Ci sono infatti almeno due grandi motivi per i quali la rilevazione delle presenze \u00e8 il processo di gestione del personale pi\u00f9 digitalizzato dalle aziende.<\/p>\n
Il primo \u00e8 che anche la pi\u00f9 piccola delle aziende ha la necessit\u00e0 di creare le buste paga e, quindi, di tenere traccia del tempo di lavoro del personale<\/strong>.<\/p>\n Il secondo \u00e8 che le regole da rispettare su orari e turni di lavoro, nonch\u00e9 le informazioni da trasmettere ai software paghe sono talmente complesse da richiedere l\u2019utilizzo di un programma specifico<\/strong>.<\/p>\n Quindi pur mancando un esplicito obbligo (ma l\u2019UE si sta muovendo in tal senso<\/a> e la Spagna lo ha gi\u00e0 fatto), quasi tutte le aziende italiane hanno adottato un sistema di rilevazione presenze in grado di generare il registro orario di ogni dipendente.<\/p>\n La diffusione del lavoro ibrido non ha scalfito queste esigenze ma ha spinto le imprese ad abbandonare i sistemi pi\u00f9 arcaici \u2013 fogli Excel e software installati on premise \u2013 per affidarsi a programmi di rilevazione presenze in cloud e\/o su mobile.<\/p>\n <\/a><\/p>\n I sistemi di rilevazione presenze nacquero alla fine dell\u2019800 ed erano di stampo meccanico. A realizzare i primi due prototipi furono William Bundy e Alexander Dey, entrambi nel 1888<\/a>.<\/p>\n Nel 1894 Daniel M. Cooper invent\u00f2 invece il primo timbracartellino, un dispositivo in grado di tracciare le timbrature di entrata e uscita dei dipendenti imprimendo un marchio sui loro cartellini personali.<\/p>\n Per arrivare alla digitalizzazione della rilevazione presenze<\/strong> dobbiamo invece andare fino agli anni \u201990 del secolo scorso.<\/p>\n I primi programmi, installati localmente da ogni azienda e piuttosto ostici da usare, sono oggi stati largamente rimpiazzati da software in cloud e app per smartphone<\/a>.<\/p>\n Lo sviluppo di sistemi di rilevazione presenze sempre pi\u00f9 sofisticati ha permesso all\u2019amministrazione del personale di ridurre il data entry e i conteggi manuali per potersi dedicare ad attivit\u00e0 pi\u00f9 strategiche.<\/p>\n I nuovi software hanno inoltre permesso di coinvolgere i dipendenti nel processo, eliminando quell\u2019alone negativo di scarsa trasparenza che pervadeva la rilevazione presenze.<\/p>\n <\/a><\/p>\n La rilevazione delle presenze in azienda pu\u00f2 essere svolta internamente o essere delegata a un consulente del lavoro<\/strong>.<\/p>\n Quando l\u2019azienda se ne occupa internamente, questo compito viene affidato alle Risorse Umane<\/strong> o all\u2019amministrazione<\/strong>.<\/p>\n Anche quando non segue direttamente il processo, l\u2019ufficio HR dovrebbe comunque spingere per un\u2019integrazione tra il gestionale HR e il sistema di rilevazione presenze, in modo da poter avere visibilit\u00e0 su dati e statistiche importanti per la gestione soft del personale.<\/p>\n Lo stesso vale per le aziende che esternalizzano la gestione delle presenze a un consulente del lavoro.<\/p>\n <\/a><\/p>\n La rilevazione delle presenze e la gestione dei turni sono due attivit\u00e0 strettamente connesse, tanto da essere spesso accomunate.<\/p>\n In realt\u00e0 i software di gestione turni nascono per soddisfare le esigenze di gestione del tempo delle aziende che lavorano a turni<\/strong>, molto pi\u00f9 complesse del normale.<\/p>\n In queste realt\u00e0 l\u2019organizzazione del lavoro prevede infatti che diversi lavoratori siano occupati successivamente negli stessi posti di lavoro, seguendo un determinato ritmo.<\/p>\n I sistemi di gestione turni devono permettere di:<\/p>\n <\/a><\/p>\n Anche il tema del controllo accessi viene spesso assimilato a quello della rilevazione presenze, dal momento che entrambi possono essere svolti con il supporto di badge o di sistemi biometrici.<\/p>\n I due processi hanno per\u00f2 finalit\u00e0 differenti e vengono quindi gestiti separatamente<\/strong>.<\/p>\n La rilevazione presenze serve, infatti, a marcare il tempo lavorativo di un dipendente.<\/p>\n Il controllo accessi ha invece il compito di regolare il transito del personale e di visitatori esterni in determinate aree, permettendo o meno l\u2019accesso e registrando ogni spostamento. Viene quindi usato per garantire la sicurezza degli utenti o per preservare segreti industriali.<\/p>\n \u00c8 abbastanza evidente, quindi, perch\u00e9 un tornello non dovrebbe fungere contemporaneamente da rilevatore presenze e strumento di controllo accesso. Un dipendente potrebbe avere infatti necessit\u00e0 di entrare e uscire da un ambiente senza che questo indichi l\u2019inizio o la fine del suo orario di lavoro.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Come abbiamo visto, un tempo i sistemi di rilevazione presenze consentivano solamente di registrare le timbrature, offrendo quindi vantaggi limitati all\u2019ufficio HR.<\/p>\n Oggi invece le numerose feature disponibili non solo aumentano l\u2019efficienza di questo processo ma portano tutta una serie di benefici ad HR, manager e dipendenti.<\/p>\n Ecco alcuni dei principali vantaggi di un sistema di rilevazione presenze moderno:<\/p>\n <\/a><\/p>\n L\u2019offerta tecnologica per il controllo delle presenze \u00e8 oggi ricchissima e pu\u00f2 risultare complesso identificare la migliore soluzione per la propria azienda.<\/p>\n Ecco una lista di caratteristiche a cui non bisognerebbe rinunciare.<\/p>\n Qualunque sia la modalit\u00e0 di timbratura<\/a> supportata dal tuo sistema di presenze (vedi pi\u00f9 avanti<\/em>), l\u2019importante \u00e8 che sia un\u2019operazione rapida da effettuare.<\/p>\n I sistemi pi\u00f9 avanzati permettono inoltre di indicare una causale per la timbratura e di associarla ai servizi di localizzazione<\/strong>.<\/p>\n Anche i software presenze con una grafica responsive<\/em> \u2013 che si adatta cio\u00e8 allo schermo dell\u2019utente \u2013 dovrebbero prendere in considerazione lo sviluppo di un\u2019app nativa per Android e iOS<\/strong>.<\/p>\n I vantaggi sono tanti:<\/p>\n Le regole sul tracciamento delle presenze di un\u2019azienda possono essere ancora pi\u00f9 complesse dei CCNL (Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro), gi\u00e0 di per s\u00e9 piuttosto articolati.<\/p>\n Per permettere a ogni azienda di ricreare il proprio contesto un sistema di rilevazione presenze deve quindi essere profondo e altamente configurabile<\/strong>.<\/p>\n In caso contrario si dovranno correggere numerosi errori alla fine di ogni mese prima di poter produrre un\u2019esportazione corretta verso il software paghe.<\/p>\n Un sistema di rilevazione presenze moderno deve prevedere un\u2019area dedicata al dipendente<\/strong> nella quale possa verificare le timbrature effettuate, gli straordinari maturati ed eventuali errori segnalati dal sistema.<\/p>\n Questa sezione deve permettere anche di inviare richieste di assenza e risolvere anomalie.<\/p>\n Il compito pi\u00f9 importante di un sistema presenze \u00e8 quello di organizzare e trasmettere le informazioni corrette al software paghe aziendale, cos\u00ec che possa creare correttamente le buste paga per i dipendenti.<\/p>\n Il sistema deve quindi essere aperto e integrabile con tutti i produttori di software paghe<\/strong>, mentre lo staff del fornitore deve avere esperienza nella realizzazione di tracciati complessi.<\/p>\n Il cartellino presenze \u00e8 solo uno dei tanti resoconti utili che un sistema di rilevazione presenze deve essere in grado di generare.<\/p>\n Organizzare i dati e ricavare statistiche non serve soltanto per tracciare le presenze e creare le buste paghe, ma anche per ottenere informazioni utili sull\u2019engagement e la motivazione dei dipendenti e sulla capacit\u00e0 di retention dell\u2019azienda<\/strong>.<\/p>\n Non tutti i sistemi di rilevazione presenze permettono di gestire in maniera efficace anche le ferie, i permessi e le malattie.<\/p>\n Assicurati che al tuo software non manchino queste funzionalit\u00e0<\/strong>:<\/p>\n \u00c8 quasi scontato che un sistema di rilevazione presenze debba supportare l\u2019azienda anche nella gestione degli straordinari.<\/p>\n Anche quest\u2019ambito \u00e8 per\u00f2 molto complesso: solo i migliori software saranno in grado di ricreare alla perfezione le regole aziendali<\/strong>, senza richiedere interventi manuali all\u2019amministrazione.<\/p>\n <\/a><\/p>\n L\u2019operazione pi\u00f9 importante che si pu\u00f2 compiere con un sistema di rilevazione presenze \u00e8 la timbratura. Nella maggior parte delle aziende questa viene utilizzata per segnalare l\u2019ingresso e l\u2019uscita dal lavoro, ma non sono poche quelle che richiedono pi\u00f9 di due timbrature al giorno.<\/p>\n Alcune realt\u00e0, per esempio, prevedono la timbratura all\u2019inizio o alla fine della pausa pranzo o in corrispondenza delle trasferte, magari specificando una causale.<\/p>\n La scelta del sistema di timbratura migliore per la tua azienda dipende tra le altre cose dal numero di timbrature effettuate al giorno, dalla frequenza delle trasferte e dalla diffusione del lavoro ibrido.<\/p>\n Che si tratti delle classiche tessere o di ciondoli da aggiungere al portachiavi, i badge costituiscono il metodo pi\u00f9 tradizionale<\/strong> e diffuso per timbrare.<\/p>\n Ogni dipendente viene dotato di un badge personale, che dovr\u00e0 avvicinare al dispositivo di rilevazione presenze aziendale per far scattare la timbratura.<\/p>\n I dispositivi di rilevazione presenze pi\u00f9 moderni possono fare a meno dei badge e identificare i dipendenti grazie a lettori biometrici. Il pi\u00f9 diffuso \u00e8 il lettore di impronte digitali, ma da qualche anno vengono commercializzati anche sistemi di riconoscimento facciale.<\/p>\n Per quanto sicuri ed efficienti, questi dispositivi presentano problemi di conformit\u00e0 con la normativa privacy<\/strong> europea e italiana, dato che archiviano dati sensibili personali. Prima di scegliere un sistema di questo tipo per la propria azienda conviene quindi approfondire questo tema.<\/p>\n Inoltre la rilevazione delle impronte digitali non sembra una scelta ottimale in un contesto pandemico.<\/p>\n I sistemi pi\u00f9 moderni di rilevazione presenze sono erogati in cloud e consentono di effettuare la timbratura direttamente dal proprio account, utilizzando un normale browser<\/strong>.<\/p>\n Il dipendente pu\u00f2 quindi timbrare comodamente dalla propria postazione desktop o, nel caso il sistema sia anche responsive, dal proprio smartphone.<\/p>\n Un\u2019altra alternativa \u00e8 utilizzare un tablet per tutti all\u2019ingresso degli uffici, ma ogni dipendente dovrebbe effettuare il login, timbrare e fare il logout, allungando i tempi dell\u2019operazione e riducendo la sicurezza.<\/p>\n Un\u2019altra opzione molto moderna per la timbratura \u00e8 l\u2019app mobile nativa. Queste applicazioni per Android e iOS<\/strong> ottimizzano l\u2019esperienza utente da smartphone e consentono di timbrare e svolgere altre operazioni in pochi secondi.<\/p>\n Hanno tanti vantaggi, tra cui il fatto di non richiedere l\u2019acquisto di terminali hardware, di essere utilizzati da ovunque anche offline, di sfruttare le notifiche push ecc.<\/p>\n Le controindicazioni non sono molte: alcuni dipendenti potrebbero non avere uno smartphone o avere difficolt\u00e0 nell\u2019installare e tenere aggiornata l\u2019app.<\/p>\n Alcune app particolarmente moderne sono dotate anche della tecnologia geofencing, che consente di delimitare delle aree virtuali all\u2019interno delle quali la timbratura dei dipendenti \u00e8 valida<\/strong>.<\/p>\n Questa soluzione \u00e8 molto utile per tracciare le presenze dei lavoratori in aree esposte come i cantieri, in sedi temporanee o presso clienti senza bisogno di acquistare dispositivi hardware.<\/p>\n Scopri di pi\u00f9 sul geofencing leggendo questo articolo<\/a> dedicato alla nostra app presenze.<\/p>\n Questo sistema di rilevazione presenze perfetto per l\u2019ufficio combina l\u2019utilizzo di una app mobile con un beacon.<\/p>\n Questo sensore emette infatti \u2013 tramite bluetooth \u2013 dei radiosegnali interpretati dagli smartphone dei dipendenti<\/strong>.<\/p>\n La timbratura avviene cos\u00ec automaticamente una volta entrati e usciti dall\u2019ufficio.<\/p>\n Rispetto ai rilevatori presenze tradizionali, i beacon hanno il vantaggio di essere pi\u00f9 facili da installare e di occupare meno spazio. Richiedono per\u00f2 a tutti i dipendenti di installare un\u2019apposita app.<\/p>\n Alcuni sistemi di rilevazione presenze permettono di generare QR Code da associare a luoghi o utenti specifici.<\/p>\n La timbratura avviene inquadrando il codice attraverso la fotocamera<\/strong> del proprio smartphone.<\/p>\n Per ottenere il massimo dell\u2019efficienza e della versatilit\u00e0 conviene optare per sistemi di rilevazione presenze che supportano pi\u00f9 tipi di timbrature.<\/p>\n\n
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I primi sistemi di rilevazione presenze<\/h2>\n
Gli addetti alla rilevazione delle presenze<\/h2>\n
Differenze tra rilevazione presenze e gestione turni<\/h2>\n
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Differenze tra rilevazione presenze e controllo accessi<\/h2>\n
![\"X4](\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2021\/08\/Rilevatori-presenze02.png\")
<\/div>\nI vantaggi di un sistema di rilevazione presenze moderno<\/h2>\n
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\nI software moderni per la gestione del tempo danno invece al personale un\u2019area dedicata in cui poter timbrare virtualmente, verificare le timbrature passate, inviare richieste di assenza, risolvere errori, controllare le ferie residue e gli straordinari maturati ecc.
\nQuesta maggiore trasparenza e autonomia fa sentire il dipendente maggiormente coinvolto.<\/li>\nLe caratteristiche pi\u00f9 importanti dei sistemi di rilevazione presenze<\/h2>\n
Timbratura rapida<\/h3>\n
App mobile<\/h3>\n
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![\"Altamira](\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/Presentazione_App_Altamira.jpg\")
<\/p>\nSetup granulare<\/h3>\n
Self-service<\/h3>\n
Integrazione con paghe<\/h3>\n
Creazione di resoconti e report<\/h3>\n
Gestione delle assenze<\/h3>\n
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Gestione degli straordinari<\/h3>\n
Modalit\u00e0 di timbratura a confronto<\/h2>\n
Rilevatori presenze con badge<\/h3>\n
Rilevatori presenze biometrici<\/h3>\n
Timbratura virtuale<\/h3>\n
App mobile<\/h3>\n
Geofencing<\/h3>\n
Beacon<\/h3>\n
QR Code<\/h3>\n
Quale sistema scegliere?<\/h3>\n
![\"Infografica](\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/infografica_rilevazione_presenze-scaled.jpg\")
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