ricordare i tuoi impegni<\/strong>, come Remember the Milk<\/a>, Todoist<\/a>, Trello<\/a>, Evernote<\/a>, Notion<\/a>, ai calendari di Outlook e Google o a un bel post-it!<\/p>\n Puoi anche creare dei filtri temporanei per separare le mail urgenti da quelle meno importanti<\/strong>, come newsletter o promozioni, cos\u00ec da focalizzarti subito sulle priorit\u00e0.<\/p>\n Se ti trovi di fronte a mail che non richiedono una risposta immediata<\/strong> ma che potrebbero diventare rilevanti in futuro, puoi archiviare questi messaggi in cartelle apposite o contrassegnarli con un “promemoria”<\/strong>.<\/p>\n Alcuni client di posta consentono di rimandare determinate mail a una data successiva, facendole riemergere nella tua casella di posta solo quando sar\u00e0 necessario occuparsene.<\/p>\n Questo ti permette di mantenere la tua casella di posta in arrivo il pi\u00f9 pulita possibile, concentrandoti solo sulle cose davvero urgenti, ma senza perdere traccia delle questioni importanti per il futuro.<\/p>\n Dopo aver stabilito quali mail richiedono una risposta, cerca di essere il pi\u00f9 conciso possibile<\/strong>. Una risposta breve e diretta non solo ti far\u00e0 risparmiare tempo, ma sar\u00e0 apprezzata anche dal destinatario, che non dovr\u00e0 leggere lunghe spiegazioni.<\/p>\n Se una determinata questione richiede una discussione pi\u00f9 approfondita, considera l’idea di fissare un incontro o una telefonata<\/strong> piuttosto che prolungare lo scambio via mail. Spesso una conversazione di 10 minuti pu\u00f2 risolvere una questione che richiederebbe numerosi scambi di corrispondenza.<\/p>\n Uno dei consigli pi\u00f9 utili quando si tratta di smaltire le mail accumulate \u00e8 imparare a eliminare i messaggi non necessari senza rimorsi<\/strong>. Elimina subito le comunicazioni indesiderate, che non aggiungono valore o non sono pi\u00f9 rilevanti. Se non le ritieni utile adesso, non lo saranno neanche tra qualche giorno.<\/p>\n Passa infine a occuparti delle mail con una minore priorit\u00e0<\/strong>, inserendo quest\u2019attivit\u00e0 nei tempi morti<\/strong>.<\/p>\n In questa fase pu\u00f2 rivelarsi utile lo smartphone. Scorri velocemente i messaggi meno importanti mentre attendi che il tuo superiore smetta di parlare al telefono e ti riceva o mentre fai la fila in mensa (te lo concediamo solo al rientro dalle ferie, negli altri giorni cerca di goderti la tua pausa!)<\/a>.<\/p>\n Se la gestione delle mail ti sembra complessa anche dopo aver applicato filtri e regole, esistono app dedicate che possono aiutarti a ottimizzare ulteriormente il processo. Queste applicazioni offrono funzionalit\u00e0 avanzate<\/strong> per organizzare, filtrare e gestire la posta in arrivo in modo pi\u00f9 efficiente.<\/p>\n Ecco alcune delle pi\u00f9 utili:<\/p>\n Queste app non solo semplificano la gestione della inbox, ma permettono di risparmiare tempo e ridurre il sovraccarico<\/strong>. Inoltre, grazie alle loro funzionalit\u00e0 collaborative, possono aiutare i team a lavorare in sincronia anche a distanza<\/a>.<\/p>\n Molte delle mail che ricevi al lavoro sono legate a comunicazioni interne o a piccole questioni che potrebbero essere risolte in modo pi\u00f9 efficiente con altri strumenti.<\/p>\n Per questo potrebbe essere una buona idea integrare tool di questo tipo per ridurre il flusso della inbox<\/strong>, spostando le comunicazioni pi\u00f9 informali o legate a progetti in spazi dedicati.<\/p>\n Inoltre, questi strumenti promuovono una comunicazione pi\u00f9 immediata e mirata, migliorando la produttivit\u00e0 e l’efficienza del team<\/strong>.<\/p>\n Eccone alcuni a titolo esemplificativo:<\/p>\n Il rientro dalle ferie pu\u00f2 essere molto impegnativo, non solo per la gestione delle mail, ma anche per la ripresa delle normali attivit\u00e0 lavorative.<\/p>\n Per evitare di sentirti sopraffatto, pianifica delle sessioni di “pulizia” della casella di posta<\/strong>. Dedica un\u2019ora o due al giorno esclusivamente per affrontare le mail arretrate, evitando di mescolare questo compito con altre attivit\u00e0.<\/p>\n Potresti anche considerare di implementare quest\u2019abitudine nella tua quotidianit\u00e0 lavorativa, cos\u00ec da evitare continue distrazioni causate dai nuovi messaggi che arrivano. Questo approccio ti permetter\u00e0 di lavorare in maniera pi\u00f9 efficiente e di non perdere di vista altre priorit\u00e0.<\/p>\n Gli slot che dedichi a quest\u2019attivit\u00e0 sono, inoltre, un ottimo momento per fare il punto sulle newsletter che hai sottoscritto<\/strong> nel corso dell\u2019anno precedente. Passale in rassegna una per una e valuta quanto ti siano state utili.<\/p>\n Gi\u00e0 il fatto di aver visualizzato ogni messaggio di una newsletter \u00e8 un chiaro indizio di interesse, se poi ricordi anche di averne tratto dei buoni insegnamenti, allora \u00e8 proprio il caso di continuare a farne uso.<\/p>\n In generale, dai la preferenza alle newsletter tecniche, che ti diano informazioni pratiche e consigli sull\u2019utilizzo di un software o di un prodotto, ed evita quelle troppo pubblicitarie e ricche di spam.<\/p>\n Cancellati da tutte quelle che non hai nemmeno aperto (anche qui, senza piet\u00e0 e alcun risentimento!) e scopri se ne esistono di nuove che vorresti provare<\/a>.<\/p>\n Ovviamente, il primo segreto per gestire la mole di mail non lette al rientro dalle ferie \u00e8 quello di ridurre in anticipo il numero di messaggi di posta che si ricevono ogni giorno<\/strong>. Non un problema da poco, in un\u2019epoca in cui l\u2019informazione \u00e8 potere, ma anche lo spam non scherza!<\/p>\n Cominciamo dall\u2019ovvio: non utilizzare l\u2019account di posta di lavoro per questioni personali<\/strong>! Non \u00e8 solo questione di buon gusto, o di ferree regole aziendali, ma anche di praticit\u00e0. Al tuo ritorno dalle ferie avrai gi\u00e0 una montagna di mail di lavoro non lette da scalare, sicuro di voler aggiungere anche le ultime offerte della tua palestra?<\/p>\n Una delle prime cose da fare \u00e8 organizzare il sistema di notifiche dei nostri social media<\/strong>, anche se li usiamo per il lavoro. Ha davvero senso ricevere una mail per ogni richiesta di connessione su LinkedIn o per segnalarci quante persone hanno menzionato la pagina aziendale? Abbiamo mai il tempo di aprirle e leggerle?<\/p>\n Molto meglio affidarsi a digest molto sporadici o essere proattivi e visitare le pagine di interesse una volta al giorno, senza bisogno di ricevere alcuna notifica.<\/p>\n Per fortuna oggi molte attivit\u00e0 gestionali di un\u2019azienda vengono svolte grazie a specifici software, dotati di una piattaforma condivisa che riduce il numero di comunicazioni esterne necessarie per lo svolgimento della propria attivit\u00e0. Nel mondo HR, per esempio, i Career Site<\/a> di un\u2019azienda riducono l\u2019afflusso di email di candidatura a cui rispondere in maniera disorganizzata e si pu\u00f2 ricorrere a specifici applicativi anche per la gestione dei corsi di formazione interni<\/a>, per l\u2019organizzazione del piano ferie aziendale<\/a> ecc.<\/p>\n Non c\u2019\u00e8 alcuna ragione al mondo per controllare la posta prima di rientrare dalle ferie!<\/strong><\/p>\n A meno che il tuo ruolo aziendale ti richieda di rimanere sempre a disposizione, o che non abbia lasciato in sospeso qualcosa d\u2019importante per cui aspetti una risposta, pensare a rilassarsi deve essere la tua unica priorit\u00e0 in vacanza.<\/p>\n Pu\u00f2 capitare di pensare che tenere sotto controllo la posta elettronica possa aiutare a ridurre la mole di lavoro. Invece, spesso il risultato finale e di rovinarsi l\u2019umore e tornare in ufficio ancora pi\u00f9 stressati.<\/p>\n A tutti \u00e8 capitato di farlo almeno una volta, l\u2019importante \u00e8 cercare di controllare questo istinto.<\/p>\n Seguendo questi consigli potrai vivere le tue meritate ferie con un pizzico di spensieratezza in pi\u00f9.<\/p>\n Crediti fotografici: \u00a9Nuthawut\/Adobe Stock.<\/i><\/p>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Temi la mole di email non lette al rientro dalle ferie? Ecco 7 consigli per organizzare la tua inbox, leggere le email nel giusto ordine e sfruttare le app<\/p>\n","protected":false},"author":42,"featured_media":54313,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[373,365],"tags":[],"class_list":["post-33085","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-presenze-e-assenze","category-hr-online-it"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/33085","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/users\/42"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=33085"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/33085\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":62962,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/33085\/revisions\/62962"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media\/54313"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=33085"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=33085"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=33085"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}\n
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