Il Regolamento generale sulla protezione dei dati o GDPR, adottato nel 2016 e operativo dal 2018, ha avuto un enorme impatto sull\u2019attivit\u00e0 di ricerca e selezione del personale.<\/p>\n
La sua introduzione ha messo ordine in processi poco regolamentati, spingendo le aziende a migliorare l\u2019esperienza di candidatura.<\/p>\n
Allo stesso tempo ha per\u00f2 moltiplicato le adempienze da assolvere, con un carico di lavoro non indifferente soprattutto per le PMI.<\/p>\n
Un tassello fondamentale della compliance \u00e8 costituito dalla redazione di una informativa sul trattamento dei dati da mostrare ai candidati al momento della candidatura<\/strong>.<\/p>\n Come produttori di ATS<\/a> (Applicant Tracking System) e fornitori di career site professionali<\/a> ci siamo soffermati a lungo su questo tema e con il supporto di un importante studio privacy abbiamo realizzato un template affidabile che forniamo a tutti i nostri clienti.<\/p>\n Abbiamo cos\u00ec identificato i 10 passaggi da seguire nella redazione dell\u2019informativa per i candidati da pubblicare sul career site aziendale<\/a>.<\/p>\n Il primo passo da compiere \u00e8 quello di identificare l\u2019azienda che opera come titolare del trattamento dei dati dei candidati. Nella maggior parte dei casi sar\u00e0 la tua azienda. Indicane, per esempio, la ragione sociale, l\u2019indirizzo della sede legale e la partita iva.<\/p>\n <\/p>\n Nell\u2019informativa va quindi citata la normativa ai sensi della quale si opera il trattamento (attualmente il Regolamento UE 679\/2016, ovvero il GDPR) e inserito un riferimento alla normativa nazionale.<\/p>\n <\/p>\n Bisogna specificare quali dati dei candidati<\/strong> \u2013 inviati attraverso il form di candidatura del tuo career site \u2013 saranno oggetto del trattamento<\/strong>. \u00c8 quindi buona norma citare alcuni esempi di dati personali identificativi, per esempio, nome, cognome, email, numero telefonico etc. <\/p>\n Considerato, per\u00f2, che dati di altro tipo potrebbero essere contenuti nel CV allegato, conviene menzionare anche il trattamento di eventuali dati sensibili o particolari che il candidato potrebbe trasmettere, come per esempio l\u2019appartenenza a una categoria protetta.<\/p>\n <\/p>\n La maggior parte delle aziende utilizza i dati dei candidati esclusivamente per finalit\u00e0 di servizio\/contrattuali<\/strong>, ovvero per svolgere tutti i diversi step del processo di selezione (screening, colloqui, lettere di offerta, contratti ecc.). <\/p>\n Va indicata per\u00f2 anche la finalit\u00e0 legata all\u2019interesse legittimo del Titolare<\/strong>, dato che i dati dei candidati potrebbero essere utilizzati per analisi statistiche o per adempiere all\u2019ordine dell\u2019Autorit\u00e0.<\/p>\n In questi casi non \u00e8 necessario chiedere ai candidati il consenso esplicito ad autorizzare il trattamento dei loro dati (per esempio tramite l\u2019attivazione di una casella di controllo), ma \u00e8 sufficiente mostrare contestualmente un link all\u2019informativa.<\/p>\n Deve essere invece richiesto a parte e in maniera esplicita e facoltativa il consenso per altre finalit\u00e0 di trattamento, come per esempio quella di marketing.<\/p>\n <\/p>\n L\u2019informativa per i candidati del tuo career site deve specificare anche quali saranno le azioni che potranno essere svolte<\/strong> sui loro dati.<\/p>\n Le azioni variano a seconda delle procedure e delle tecnologie usate in azienda. Ecco una lista di esempio<\/a>: raccolta, registrazione, aggiornamento, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, cancellazione, distruzione dei dati.<\/p>\n <\/p>\n Un tassello fondamentale di una informativa per il trattamento dei dati dei candidati \u00e8 l\u2019indicazione dei tempi di data retention. <\/p>\n Va infatti esplicitato per quanto tempo verranno conservati, al massimo, i dati del candidato prima di richiedere un rinnovo del consenso o di procedere con l\u2019eliminazione<\/strong>. <\/p>\n Lo standard pi\u00f9 diffuso tra le aziende italiane \u00e8 di 24 mesi, ma a seconda delle esigenze il periodo di conservazione dei dati pu\u00f2 essere diminuito o aumentato, a patto che la decisione sia giustificata da un valido motivo. Per esempio, per le societ\u00e0 di selezione che operano in una nicchia di mercato un periodo di data retention di soli 24 mesi potrebbe essere insufficiente per svolgere al meglio il loro lavoro. <\/p>\n <\/p>\n Va inoltre indicato che ai dati dei candidati potranno accedere i dipendenti e i collaboratori che ricoprono il ruolo di incaricati del trattamento e\/o responsabili interni del trattamento e\/o amministratori di sistema e le societ\u00e0 terze che agiscono come responsabili esterni del trattamento (per esempio i provider del sito web e del server o i tecnici dell\u2019assistenza IT).<\/p>\n Infine, il candidato va anche informato del fatto che l\u2019azienda avr\u00e0 l\u2019obbligo di comunicare i suoi dati, anche senza consenso, alle forze dell\u2019ordine per finalit\u00e0 istituzionali e\/o in forza di legge. <\/p>\n <\/p>\n Come sottolineato dal Garante della Privacy, per il rispetto della normativa GDPR \u00e8 fondamentale che i dati dei candidati siano ospitati su un server che si trovi all\u2019interno dell\u2019UE<\/strong> e che questi non vengano trasferiti o diffusi al di fuori di essa. Il trasferimento dei dati extra UE potr\u00e0 avvenire solo a seguito di ulteriore consenso dell\u2019interessato. <\/p>\n Se utilizzate un ATS, informatevi sull\u2019ubicazione dei server e sul tema del trasferimento extra UE.<\/p>\n <\/p>\n Nell\u2019informativa per il trattamento dei dati dei candidati dovrai indicare anche i loro diritti. <\/p>\n Per rispettare la normativa GDPR dovrai garantire agli utenti che si registrano sul tuo career site il diritto a:<\/p>\n Andranno anche indicate le modalit\u00e0 con le quali i candidati potranno esercitare i loro diritti, tipicamente tramite raccomandata, email o telefono.<\/p>\n <\/p>\n Un ultimo elemento fondamentale di una informativa candidati \u00e8 l\u2019identificazione dei titolari e dei responsabili del trattamento e di eventuali subresponsabili.<\/p>\n Redigere una informativa per i candidati \u00e8 fondamentale per effettuare un corretto trattamento dei dati e non incorrere in sanzioni, ma non basta. Bisogna anche essere in grado di svolgere il trattamento nelle modalit\u00e0 che abbiamo indicato<\/strong>.<\/p>\n Il tema della conservazione dei dati o data retention \u00e8 l\u2019esempio pi\u00f9 lampante. Se i profili dei candidati sono archiviati su fogli Excel, email o carta \u00e8 inevitabile compiere degli errori nella scadenza dei consensi, esponendosi al rischio di sanzioni.<\/p>\n Al contrario, un ATS pu\u00f2 gestirne la scadenza in maniera automatica<\/strong> grazie a un workflow di cancellazione che procede con l\u2019eliminazione dei CV al termine del periodo di consenso dato. In Altamira Recruiting<\/a> \u00e8 possibile, inoltre, pianificare delle email di avviso al candidato che precedono la scadenza del consenso in modo che possa rinnovarlo.<\/p>\n Anche garantire i diritti del candidato citati in precedenza \u00e8 difficile se non ha la possibilit\u00e0 di creare un account sul career site aziendale, modificare i propri dati o cancellarli. <\/p>\n10 step per la redazione dell\u2019informativa per i candidati<\/h2>\n
1) Identificare l\u2019azienda come titolare del trattamento dei dati<\/h3>\n
2) Citare la normativa di riferimento<\/h3>\n
3) Identificare l\u2019oggetto del trattamento<\/h3>\n
4) Enumerare le finalit\u00e0<\/h3>\n
5) Specificare le modalit\u00e0 di trattamento<\/h3>\n
6) Indicare i tempi di conservazione dei dati<\/h3>\n
7) Specificare chi avr\u00e0 accesso ai dati e a chi potranno essere comunicati<\/h3>\n
8) Esplicitare l\u2019ubicazione dei dati e le regole sul trasferimento extra UE<\/h3>\n
9) Informare sui diritti dell\u2019interessato e sulle modalit\u00e0 di esercizio<\/h3>\n
\n
10) Elencare titolari e responsabili del trattamento ed eventuali subresponsabili<\/h3>\n
Rispettare l\u2019informativa per i candidati<\/h2>\n