Negli ultimi anni nel settore HR Tech, cos\u00ec come in altri ambiti tecnologici, si \u00e8 parlato soprattutto di intelligenza artificiale.<\/p>\n
Eppure, nello stesso periodo il dipartimento Risorse Umane ha potuto beneficiare di tante altre innovazioni, alcune delle quali hanno avuto un impatto concreto e immediato sull\u2019efficienza dei suoi processi.<\/p>\n
Una di queste \u00e8 certamente la firma elettronica<\/strong>, una funzionalit\u00e0 rapidamente sviluppata o integrata dalle migliori suite HRM<\/strong>.<\/p>\n Le ragioni del suo successo sono dovute al contesto in cui le aziende si sono ritrovate a partire dal 2020.<\/p>\n Da una parte il lavoro \u00e8 diventato sempre pi\u00f9 flessibile<\/strong> e meno vincolato all\u2019ufficio, rendendo complesso firmare documenti in tempi rapidi.<\/p>\n Dall\u2019altra \u00e8 aumentata l\u2019attenzione per l\u2019engagement del personale e la employee experience<\/strong>, che ha portato le imprese a curare maggiormente le attivit\u00e0 di onboarding <\/strong>e a rendere pi\u00f9 agili i tanti processi burocratici che \u00e8 tenuta a espletare.<\/p>\n La firma elettronica, inserita all\u2019interno dei workflow<\/strong> dei pi\u00f9 moderni software HR, ha permesso di rispondere perfettamente a queste esigenze, portando efficienza e sostenibilit\u00e0 in un processo ancora molto legato alla carta.<\/p>\n Non solo: l\u2019utilizzo della firma elettronica<\/a> si \u00e8 rivelato talmente semplice da spingere le aziende a utilizzarla anche per dare maggiore ufficialit\u00e0 e sicurezza<\/strong> a processi che prima non presentavano alcuna garanzia a tutela del dipendente e dell\u2019impresa.<\/p>\n Le applicazioni di questa tecnologia ai processi HR<\/strong> sono tantissime e in continua espansione. Vediamone cinque che portano vantaggi significativi.<\/p>\n Molte aziende digitalizzano il processo di selezione attraverso il proprio ATS<\/strong>, partendo dalle attivit\u00e0 di screening e arrivando fino alla scelta del candidato da assumere.<\/p>\n Digitalizzare anche la fase successiva tramite workflow e l\u2019utilizzo della firma elettronica porta ulteriori vantaggi in termini di qualit\u00e0 dell\u2019esperienza di candidatura e di risparmio di tempo per l\u2019amministrazione.<\/p>\n \u00c8 infatti possibile inviare la lettera d\u2019impegno<\/strong> \u2013 che piattaforme come Altamira Recruiting<\/a> sono in grado di generare in automatico \u2013 al candidato cos\u00ec che possa firmarla elettronicamente con un click<\/strong>, senza bisogno di stampare il documento, firmarlo a mano e scannerizzarlo e preservandone il valore legale.<\/p>\n Tutto il processo \u00e8 gestito da un workflow digitale, che si occupa anche di inviare notifiche <\/strong>e solleciti e di archiviare il documento firmato<\/strong> nella scheda del neoassunto.<\/p>\n Per l\u2019amministrazione e l\u2019ufficio HR c\u2019\u00e8 quindi un risparmio di tempo e fatica garantito<\/strong>, mentre il candidato inizia ad apprezzare l\u2019approccio agile e moderno del suo nuovo datore di lavoro.<\/p>\n La fase di onboarding di un nuovo assunto \u00e8 molto delicata e influisce fortemente sulla capacit\u00e0 di trattenerlo in azienda per molto tempo.<\/p>\n Le aziende cercano quindi di garantire un\u2019esperienza gradevole e organizzata, evitando che si creino intoppi nel processo di accoglienza e formazione iniziale.<\/p>\n La fase di inserimento prevede<\/strong> per\u00f2 necessariamente la firma di numerosi documenti<\/strong>, alcuni dei quali legati al settore, al ruolo e alle policy aziendali. Alcuni esempi sono il contratto di lavoro, l\u2019informativa sulla privacy, il modulo per la scelta del fondo di previdenza complementare, la dichiarazione di presa visione di regolamenti aziendali, l\u2019NDA, moduli relativi alla formazione sulla sicurezza ecc. <\/p>\n Gestire la sottoscrizione di tutti questi documenti tramite firma elettronica, che consente anche di far sottoscrivere pi\u00f9 documenti alla volta<\/strong>, migliora l\u2019esperienza del dipendente, velocizza il processo e riduce l\u2019impegno dell\u2019amministrazione.<\/p>\n L\u2019utilit\u00e0 della firma elettronica nella gestione documentale non si esaurisce nella sola fase di onboarding. Durante la permanenza in azienda un lavoratore avr\u00e0 necessit\u00e0 di firmare numerosi altri documenti e affidarsi a una modalit\u00e0 digitale far\u00e0 risparmiare tempo e denaro in ciascuna occasione.<\/p>\n Alcuni esempi di documenti da poter sottoscrivere con questa modalit\u00e0 sono le lettere di aumento dello stipendio o gli aggiornamenti delle policy aziendali, come quella relativa allo smart working.<\/p>\n Questa funzionalit\u00e0 risulta utile anche in fase di offboarding<\/strong>, quando a un dipendente in fase di uscita pu\u00f2 essere richiesta la firma di qualche documento, per esempio la lettera di restituzione delle dotazioni e del badge aziendale.<\/p>\n Tutti i documenti firmati attraverso i workflow di una piattaforma HRM confluiscono nella scheda del dipendente<\/strong> in perfetto ordine.<\/p>\n In molte aziende, l\u2019assegnazione delle dotazioni ai dipendenti \u00e8 un passaggio delicato che pu\u00f2 beneficiare di maggiore ufficialit\u00e0 e sicurezza. <\/p>\n Da un lato, le aziende che assegnano benefit dal notevole valore economico<\/strong> vogliono limitare il rischio di mancata restituzione da parte dei dipendenti.<\/p>\n Dall\u2019altro, l\u2019assegnazione dei dispositivi di protezione individuale<\/strong> (DPI) \u00e8 strettamente legata al rispetto delle normative sulla sicurezza e alla tutela della salute dei lavoratori ed \u00e8 interesse di un\u2019impresa e dei propri dipendenti tutelarsi al massimo.<\/p>\n Far firmare ai dipendenti una lettera di accettazione delle dotazioni permette di tenere traccia del processo<\/strong> e conferirgli ufficialit\u00e0, evitando che in futuro possano insorgere dissidi e contestazioni.<\/p>\n Sfruttando i workflow dei software HR questa attivit\u00e0 pu\u00f2 essere svolta in pochi click e in maniera automatica e puntuale, scongiurando errori e dimenticanze ed evitando di richiedere al dipendente e all\u2019amministrazione uno sforzo burocratico proibitivo. <\/p>\n Un processo sempre pi\u00f9 diffuso nelle aziende che pu\u00f2 beneficiare dell\u2019utilizzo delle firme elettroniche \u00e8 la valutazione MBO<\/a>.<\/p>\n Assegnare obiettivi quantitativi ai dipendenti e legarli alla retribuzione variabile \u00e8 infatti una prassi in crescita non solo nelle multinazionali ma anche in medie e grandi aziende che vogliono avere maggiore elasticit\u00e0 nelle spese e premiare i dipendenti migliori.<\/p>\n La valutazione MBO coinvolge tipicamente il management aziendale<\/strong> e ha un impatto diretto sia sulle buste paghe dei dipendenti<\/strong> che sulle spese aziendali<\/strong>.<\/p>\n \u00c8 abbastanza naturale quindi che le aziende preferiscano certificare il processo sottoponendo alla firma del lavoratore la lettera di assegnazione degli obiettivi<\/strong> e\/o quella di consuntivazione dei risultati<\/strong>.<\/p>\n La prima lettera riporta una sintesi degli obiettivi \u2013 aziendali e individuali \u2013 assegnati al dipendente, con il \u201cpeso\u201d che hanno nel calcolo del risultato finale e i risultati minimi, in target e massimi da raggiungere.<\/p>\n La seconda riassume i risultati raggiunti e l\u2019ammontare del payout (premio) destinato al lavoratore.<\/p>\n Anche in questo caso, il ricorso alla firma elettronica permette di dare valore legale a un processo senza appesantirlo e rallentarlo<\/strong>.<\/p>\n Complice la diffusione del lavoro ibrido e da remoto, in molte aziende la formazione online ha ormai superato quella in presenza<\/strong>. Questo ha fatto nascere la necessit\u00e0 di certificare la partecipazione<\/strong> dei dipendenti a un corso virtuale.<\/p>\n Per la formazione on-demand questo \u00e8 reso possibile dalla tecnologia SCORN <\/strong>e da altri protocolli equivalenti, presenti nelle principali piattaforme di eLearning<\/strong>.<\/p>\n In tutti gli altri casi, per certificare la partecipazione dei lavoratori le aziende possono richiedere loro di firmare un registro virtuale in pochi click<\/strong>. Una funzionalit\u00e0 oggi presente in alcuni LMS come Altamira Learning<\/a>.<\/p>\n Un\u2019altra applicazione della firma elettronica nella formazione \u00e8 legata alla sottoscrizione di certificazioni e attestati di partecipazione<\/strong> rilasciati dagli enti di formazione.<\/p>\n Un metodo rapido ed efficiente per dare maggiore valore legale ai corsi erogati a distanza.<\/p>\n I processi HR prevedono una forte interazione con candidati e dipendenti e lo scambio continuo di documentazione<\/strong>.<\/p>\nProcesso di assunzione<\/h2>\n
Onboarding e gestione documentale<\/h2>\n
Assegnazione delle dotazioni<\/h2>\n
Valutazione MBO<\/h2>\n
Formazione<\/h2>\n
Conclusioni<\/h2>\n