La digitalizzazione dei documenti \u00e8 una pratica sempre pi\u00f9 diffusa in ogni reparto aziendale.<\/p>\n
Ad accelerare questo processo ha contribuito anche la pandemia del 2020, soprattutto per quanto riguarda il settore HR. La diffusione del lavoro ibrido, l\u2019assunzione di candidati in modalit\u00e0 full remote e la riduzione delle trasferte hanno fatto s\u00ec che diventasse prioritario scambiare documenti \u2013 e magari firmarli \u2013 a distanza piuttosto che di persona.<\/p>\n
Ma il supporto allo smart working \u00e8 solo il pi\u00f9 recente dei motivi per cui i dipartimenti HR dovrebbero abbandonare gli archivi cartacei<\/strong>.<\/p>\n La gestione documentale digitale<\/a> \u00e8 infatti parte dell\u2019offerta dei principali software HR da tanti anni, per via dei numerosi altri vantaggi che comporta:<\/p>\n Una gestione digitale dei documenti di candidati e dipendenti rende pi\u00f9 efficiente il lavoro dell\u2019ufficio HR. I documenti sono infatti perfettamente organizzati e facili da ricercare<\/strong> (alcuni software HR permettono di compiere ricerche anche nel testo dei documenti) e l\u2019archivio pu\u00f2 essere interrogato e gestito da pi\u00f9 persone in contemporanea. Inoltre, anche i dipendenti e i candidati possono collaborare con il dipartimento HR nel caricare, aggiornare e compilare i documenti che li riguardano, aumentando la precisione e l\u2019aggiornamento dei dati.<\/p>\n Un sistema di gestione digitale dei documenti permette di annotare la data di creazione di un documento, tenere traccia di ogni cambiamento apportato a un file e verificarne l\u2019avvenuta lettura. Questo pu\u00f2 servire, per esempio, per appurare che tutti i cedolini siano stati ricevuti e visualizzati dai dipendenti.<\/p>\n La digitalizzazione dei documenti serve anche a garantire una migliore esperienza a candidati e dipendenti. Per esempio, sbrigando rapidamente le pratiche burocratiche dei nuovi assunti e favorendo un onboarding<\/a> positivo. Dando accesso a un database centralizzato e self-service si aumenta anche la trasparenza e l\u2019autonomia del personale, mettendoli al centro dei processi HR.<\/p>\n Digitalizzare i documenti HR e ospitarli su un gestionale in cloud permette ai responsabili HR, ai manager e ai dipendenti di potervi accedere ovunque si trovino, anche attraverso smartphone e tablet.<\/p>\n Quando sono ospitati su una piattaforma HR in cloud i documenti della tua azienda sono protetti da occhi indiscreti. Sia perch\u00e9 per accedere occorrono username e password, sia perch\u00e9 queste piattaforme sono configurate con diversi livelli di accesso per assicurarsi che un documento o una informazione siano visibili solamente alle persone dovute. Con una gestione digitale si elimina anche il rischio legato alla deperibilit\u00e0 dei documenti cartacei, che possono strapparsi, rovinarsi, macchiarsi, prendere fuoco ecc.<\/p>\n Passare a una gestione digitale dei documenti HR vuol dire anche ridurre il consumo di carta e di inchiostro, moderando l\u2019impatto dell\u2019azienda sull\u2019ambiente e abbattendo i costi. Un aspetto molto apprezzato dalle nuove generazioni<\/a> di lavoratori.<\/p>\n1. Organizzazione ed efficienza<\/h2>\n
2. Tracciabilit\u00e0<\/h2>\n
3. Esperienza del dipendente<\/h2>\n
4. Accessibilit\u00e0<\/h2>\n
5. Sicurezza<\/h2>\n
6. Sostenibilit\u00e0<\/h2>\n
7. Rispetto delle scadenze<\/h2>\n