La diffusione del cloud ha reso pi\u00f9 semplice per tutti i dipartimenti aziendali (per esempio l\u2019ufficio Risorse Umane, marketing, commerciale, di assistenza clienti) procedere in autonomia alla digitalizzazione del proprio reparto.<\/p>\n
L\u2019utilizzo dei software via browser ha<\/strong> infatti eliminato una serie di complessit\u00e0 legate all\u2019on premise<\/strong> che richiedevano necessariamente un forte coinvolgimento del dipartimento IT:<\/p>\n Questo non vuol dire che il contributo del dipartimento IT nella scelta del software HR in cloud non sia importante, anzi. Soprattutto nel caso di progetti ambiziosi, in cui i software HR<\/a> devono interagire con tanti altri applicativi aziendali e l\u2019attenzione alla sicurezza deve essere assoluta, il contributo dato dai professionisti dell\u2019informatica \u00e8 preziosissimo<\/strong>.<\/p>\n Tanto che alcune aziende preferiscono affidare le redini della HR software selection proprio al reparto IT, in stretta collaborazione con i colleghi che andranno a utilizzare quotidianamente lo strumento per il loro lavoro.<\/p>\n Esistono ottimi argomenti per pensare di affidare all\u2019ufficio IT aziendale \u2013 e tipicamente all\u2019IT manager nel caso delle PMI \u2013 lo scouting di soluzioni informatiche per la digitalizzazione delle risorse umane.<\/p>\n A volte \u00e8 una questione di risorse e opportunit\u00e0<\/strong>: il dipartimento HR aziendale pu\u00f2 essere troppo oberato di lavoro per poter seguire questo progetto strategico o, nel caso delle piccole aziende, troppo poco strutturato o addirittura inesistente. In questi casi il sostituto naturale \u00e8 il dipartimento IT o, meno di frequente, l\u2019ufficio acquisti.<\/p>\n Altre volte, invece, pu\u00f2 trattarsi di una scelta strategica volta a sfruttare le competenze e conoscenze del dipartimento tecnico aziendale<\/strong>.<\/p>\n Ci sono infatti una serie di vantaggi<\/strong> che possono spingere un\u2019azienda ad affidare la software selection del nuovo software HR all\u2019ufficio IT.<\/p>\n Vediamone alcuni.<\/p>\n <\/p>\n Per semplice, intuitivo e self-service che sia, un software \u00e8 comunque un prodotto altamente complesso i cui aspetti pi\u00f9 tecnici possono essere compresi e valutati a fondo soltanto da chi di software se ne intende.<\/p>\n Un professionista IT potr\u00e0 giudicare il grado di modernit\u00e0 tecnologica<\/strong> delle soluzioni analizzate e il loro potenziale per il futuro, nonch\u00e9 la loro capacit\u00e0 di interagire con i sistemi attualmente utilizzati.<\/p>\n Sar\u00e0 in grado di valutare le performance e la scalabilit\u00e0 dell\u2019applicativo<\/strong> e prendere in esame funzionalit\u00e0 quali il Single Sign-On<\/strong>, spesso poco conosciute o considerate dai colleghi HR ma che fanno la differenza nell\u2019uso quotidiano di tutti i dipendenti e nel semplificare la gestione degli account a livello aziendale.<\/p>\n <\/p>\n In molte aziende il dipartimento IT dispone di maggiori risorse e budget<\/strong> rispetto all\u2019ufficio HR. Fare rientrare il progetto di digitalizzazione delle risorse umane sotto il suo ombrello potrebbe quindi essere un vantaggio, che permetter\u00e0 di scegliere fornitori di qualit\u00e0 e coprire pi\u00f9 processi. <\/p>\n Inoltre, questo ufficio ha maggiore dimestichezza con i processi di software selection<\/strong>. Sa dove trovare rapidamente i fornitori (per esempio compiendo ricerche con la giusta combinazione di parole chiave o esplorando i siti di aggregatori specializzati in gestionali aziendali come Capterra<\/a>), riesce a navigare in autonomia ambienti di demo anche complessi ed \u00e8 abituato a interagire con i referenti commerciali dei fornitori.<\/p>\n <\/p>\n Il dipartimento IT \u00e8 coinvolto in tutti i processi di digitalizzazione interni e gode quindi di una visione d\u2019insieme sullo stato dell\u2019infrastruttura tecnologica aziendale e sui flussi di lavoro in essere<\/strong>.<\/p>\n Avr\u00e0 quindi l\u2019accortezza di identificare la soluzione pi\u00f9 adatta a integrarsi con i sistemi interni in maniera agile ed efficiente. Lo far\u00e0 addentrandosi nell\u2019analisi di aspetti tecnici dell\u2019offerta dei fornitori, come API e Webhooks, poco comprensibili per un addetto HR.<\/p>\n <\/p>\n Da esperti di sicurezza informatica, i professionisti IT sono pi\u00f9 abili nel valutare il grado di affidabilit\u00e0 sia dei provider di software HR che delle piattaforme di cloud computing (IaaS) su cui ospitano i loro servizi, come Microsoft Azure e Amazon Web Services. Si informeranno con maggiore contezza sulle strategie di backup e disaster recovery<\/strong> adottate e sulle tecnologie impiegate per criptare e proteggere i dati<\/strong>.<\/p>\n Il team IT dovrebbe avere una certa dimestichezza anche con i temi della privacy <\/strong>e della compliance con il GDPR<\/strong>, molto importanti in ambito HR. Su questo tema sar\u00e0 comunque necessario un passaggio dell\u2019ufficio legale prima della firma del contratto.<\/p>\n <\/p>\n Da esperto di gestionali aziendali, un professionista IT \u00e8 in grado di comprendere se le richieste economiche dei fornitori sono coerenti o eccessive, soprattutto per quanto riguarda tempi e costi delle attivit\u00e0 di configurazione<\/strong>.<\/p>\n Avr\u00e0 inoltre maggiori elementi per giudicare le SLA<\/strong> (Service Level Agreement) di servizio e di prodotto indicate dal provider, come i tempi garantiti di risposta a un ticket aperto presso l\u2019assistenza e quelli di risoluzione di un bug o la disponibilit\u00e0 di servizio media, ovvero la percentuale di tempo durante la quale il software \u00e8 utilizzabile, solitamente superiore al 99%.<\/p>\n Affidare la ricerca del software HR aziendale al dipartimento IT ha anche dei limiti piuttosto importanti, che spiegano perch\u00e9 questo compito venga pi\u00f9 spesso svolto dall\u2019ufficio Risorse Umane.<\/p>\n I professionisti IT hanno infatti una conoscenza limitata del settore e dei processi HR<\/strong> che impedisce loro di poter dare un giudizio approfondito su una piattaforma e identificare quella che meglio calzerebbe l\u2019organizzazione del lavoro adottata dal dipartimento HR.<\/p>\n Temi come la valutazione delle prestazioni, la pianificazione dei turni, le regole interne su straordinari e timbrature, l\u2019employer branding sono altamente specialistici e di difficile comprensione per i non addetti ai lavori.<\/p>\n Per gli stessi motivi, i professionisti IT non saranno in grado di stabilire se un software risponde adeguatamente alle normative del lavoro<\/strong> e a tutte le implicazioni che il GDPR \u2013 ma anche le leggi fiscali \u2013 hanno sui processi di gestione dei candidati, dei dipendenti e degli ex dipendenti.<\/p>\n Inoltre, la loro grande dimestichezza con gli strumenti informatici potrebbe anche trarli in inganno. Uno strumento che a loro giudizio \u00e8 semplice e intuitivo potrebbe rivelarsi ostico per i colleghi del reparto HR e per i dipendenti che lo utilizzeranno quotidianamente.<\/p>\n Alcuni dei limiti identificati nel paragrafo precedente sono molto difficili da superare. Pretendere che i colleghi dell\u2019IT diventino esperti di risorse umane soltanto per assicurarci che siano pi\u00f9 efficienti nella ricerca del software HR giusto richiederebbe infatti uno sforzo spropositato rispetto allo scopo finale.<\/p>\n Ma basta impostare il progetto nell\u2019ambito di una collaborazione tra ufficio HR e IT<\/strong> per assicurarsi degli ottimi risultati.<\/p>\n <\/p>\n L\u2019amministrazione e l\u2019ufficio risorse umane \u2013 con il supporto dell\u2019ufficio IT \u2013 dovrebbero procedere a un\u2019analisi dei processi e alla stesura di un brief sul progetto di HR digital transformation<\/strong>, che specifichi le aree d\u2019interesse e le priorit\u00e0, le funzionalit\u00e0 indispensabili e quelle desiderabili. <\/p>\n Questo documento dovrebbe fornire anche informazioni necessarie per poter chiedere preventivi ai fornitori, come il numero di CV che si prevede di voler archiviare nel caso si voglia acquisire un ATS, il numero di dipendenti da gestire con un software HRM, la quantit\u00e0 di orari e turni di lavoro da codificare in un software di rilevazione presenze ecc.<\/p>\n Il rischio in questo caso \u00e8 quello di produrre un documento troppo corposo e complesso: bisogna trovare il giusto equilibrio tra dettaglio e sintesi<\/strong>, in modo da non richiedere uno sforzo eccessivo all\u2019ufficio IT e avere comunque abbastanza elementi su cui basare la ricerca.<\/p>\n Per facilitare il lavoro di software selection all\u2019ufficio IT, si pu\u00f2 pensare di produrre un file Excel con la lista delle funzionalit\u00e0 desiderate e altre domande da fare compilare ai fornitori. In questo modo baster\u00e0 confrontare le liste per avere una base di partenza e scartare le soluzioni che non soddisfano le esigenze pi\u00f9 importanti.<\/p>\n Potete scaricare gratuitamente<\/strong> il nostro template per la software selection di piattaforme HR da questo link<\/a>.<\/p>\n <\/p>\n L\u2019ufficio HR dovrebbe chiarire anche quali sono le caratteristiche dei software a cui dovr\u00e0 essere data priorit\u00e0 in fase di scouting.<\/p>\n Se il prodotto \u00e8 pensato per un utilizzo da parte dei dipendenti, per esempio, va posta particolare attenzione al grado di semplicit\u00e0 e intuitivit\u00e0 dell\u2019interfaccia e della user experience<\/strong>. Anche utenti che utilizzano i programmi solo saltuariamente dovranno essere in grado di svolgere le loro attivit\u00e0 senza frizioni. In questi casi, la presenza di una app nativa per utilizzo da smartphone<\/strong> rappresenterebbe un importante valore aggiunto.<\/p>\n Se bisogna digitalizzare processi complessi come la rilevazione presenze o le valutazioni MBO, i colleghi dell\u2019IT dovranno focalizzarsi su soluzioni molto flessibili e personalizzabili<\/strong>, in grado di replicare le complicate regole aziendali alla perfezione, eliminando il rischio che parte del processo debba essere ancora eseguito in maniera manuale.<\/p>\n Se le aree HR da digitalizzare sono numerose e lo scopo \u00e8 gestirle in maniera sinergica, la priorit\u00e0 sar\u00e0 cercare piattaforme HRM complete<\/strong>, cos\u00ec da poter avere continuit\u00e0 totale tra i processi e una curva di apprendimento molto pi\u00f9 rapida.<\/p>\n <\/p>\n \u00c8 possibile che i colleghi che lavorano nel dipartimento HR o nell\u2019amministrazione \u2013 ma anche dipendenti di altre aree \u2013 abbiano avuto modo di utilizzare software per la gestione delle risorse umane durante esperienze di lavoro precedenti<\/strong>. Se queste esperienze sono state particolarmente positive \u2013 per l\u2019efficienza dell\u2019assistenza, la facilit\u00e0 di utilizzo, la velocit\u00e0 di aggiornamento o altri motivi \u2013 avr\u00e0 senso includere nel brief e nella successiva software selection questi fornitori.<\/p>\n Una lista di piattaforme note da poter usare come benchmark <\/strong>faciliter\u00e0 molto il lavoro dell\u2019ufficio IT.<\/p>\n <\/p>\n Tra le indicazioni da fornire al dipartimento IT c\u2019\u00e8 sicuramente il budget a disposizione. In questo caso, si tratta per lo pi\u00f9 di una decisione del management, che potrebbe anche decidere di attingere i fondi necessari dal budget IT e non da quello HR.<\/p>\n Importante \u00e8 anche sottolineare con quali applicativi ci si aspetta che il nuovo sistema interagisca, per esempio il software paghe<\/strong> del consulente del lavoro, i terminali di rilevazione presenze<\/a> gi\u00e0 presenti in azienda o l\u2019ERP<\/strong>. Le integrazioni richiedono tipicamente un esborso extra: per ricevere un preventivo accurato dai fornitori \u00e8 quindi meglio avere ben chiare dall\u2019inizio le necessit\u00e0 aziendali.<\/p>\n La scelta di affidare la ricerca di un software HR al dipartimento IT ha pregi e difetti e non pu\u00f2 prescindere da una collaborazione con l\u2019amministrazione e la direzione del personale.<\/p>\n I migliori risultati, a prescindere da quale dipartimento si occupi della prima ricerca e della decisione finale, si riscontrano infatti quando questo lavoro viene svolto a pi\u00f9 mani, attingendo alle conoscenze tecnologiche del dipartimento IT e a quelle di settore dell\u2019ufficio HR<\/strong>.<\/p>\n In futuro, questo lavoro sar\u00e0 probabilmente appannaggio di una figura che inizia a essere presente nelle aziende di medie e grandi dimensioni: il digital HR. <\/p>\n Questo professionista unisce conoscenze nella gestione del personale a spiccate competenze informatiche ed \u00e8 quindi in grado di guidare il processo di HR digital transformation da ogni punto di vista.<\/p>\n\n
I vantaggi di affidare la scelta del software HR ai professionisti IT<\/h2>\n
1. Competenze tecniche<\/h3>\n
2. Risorse e conoscenze<\/h3>\n
3. Visione d\u2019insieme e capacit\u00e0 d\u2019integrazione<\/h3>\n
4. Sicurezza informatica e conformit\u00e0<\/h3>\n
5. SLA e stime<\/h3>\n
I limiti di questa scelta<\/h2>\n
I risultati migliori si ottengono con la collaborazione<\/h2>\n
Redazione di un brief<\/h3>\n
Individuazione delle caratteristiche pi\u00f9 utili<\/h3>\n
Segnalazione di piattaforme HRM conosciute<\/h3>\n
Budget e integrazioni<\/h3>\n
Conclusioni<\/h2>\n