L\u2019estate \u00e8 un periodo particolare per molte aziende e uffici HR. Soprattutto in Italia, dove la maggior parte delle ferie sono concentrate nel mese di agosto.<\/p>\n
Da un lato, la diminuzione degli impegni apre interessanti finestre di tempo di cui \u00e8 bene approfittare<\/strong>, dall\u2019altro l\u2019atmosfera vacanziera e il caldo rischiano di nuocere alla produttivit\u00e0 e all\u2019umore dei colleghi.<\/p>\n In questo periodo, infatti, \u00e8 normale avere la testa un po\u2019 tra le nuvole e accusare la stanchezza di tanti mesi di lavoro consecutivi<\/strong>. Per questo bisogna cercare di trasmettere ai dipendenti l\u2019apprezzamento per il loro impegno e gli sforzi fatti dall\u2019inizio dell\u2019anno e invitarli a tenere duro e a dare il massimo fino all\u2019arrivo delle agognate vacanze.<\/p>\n In questo articolo abbiamo raccolto 12 suggerimenti per l\u2019ufficio HR. Speriamo siano utili per trarre il meglio dalla calda estate italiana!<\/p>\n La mole di attivit\u00e0 quotidiane spesso impedisce all\u2019ufficio HR di lavorare in maniera strategica, svolgendo attivit\u00e0 che daranno frutti sul medio e lungo termine. I mesi estivi possono rappresentare un buon momento per sviluppare piani strategici di lungo respiro.<\/p>\n Per esempio, analizzando i cambiamenti nel mondo delle competenze <\/strong>e identificando quelle skill di cui l\u2019azienda avr\u00e0 bisogno nel futuro, cos\u00ec da poter indirizzare l\u2019attivit\u00e0 di ricerca e selezione. Oppure dedicandosi all\u2019analisi dei percorsi di carriera<\/strong> e di mobilit\u00e0 interni<\/a>, per assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano la possibilit\u00e0 di crescere professionalmente in azienda.<\/p>\n Si pu\u00f2 approfittare di questo periodo anche per stabilire gli obiettivi strategici dell\u2019area HR<\/strong> per l\u2019anno successivo, allineandoli a quelli di business.<\/p>\n Se la tipologia di lavoro lo consente, ha senso valutare di estendere ulteriormente la policy aziendale sul lavoro a distanza durante i mesi di luglio e, soprattutto, agosto. La cosa sar\u00e0 particolarmente gradita dai dipendenti con figli, alle prese con le difficolt\u00e0 causate dalla chiusura delle scuole<\/strong> e dalla necessit\u00e0 di trovare alternative spesso costose e scomode.<\/p>\n Anche il resto del personale sar\u00e0 contento di avere la possibilit\u00e0 di ridurre gli spostamenti, cosa che gli consentir\u00e0 di limitare l\u2019esposizione al caldo<\/strong> e i disagi causati dal depotenziamento del servizio pubblico durante questi mesi. Avr\u00e0 inoltre l\u2019opportunit\u00e0 di lavorare \u2013 con maggior agio \u2013 da zone pi\u00f9 fresche come la montagna.<\/p>\n Altrettanto importante sar\u00e0 dare via libera a chi preferir\u00e0 recarsi tutti i giorni in ufficio per approfittare dei locali ben condizionati. <\/p>\n Durante il periodo estivo \u00e8 piuttosto normale che si verifichi un marcato aumento delle richieste di permessi e ferie con scarso preavviso. Tanti colleghi, infatti, approfittano di occasioni last minute e previsioni meteo propizie per organizzare vacanze e gite all\u2019ultimo momento. <\/p>\n I dipendenti avranno bisogno di una risposta rapida<\/strong>, ma per i manager e l\u2019ufficio HR gestire tutte queste richieste improvvise quando l\u2019organico \u00e8 dimezzato dalle ferie pu\u00f2 essere complicato. <\/p>\n Per questo, \u00e8 importante digitalizzare il processo di richiesta e approvazione delle ferie, scegliendo soluzioni intuitive e supportate da una app per smartphone<\/strong>, come Altamira Ferie e Permessi<\/a>.<\/p>\n Con il supporto della tecnologia, tutte le richieste verranno evase in poco tempo e con giudizio, grazie alla possibilit\u00e0 di visionare il calendario del team durante l\u2019approvazione. L\u2019azienda sar\u00e0 quindi in grado di organizzare un piano ferie efficiente<\/strong>, senza lasciare reparti scoperti.<\/p>\n L\u2019estate \u00e8 un buon momento per l\u2019ufficio Risorse Umane per analizzare in profondit\u00e0 i dati e le informazioni registrate nei primi mesi dell\u2019anno dai software HR<\/a> usati dall\u2019azienda. <\/p>\n Grazie a grafici e report \u00e8 infatti pi\u00f9 semplice individuare tendenze, anomalie, problemi e opportunit\u00e0<\/strong>.<\/p>\n Il periodo \u00e8 propizio anche per verificare che la documentazione di tutti i dipendenti sia in regola e che tutte le scadenze vengano rispettate, impostando alert e notifiche automatiche laddove necessario.<\/p>\n L\u2019analisi dei dati<\/a> \u00e8 importante, ma bisogna assicurarsi che sia seguita da azioni concrete<\/strong> che vadano a risolvere le criticit\u00e0 riscontrate, altrimenti rester\u00e0 un\u2019attivit\u00e0 fine a se stessa. Se i dati segnalano un sensibile aumento del tasso di turnover, per esempio, sar\u00e0 necessario mettere in pista iniziative per aumentare la retention del personale.<\/p>\n L\u2019estate pu\u00f2 anche essere tempo di riflessioni. Un periodo adatto, quindi, anche per procedere all\u2019aggiornamento delle policy aziendali, facendo tesoro dei feedback ricevuti nel corso dell\u2019anno.<\/p>\n Tra le policy da poter passare in rassegna ci sono quelle sullo smart working<\/strong>, sui rimborsi spese<\/strong>, sull\u2019onboarding<\/strong>, sulla sicurezza<\/strong> ecc., avendo cura di informare i colleghi dei cambiamenti apportati.<\/p>\n Una policy su cui conviene lavorare in estate \u00e8 quella legata alle temperature in ufficio<\/strong>. Se gli spazi aziendali sono dotati di aria condizionata, \u00e8 probabile che sia gi\u00e0 in corso una \u201cguerra\u201d tra sostenitori e detrattori, tra freddolosi e perennemente accaldati. Di solito, le conseguenze pi\u00f9 immediate di questo scontro sono grandi sprechi di energia elettrica e tremendi sbalzi di temperatura nel passaggio da una stanza \u2013 o una zona \u2013 all\u2019altra dell\u2019ufficio, con malumori e raffreddori diffusi. <\/p>\n A mali estremi, estremi rimedi: meglio stilare e diramare una policy chiara sull\u2019utilizzo dell\u2019aria condizionata<\/strong> \u2013 temperatura, velocit\u00e0, ore di accensione ecc. di ogni macchinario \u2013 che valga per tutto l\u2019ufficio e che medi il pi\u00f9 possibile tra le diverse esigenze (in Altamira, per esempio, cerchiamo di mantenere una temperatura costante di 26 gradi in tutti i locali).<\/p>\n Il venerd\u00ec pomeriggio di una splendida giornata d\u2019estate \u00e8 davvero difficile restare concentrati al 100% sul proprio lavoro, senza fantasticare sull\u2019imminente weekend al mare, in montagna o in piscina.<\/p>\n Per questo diverse aziende propongono ai propri dipendenti di anticipare l\u2019uscita alle 16 o alle 14, istituendo lo short Friday<\/strong>. A seconda delle policy, le ore mancanti possono essere assorbite dall\u2019azienda, dal monte permessi dei dipendenti o da un misto dei due.<\/p>\n Un orario ridotto permette ai collaboratori di sfruttare il venerd\u00ec pomeriggio per un weekend lungo, sfuggendo al traffico e godendo di mezza giornata di sole in pi\u00f9 la settimana.<\/p>\n In un momento in cui si parla tanto di settimana lavorativa di 4 giorni<\/a> e della capacit\u00e0 delle aziende che l\u2019hanno provata di mantenere o addirittura incrementare la produttivit\u00e0, il venerd\u00ec corto pu\u00f2 rappresentare un piccolo passo verso questa direzione, oltre che un utile strumento di attraction e retention.<\/p>\n Molti dipendenti non comprendono l\u2019importanza di staccare la spina per un po\u2019, fosse pure per rimanere a poltrire in casa per una settimana. Di conseguenza tendono ad accumulare giorni di ferie e permessi, cos\u00ec come stress e stanchezza.<\/p>\n L\u2019ufficio HR ha quindi il compito fondamentale di incoraggiare i dipendenti a usufruire delle loro meritate vacanze<\/strong>, cos\u00ec che possano rientrare al lavoro ricchi di energie e ancora pi\u00f9 efficienti.<\/p>\n Oltre a inviare dei reminder nei periodi estivi e natalizi, il dipartimento Risorse Umane pu\u00f2 sfruttare la tecnologia HR per aumentare la consapevolezza dei colleghi<\/strong> su questi temi e monitorare l\u2019andamento delle richieste.<\/p>\n Software e app moderni per la gestione delle ferie<\/a> mostrano chiaramente ai dipendenti il loro saldo ferie e permessi e le previsioni per fine anno, senza obbligarli a cercare questi dati nel cedolino.<\/p>\n Inoltre, mettono a disposizione dei professionisti HR report e conteggi automatici<\/strong>. Altamira, per esempio, permette di ricevere con la frequenza desiderata un aggiornamento sul saldo ferie e permessi di tutti i dipendenti, cos\u00ec da tenere sempre la situazione sotto controllo.<\/p>\n Al contrario di quanto potrebbe sembrare, l\u2019estate \u00e8 anche un buon periodo per andare alla ricerca di un software HR<\/strong>.<\/p>\n In questo periodo, poco movimentato dal punto di vista del business, sia la propria agenda che quelle dei potenziali fornitori sono infatti piuttosto libere ed \u00e8 pi\u00f9 facile incrociarle e trovare un momento per incontrarsi e farsi mostrare le loro soluzioni.<\/p>\n In questo modo si riescono a visionare tanti prodotti in una finestra ristretta di tempo<\/strong>, senza rischiare di dilatare troppo il processo di selezione e offuscare il ricordo delle prime soluzioni visionate. <\/p>\n In questo periodo i fornitori di software HR hanno tipicamente pi\u00f9 tempo per approfondire le esigenze<\/strong> coinvolgendo i team tecnici e di assistenza, anch\u2019essi meno indaffarati. <\/p>\n Societ\u00e0 come Altamira, infatti, dovendo offrire un supporto costante a prospect e clienti non prevedono periodi di chiusura e mantengono sempre un buon livello di operativit\u00e0.<\/p>\n Per il personale HR l\u2019estate pu\u00f2 essere anche il momento adatto per lavorare alla strategia e ai contenuti di employer branding<\/a> dell\u2019azienda.<\/p>\n \u00c8 importante, infatti, fermarsi a riflettere su come poter migliorare la percezione che i potenziali candidati hanno dell\u2019azienda. I contenuti e la grafica del Career Site possono essere migliorati? Le job description sono scritte in maniera corretta? Sono state impostate delle risposte automatiche per tutte le persone che inviano una candidatura o che superano un determinato step del processo di selezione?<\/p>\n Un esercizio utile \u00e8 quello di identificare e mappare tutti i punti di contatto tra l\u2019azienda e il candidato<\/a> e assicurarsi che siano presidiati in maniera egregia. Dai social aziendali al feedback ai candidati, dai colloqui alle lettere d\u2019impegno, ogni interazione deve essere svolta tenendo a mente i valori e la cultura aziendali.<\/p>\n1. Dedicarsi alla pianificazione strategica<\/h2>\n
2. Potenziare il ricorso allo smart working<\/h2>\n
3. Affrontare il sovraccarico di richieste<\/h2>\n
4. Passare in rassegna dati e documenti<\/h2>\n
5. Aggiornare le policy aziendali<\/h2>\n
6. Rivedere gli orari di lavoro<\/h2>\n
7. Incoraggiare il personale a usufruire delle ferie maturate<\/h2>\n
8. Svolgere una software selection<\/h2>\n
9. Progettare le attivit\u00e0 di employer branding<\/h2>\n