{"id":41846,"date":"2022-01-13T10:13:32","date_gmt":"2022-01-13T10:13:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/?p=41846"},"modified":"2026-03-30T10:20:42","modified_gmt":"2026-03-30T10:20:42","slug":"workflow-management-system-hr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/blog\/workflow-management-system-hr","title":{"rendered":"Workflow Management System: usi e vantaggi nel settore Risorse Umane"},"content":{"rendered":"<p>Nel mondo dell\u2019HR Tech i workflow management system stanno assumendo un\u2019importanza sempre maggiore.<\/p>\n<p>Per questo tali sistemi, da sempre fondamentali nell\u2019ambito del project management, sono ormai parte integrante dei pi\u00f9 moderni <a href=\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\" title=\"software HR\" style=\"text-decoration:underline\">software per la gestione delle risorse umane<\/a>.<\/p>\n<p>Anche nel settore HR si pu\u00f2 infatti trarre grande giovamento dalla organizzazione dei processi in un flusso di dati e attivit\u00e0 che seguono un percorso prestabilito. <strong>Grazie a un workflow management system si possono automatizzare task ripetitivi, coinvolgere con il giusto tempismo tutti gli stakeholder di un processo, stabilire flussi approvativi, aumentare il controllo sui processi e renderli pi\u00f9 efficienti<\/strong>.<\/p>\n<p>I processi HR a cui questa tecnologia viene applicata sono tantissimi, con vantaggi evidenti sia per quelli pi\u00f9 semplici che per quelli pi\u00f9 complessi o delicati.<\/p>\n<h2>I vantaggi di un Workflow Management System per l\u2019HR<\/h2>\n<p>Digitalizzare i processi di gestione delle Risorse Umane con un Workflow Management System offre diversi vantaggi a un\u2019azienda:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Definizione dei processi<\/strong>. Configurare un workflow digitale vuol dire mettere nero su bianco ogni aspetto e passaggio di un processo, un esercizio pratico e mentale molto utile per ogni azienda. Un processo regolato da un workflow digitale, quindi, rispetta sempre determinati standard. Di conseguenza migliora la coerenza e l\u2019aderenza alle policy interne e riduce il rischio di errori, dimenticanze e favoritismi.<\/li>\n<li><strong>Maggiore collaborazione<\/strong>. I processi che coinvolgono pi\u00f9 persone, soprattutto se queste appartengono ad aree aziendali diverse, possono subire intoppi. Un workflow definisce chiaramente ruoli e attivit\u00e0 di tutti gli attori del processo e li chiama in causa al momento opportuno, favorendo la collaborazione e ignorando eventuali silos aziendali.<\/li>\n<li><strong>Risparmio di tempo<\/strong>. Molte attivit\u00e0 vengono automatizzate, cos\u00ec come tutto il lavoro di coordinamento e comunicazione tra i reparti, con un notevole risparmio di tempo.<\/li>\n<li><strong>Affidabilit\u00e0<\/strong>. I dipendenti hanno la certezza che il processo avviato proceda secondo quanto stabilito e che le loro richieste arrivino a chi di dovere. Grazie a un workflow si possono impostare anche feedback automatici, per esempio ai candidati che hanno inviato un CV o a un dipendente che \u00e8 stato iscritto a un corso di formazione.<\/li>\n<li><strong>Rispetto delle scadenze<\/strong>. I workflow management system comprendono sistemi di notifiche automatiche che tengono aggiornati i partecipanti e li informano sulle attivit\u00e0 da svolgere, cos\u00ec da rispettare sempre le scadenze.<\/li>\n<li><strong>Archiviazione automatica<\/strong>. Conservare una traccia delle attivit\u00e0 svolte \u00e8 sempre utile, sia che si tratti di processi semplici come la definizione del piano ferie che di ambiti pi\u00f9 delicati come l\u2019assegnazione dei dispositivi di protezione individuale o la consegna dei cedolini.<\/li>\n<li><strong>Rispetto dei flussi approvativi<\/strong>. Quando i processi HR sono regolamentati da un workflow digitale si \u00e8 certi che i flussi approvativi e le <strong>gerarchie aziendali<\/strong> vengano rispettati. I software HR pi\u00f9 personalizzabili consentono di stabilire flussi approvativi complessi e differenziati per ogni processo. La persona che approva le ferie di un dipendente, per esempio, pu\u00f2 non essere la stessa che ne valuta le performance o lo iscrive ai corsi di formazione.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Esempi di workflow nelle Risorse Umane:<\/h2>\n<p>Vediamo alcuni esempi di processi HR su cui pu\u00f2 intervenire un workflow management system:<\/p>\n<p><\/p>\n<h3>Processo di selezione<\/h3>\n<p>Il processo di recruiting di ogni azienda prevede diverse fasi attraverso le quali i candidati devono passare, nonch\u00e9 il coinvolgimento di pi\u00f9 persone (candidati, recruiter, hiring manager\u2026) e lo svolgimento di pi\u00f9 attivit\u00e0 (scambio di documenti, gestione dei <a href=\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/blog\/touch-point-azienda-candidati\" rel=\"noopener\" target=\"_blank\" style=\"text-decoration:underline\" title=\"punti di contatto tra azienda e candidati\">touch point con il candidato<\/a>, inserimento delle valutazioni ecc.). L\u2019utilizzo di un workflow management system porta quindi tantissimi vantaggi in termini di risparmio di tempo, accuratezza e coinvolgimento dei candidati. L\u2019importante \u00e8 dotarsi di un sistema molto personalizzabile, che permetta di ricreare il processo di selezione in uso presso la propria realt\u00e0. Il workflow serve anche a costruire un processo di job requisition in azienda, dando la possibilit\u00e0 ai manager di richiedere l\u2019apertura di una ricerca di lavoro con pochi click.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/Workflow-selezione.jpg\" alt=\"Recruiting workflow\" width=\"850\" height=\"403\" \/><br \/>\n<\/p>\n<div align=\"center\">\n<p style=\"font-size:15px\"><i>Un esempio di workflow di selezione (sulla destra) tratto da <a href=\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/software\/recruiting-software\" style=\"font-size:15px;text-decoration:underline\" title=\"ATS Altamira Recruiting\">Altamira Recruiting<\/a>.<\/i><\/p>\n<\/div>\n<p><\/p>\n<h3>Onboarding<\/h3>\n<p>Una necessit\u00e0 sempre pi\u00f9 urgente nelle aziende da un paio di anni a questa parte \u2013 dovuta anche all\u2019aumento del personale che lavora da remoto \u2013 \u00e8 quella di digitalizzare le fasi di introduzione di un nuovo dipendente in azienda, in modo da poterle svolgere il pi\u00f9 possibile online e in maniera sistematica.<br \/>\nAttivit\u00e0 come la raccolta della documentazione necessaria, l\u2019apertura degli account aziendali, la consegna dei DPI e dei benefit personali, la predisposizione della postazione di lavoro possono essere svolte con il supporto di un workflow, che informi i vari dipartimenti coinvolti (per esempio HR e IT) e tenga traccia di tutto.<\/p>\n<p><\/p>\n<h3>Ferie e Permessi<\/h3>\n<p>La richiesta di ferie e permessi \u00e8 un processo relativamente semplice che, se non digitalizzato con un workflow, pu\u00f2 comunque richiedere molto tempo a tutti gli attori coinvolti. <br \/>\nAnche in questo caso un workflow management system offre diversi vantaggi: la certezza che la richiesta arrivi al giusto destinatario, l\u2019invio di notifiche automatiche a manager e risorse umane in tempo reale, la raccolta delle giuste informazioni e documentazioni per ogni tipologia di assenza (permesso retribuito, congedo parentale, donazione del sangue ecc.), il rispetto della policy aziendale ecc.<\/p>\n<p><\/p>\n<h3>Note spese<\/h3>\n<p>Anche l\u2019invio delle note spese pu\u00f2 essere digitalizzato con un workflow. I sistemi pi\u00f9 evoluti prevedono percorsi approvativi e form di raccolta dati diversi per ogni tipologia di spesa, effettuano calcoli automatici e sono integrati con i software paghe.<\/p>\n<p><\/p>\n<h3>Performance management<\/h3>\n<p>Anche il processo di valutazione pu\u00f2 essere digitalizzato con il supporto di un workflow ed \u00e8 quello che molte aziende hanno scelto di fare quando il lockdown ha colpito. Un workflow traghetta valutato e valutatore in tutte le fasi del processo di valutazione, mantenendo alto l\u2019engagement con notifiche automatiche ed effettuando automaticamente i calcoli sul raggiungimento di obiettivi quantitativi e sui bonus.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2022\/01\/workflow_performance.jpeg\" alt=\"Workflow performance\" width=\"850\" height=\"413\"  \/><br \/>\n<\/p>\n<div align=\"center\">\n<p style=\"font-size:15px\"><i>Un esempio di workflow di valutazione delle competenze (sulla destra) tratto da <a href=\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/it\/software\/software-di-valutazione-del-personale\" style=\"font-size:15px;text-decoration:underline\" title=\"Altamira Performance\">Altamira Performance<\/a>.<\/i><\/p>\n<\/div>\n<p>I workflow automatici si rivelano utili per regolamentare tanti altri processi HR, come l\u2019emanazione di <strong>provvedimenti disciplinari<\/strong>, l\u2019erogazione dei <strong>corsi di formazione<\/strong>, la <strong>firma elettronica dei documenti<\/strong>, le attivit\u00e0 di <strong>offboarding <\/strong>(pianificazione e svolgimento della exit interview, disattivazione degli account aziendali, restituzione di benefit personali e DPI ecc.).<\/p>\n<p><\/p>\n<p style=\"font-size:10px\"><i>Credito fotografico: \u00a9Tatyana\/Adobe Stock<\/i><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Nel mondo dell\u2019HR Tech i workflow management system stanno assumendo un\u2019importanza sempre maggiore. Per questo tali sistemi, da sempre fondamentali nell\u2019ambito del project management, sono ormai parte integrante dei pi\u00f9 moderni software per la gestione delle risorse umane. 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