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- Che cos\u2019\u00e8 una nota spese<\/a><\/li>\n
- Tipologie di rimborso spese<\/a><\/li>\n
- I limiti della gestione \u201cmanuale\u201d delle note spese<\/a><\/li>\n
- I vantaggi della digitalizzazione delle note spese<\/a><\/li>\n
- Perch\u00e9 gestire le note spese con una piattaforma HRM<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n
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Che cos\u2019\u00e8 una nota spese<\/h2>\n
Dopo un periodo di rallentamento dovuto alla pandemia, il tema della gestione delle note spese \u00e8 tornato di forte attualit\u00e0 in tantissime aziende.<\/p>\n
Il ritorno dei dipendenti in ufficio \u2013 che prosegue tutt\u2019oggi, via via che le aziende fanno marcia indietro sulle politiche di lavoro ibrido \u2013 ha infatti portato anche a una ripresa del numero di trasferte.<\/p>\n
\u00c8 proprio durante una trasferta <\/strong>\u2013 ma non solo \u2013 che un lavoratore pu\u00f2 trovarsi a sostenere spese che dovranno poi essere rimborsate dall\u2019azienda.<\/p>\n
Per ottenere il rimborso, il dipendente deve quindi compilare una nota spesa, un documento predisposto dal datore di lavoro<\/strong> che riporta una serie di dati fondamentali e i giustificativi relativi alle spese sostenute.<\/p>\n
Una nota spesa, cartacea o digitale che sia, contiene solitamente queste informazioni:<\/p>\n
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- Dati anagrafici del dipendente<\/li>\n
- Riferimenti dell\u2019azienda<\/li>\n
- Data di compilazione<\/li>\n
- Data della trasferta o della nota spese<\/li>\n
- Elenco delle spese sostenute<\/li>\n
- Modalit\u00e0 di pagamento<\/li>\n
- Importi parziali<\/li>\n
- Importo totale<\/li>\n<\/ul>\n
L\u2019approvazione finale delle note spese tocca all\u2019amministrazione<\/strong>, che deve poi avere cura di comunicare i dati necessari per poter erogare il rimborso in busta paga<\/strong>.<\/p>\n
Alcuni esempi di spese sostenute in trasferta che vengono tipicamente rimborsate tramite nota sono:<\/p>\n
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- vitto<\/li>\n
- alloggio<\/li>\n
- pedaggi autostradali<\/li>\n
- rifornimenti di carburante<\/li>\n
- chilometri percorsi<\/li>\n<\/ul>\n
Il rimborso chilometrico<\/strong> si calcola assegnando un valore a ogni chilometro percorso dal dipendente e serve a coprire le spese per il carburante e la manutenzione del veicolo.<\/p>\n
La maggior parte delle aziende italiane preferisce utilizzare le tabelle dell\u2019ACI<\/a> (Automobile Club d\u2019Italia) per effettuare il calcolo, mentre altre adottano un proprio tariffario.<\/p>\n
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Tipologie di rimborso spese<\/h2>\n
Non sempre le aziende decidono di rimborsare puntualmente ogni singola spesa a fronte del relativo giustificativo.<\/p>\n
Oltre alla cosiddetta modalit\u00e0 di rimborso analitica<\/strong>, infatti, esistono altre due vie che possono essere intraprese: il rimborso forfettario e il rimborso misto.<\/p>\n
Il rimborso forfettario<\/strong> prevede che l\u2019azienda riconosca al dipendente in trasferta una cifra giornaliera standard, senza richiedere giustificativi per le spese di vitto e alloggio.<\/p>\n
Il rimborso misto<\/strong>, come il nome lascia intuire, prevede invece che alcune spese vengano coperte da una indennit\u00e0 giornaliera e altre siano rimborsate puntualmente dietro giustificativo.<\/p>\n
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I limiti della gestione \u201cmanuale\u201d delle note spese<\/h2>\n
Le note spese sono state tradizionalmente gestite come documenti cartacei, compilati dal dipendente e consegnati all\u2019amministrazione insieme al giustificativo fisico (scontrini, ricevute e fatture).<\/p>\n
Piccoli progressi sono stati compiuti grazie all\u2019utilizzo di documenti digitali in formato Word ed Excel e di foto o scansioni dei giustificativi.<\/p>\n
Tuttavia, la gestione delle note spese senza strumenti digitali specifici mantiene forti limiti<\/strong>.<\/p>\n
Ecco i principali.<\/p>\n
Richiede molto tempo, per tutti<\/h3>\n
Compilare una nota spese su un documento Word o Excel richiede parecchio tempo a un dipendente<\/strong>. I dati da inserire \u2013 spesso ripetitivi \u2013 sono molti e l\u2019inserimento e il calcolo delle cifre pu\u00f2 portare a errori. La presenza di policy aziendali complesse sulle note spese pu\u00f2 creare dubbi nella compilazione del file, rallentando ulteriormente il processo.<\/p>\n
Le note spese compilate e salvate vanno quindi inviate via email al responsabile e\/o all\u2019amministrazione, allegando anche una foto o una scansione dello scontrino che le giustifica. Data la complessit\u00e0 dell\u2019operazione, questa viene svolta tipicamente al rientro dalla trasferta, con il rischio di smarrire uno o pi\u00f9 documenti.<\/p>\n
In alcune aziende e per alcuni ruoli, la nota spese deve passare dall\u2019approvazione di un manager<\/strong>, con tempi di risposta che possono dilatarsi parecchio. Consultare e approvare le spese del team aprendo numerose email e allegati ruba molto tempo al manager, che dovr\u00e0 a sua volta inviare le spese approvate all\u2019amministrazione.<\/p>\n
Una gestione delle note spese di questo tipo comporta molto lavoro anche per l\u2019amministrazione<\/strong>. Le note spese di tutti i dipendenti arrivano infatti in email separate, con file allegati da scaricare, visionare e archiviare singolarmente.<\/p>\n
Le possibilit\u00e0 di commettere errori nei calcoli e nel trasferimento di dati sono molte, cos\u00ec come di notare errori o lacune in una nota spese soltanto a distanza di settimane dalla sua compilazione.<\/p>\n
A quel punto si dovranno richiedere modifiche al dipendente, riavviando dal principio il flusso di gestione.<\/p>\n
Tutte queste operazioni vengono eseguite durante l\u2019orario di lavoro, sottraendo tempo prezioso<\/strong> ad altre attivit\u00e0.<\/p>\n
Provoca numerosi errori<\/h3>\n
L\u2019inserimento manuale di cos\u00ec tanti dati e cifre da parte del dipendente, le revisioni fatte dal manager e l\u2019intervento finale dell\u2019amministrazione possono generare errori, soprattutto laddove sono presenti complesse policy aziendali.<\/p>\n
Accorgersi di questi errori se si utilizzano strumenti come Word o Excel \u00e8 molto difficile. La maggior parte delle volte, questi finiscono per alterare un documento importante come la busta paga<\/strong>, incidendo da un lato sul reddito dei dipendenti e dall\u2019altro sulle spese dell\u2019azienda.<\/p>\n
Non permette analisi approfondite<\/h3>\n
La lacuna principale di questo sistema per le amministrazioni del personale \u00e8 probabilmente la totale assenza di una rendicontazione generale delle spese<\/strong>, che permetta di capire quanto l\u2019azienda stia spendendo per ogni cliente, commessa, business unit o singolo dipendente.<\/p>\n
Per ottenere questi insight l\u2019amministrazione e il dipartimento HR devono elaborare ulteriormente i dati, con un dispendio di tempo aggiuntivo e nuovi rischi di commettere errori.<\/p>\n
In mancanza di un sistema di tracciamento delle attivit\u00e0 compiute, poi, \u00e8 molto difficile risalire alla causa di errori e incongruenze, con il risultato che ogni singola correzione da apportare comporta un gran dispendio di tempo.<\/p>\n
\u00c8 poco trasparente<\/h3>\n
Una volta inviata la nota spese, un dipendente rimane all\u2019oscuro dell\u2019andamento del processo approvativo fino all\u2019erogazione del rimborso in busta paga.<\/p>\n
A seconda delle lungaggini dei processi amministrativi, il rimborso potrebbe avvenire anche a due mesi di distanza dalla spesa. A quel punto, identificare possibili errori in un documento complesso come il cedolino non \u00e8 semplice.<\/p>\n
Una gestione delle note spese di questo tipo non si traduce quindi in una esperienza piacevole per i propri dipendenti<\/strong>.<\/p>\n
\u00c8 poco sicuro<\/h3>\n
Lo scambio di documenti via email e l\u2019archiviazione di file in cartelle di rete comporta dei rischi di smarrimento o corruzione dei dati<\/strong>.<\/p>\n
Allo stesso modo, c\u2019\u00e8 anche il rischio che personale non autorizzato ottenga l\u2019accesso a questi dati.<\/p>\n
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I vantaggi della digitalizzazione delle note spese<\/h2>\n
Il bisogno percepito da tantissime aziende di semplificare, migliorare e velocizzare questo processo ha portato alla diffusione sul mercato di tanti software moderni per la gestione delle note spese<\/a>, erogati in cloud cos\u00ec da permettere il massimo dell\u2019interazione e della trasparenza.<\/p>\n
I pi\u00f9 moderni e utili dispongono di feature quali:<\/p>\n
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- Workflow <\/strong>di approvazione con notifiche automatiche<\/li>\n
- Applicazione automatica delle policy aziendali<\/strong><\/li>\n
- Gestione delle diverse valute<\/strong><\/li>\n
- App nativa<\/strong> per l\u2019utilizzo tramite smartphone<\/li>\n
- Riconoscimento automatico dei giustificativi tramite IA<\/strong><\/li>\n
- Calcolo del chilometraggio tramite Google Maps<\/strong><\/li>\n
- Motore di reportistica<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
Queste caratteristiche, unite a un\u2019interfaccia efficiente e a un sistema di catalogazione dei veicoli aziendali, portano tanti vantaggi a dipendenti, manager e amministrazione.<\/p>\n
Ecco i principali.<\/p>\n
Tempo risparmiato<\/h3>\n
Una piattaforma in cloud per la gestione delle note spese consente a tutti gli attori del processo di risparmiare tempo nel caricamento, controllo e approvazione di ciascuna richiesta di rimborso.<\/p>\n
Le schede sono infatti gi\u00e0 precompilate <\/strong>con numerose informazioni e i calcoli effettuati in automatico dalla piattaforma.<\/p>\n
Un workflow digitale regola il processo di invio e approvazione della nota spese, occupandosi di notificare <\/strong>gli attori del processo nel momento in cui devono intervenire.<\/p>\n
Inoltre, i giustificativi vengono archiviati automaticamente<\/strong> e ogni dato \u00e8 facilmente ricercabile dall\u2019amministrazione.<\/p>\n
Fondamentale, per un forte risparmio di tempo, la presenza di una app nativa<\/strong> facile da utilizzare e di un sistema di riconoscimento automatico dei giustificativi. In questo modo ai dipendenti baster\u00e0 fotografare la ricevuta di pagamento per ottenere una scheda precompilata con tutti i dati estraibili dallo stesso.<\/p>\n
Diversi operatori hanno cercato di quantificare il tempo risparmiato grazie a un software per la gestione delle note spese. Secondo un sondaggio di Nintext<\/a>, per esempio, il 75% delle aziende che hanno implementato uno strumento di gestione delle spese digitale ha risparmiato almeno 5-10 ore a settimana<\/strong>.<\/p>\n
Il risparmio di tempo dipende anche dal numero di trasferte effettuate dai dipendenti nel corso dell\u2019anno. Pi\u00f9 queste sono numerose, maggiori saranno i vantaggi nell\u2019utilizzo di uno strumento di questo tipo.<\/p>\n
![\"Altamira](\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/Note_spese_collage01.png\")
<\/p>\n\nL’utilizzo di un software e di una app moderni per la gestione delle note spese facilita il lavoro dell’amministrazione e migliora l’esperienza dei dipendenti. Un esempio da Altamira Note Spese<\/a>.<\/i><\/p>\n<\/div>\n
Precisione e velocit\u00e0<\/h3>\n
Ridurre il data entry vuol dire anche aumentare la precisione dei dati inseriti e limitare gli errori.<\/p>\n
I calcoli <\/strong>\u2013 a volte complessi come nel caso del rimborso chilometrico o di policy articolate \u2013 vengono infatti svolti in automatico dalla piattaforma<\/strong>, tenendo conto delle policy aziendali. Se, per esempio, un\u2019azienda prevede un rimborso massimo di 30\u20ac per un pranzo di lavoro, sar\u00e0 questa la cifra calcolata dal software per il rimborso anche nel caso in cui un dipendente inserisca un giustificativo da 40\u20ac.<\/p>\n
Le aziende possono avere policy complesse di cui i dipendenti si dimenticano, con il risultato di vedersi negati rimborsi su cui contavano. Un sistema moderno \u00e8 in grado di applicare le policy in tempo reale sulle richieste e mostrare quali spese verranno rimborsate e in quale misura e quali non saranno accettate.<\/p>\n
Inoltre, segnala gi\u00e0 la mancanza di dati fondamentali per l\u2019ottenimento del rimborso. In questo modo il dipendente non rischia di vedersi chiedere dall\u2019amministrazione \u2013 a distanza di settimane \u2013 documenti e informazioni necessari per correggere una nota spese incompleta.<\/p>\n
Con un sistema digitale per la gestione delle note spese \u00e8 anche semplice attribuire ogni spesa a una determinata commessa <\/strong>o cliente<\/strong>, ottenendo una rendicontazione molto pi\u00f9 accurata e dettagliata.<\/p>\n
Inoltre, la presenza di una app per smartphone<\/a> fa s\u00ec che sia possibile inserire le spese in tempo reale<\/strong>, velocizzando il processo approvativo e riducendo il rischio di smarrire i giustificativi.<\/p>\n
Engagement dei dipendenti<\/h3>\n
I software HR moderni hanno abituato i dipendenti a processi amministrativi chiari, rapidi e trasparenti.<\/p>\n
Le informazioni sulla retribuzione sono indicate chiaramente sul portale del dipendente, le richieste di ferie inviate in pochi secondi da una comoda app e le timbrature effettuate con una miriade di strumenti moderni, dal geofencing al QRcode fino all\u2019uso di beacon e sistemi di riconoscimento biometrico.<\/p>\n
Grazie a software e app dedicati le aziende possono offrire al dipendente un\u2019esperienza gradevole anche nella redazione delle note spese<\/strong>, un processo importante che impatta direttamente sulla sua busta paga.<\/p>\n
Nella gestione delle note spese il tema dell\u2019esperienza utente \u00e8 centrale. Al personale, al quale abbiamo gi\u00e0 chiesto di anticipare alcune spese, chiediamo infatti un ulteriore sforzo burocratico per ottenerne il rimborso.<\/p>\n
Un sistema per la gestione delle note spese moderno, facile da usare e trasparente aumenta, quindi, anche la capacit\u00e0 di retention <\/strong>dell\u2019azienda.<\/p>\n
Questo tema vale soprattutto per le nuove generazioni: la qualit\u00e0 degli strumenti tecnologici messi a disposizione del personale \u00e8 inoltre un fattore importante nella scelta dell\u2019azienda per cui lavorare.<\/p>\n
Sicurezza<\/h3>\n
I sistemi in cloud per la gestione delle note spese archiviano in automatico ogni informazione e documento su infrastrutture con altissimi standard di sicurezza e compliance<\/a>, strumenti di crittografia, backup e disaster recovery e una sofisticata gestione degli accessi.<\/p>\n
- Applicazione automatica delle policy aziendali<\/strong><\/li>\n
- Workflow <\/strong>di approvazione con notifiche automatiche<\/li>\n
- Tipologie di rimborso spese<\/a><\/li>\n
- Che cos\u2019\u00e8 una nota spese<\/a><\/li>\n