Una procedura cos\u00ec fondamentale non pu\u00f2 e non deve essere lasciata al caso ma va pianificata con attenzione, nelle piccole come nelle grandi imprese<\/strong>.<\/p>\n Le aziende grandi e strutturate, che inseriscono centinaia di nuove figure l\u2019anno, hanno bisogno di un processo di onboarding rodato ed efficiente, perfettamente oliato e che non richieda uno sforzo eccessivo all\u2019ufficio HR.<\/p>\n Ma anche le realt\u00e0 molto piccole non devono affidarsi all\u2019improvvisazione. Del resto, quando si \u00e8 in pochi ogni dipendente \u00e8 determinante per il futuro dell\u2019azienda e va compiuto ogni sforzo per fidelizzarlo.<\/p>\n Di seguito, trovi 10 consigli per rendere pi\u00f9 efficiente il tuo piano di onboarding<\/strong>.<\/p>\n Affrontare il primo giorno di lavoro in una nuova azienda non \u00e8 mai facile. Per questo, \u00e8 buona norma comunicare con anticipo al nuovo arrivato il programma della giornata, in modo che sappia gi\u00e0 cosa lo attende.<\/p>\n Qualche giorno prima dell\u2019inizio del contratto della nuova figura conviene quindi inviare una email contenente:<\/p>\n L\u2019email pu\u00f2 anche essere accompagnata da un SMS o un messaggio WhatsApp.<\/p>\n Se la sede dell\u2019azienda \u00e8 un labirinto di uffici, sale riunioni e postazioni varie, al suo arrivo \u00e8 sempre meglio condurre il dipendente in un breve tour. <\/p>\n Approfitta di questa circostanza per presentarlo ai membri del team<\/strong> con cui dovr\u00e0 confrontarsi pi\u00f9 spesso e assicurati che sia in grado, perlomeno, di recarsi al bagno e alla macchinetta del caff\u00e8 senza perdersi.<\/p>\n Nel caso di onboarding di un dipendente da remoto, questa fase pu\u00f2 essere sostituita da una riunione online<\/strong> nella quale presentare i colleghi con cui si trover\u00e0 a interagire nei giorni seguenti. Gli spazi a disposizione del personale, invece, potrebbero essere mostrati in un video di benvenuto<\/strong> caricato sulla piattaforma HR aziendale.<\/p>\n Se l\u2019azienda \u00e8 dotata di rilevatori di presenze<\/a>, fai trovare gi\u00e0 pronto il suo badge<\/strong>. Che sia un cartellino, un \u201cportachiavi\u201d o un codice da digitare, assicurati che possa mettersi subito in regola con le timbrature.<\/p>\n Fornire il badge \u00e8 particolarmente importante quando questo \u00e8 utilizzato anche per il controllo accessi<\/strong>. In questo modo il neoassunto pu\u00f2 recarsi da subito nelle aree a cui \u00e8 autorizzato senza dover dipendere da altri.<\/p>\n Se il nuovo dipendente lavora da remoto e ha necessit\u00e0 di timbrare ogni giorno, forniscigli subito gli strumenti per farlo. Crea il suo account <\/strong>sul software di rilevazione presenze<\/a> aziendale e inviagli le credenziali di accesso insieme ad alcune indicazioni su come utilizzarlo e come scaricare eventuali app per smartphone.<\/p>\n \n Per il primo giorno di onboarding ti consigliamo anche di pianificare un incontro con un membro del team IT che guidi il dipendente all\u2019utilizzo degli strumenti, del computer e dei software di cui ha bisogno. In particolare, fai in modo che disponga da subito delle credenziali <\/strong>necessarie per accedere al sistema operativo, alla posta, ai software HR aziendali e a quelli specifici del suo ruolo.<\/p>\n Ancora pi\u00f9 importante \u00e8 che tutti quei lavoratori che hanno bisogno di dispositivi di protezione individuale (DPI)<\/strong> per svolgere il proprio lavoro in sicurezza li ricevano il prima possibile, senza possibilit\u00e0 d\u2019errore.<\/p>\n Per migliorare l\u2019affidabilit\u00e0 di questo processo e semplificarne la gestione puoi sfruttare le automazioni del tuo software HR<\/strong>.<\/p>\n Su Altamira HRM, per esempio, le dotazioni vengono assegnate in automatico a un nuovo dipendente in base al suo ruolo o ai rischi associati alle sue mansioni, con un sistema di notifiche<\/strong> che avvisa al momento giusto chi ha il compito di consegnarle.<\/p>\n La burocrazia in Italia \u00e8 talmente complessa che probabilmente il primo giorno di lavoro ci saranno ancora carte da firmare e formalit\u00e0 da espletare. Lascia una finestra di tempo ragionevole al nuovo dipendente per analizzare il materiale e indicagli una figura di riferimento per chiarimenti tecnici, come un consulente del lavoro.<\/p>\n Questa fase pu\u00f2 essere ridimensionata notevolmente mettendo in piedi un sistema di pre-onboarding<\/strong>. Nel tempo che intercorre tra la firma e il primo giorno di lavoro potresti infatti sfruttare il tuo sistema HR per inviare materiale da visionare e\/o firmare elettronicamente<\/strong> e per raccogliere i documenti del neoassunto, in modo che queste formalit\u00e0 siano gi\u00e0 state espletate prima ancora di mettere piede in azienda.<\/p>\n Alcune aziende (soprattutto startup e multinazionali) accolgono i nuovi dipendenti con un welcome pack<\/strong> che li attende sulla scrivania, sotto forma di bag o zaino.<\/p>\n Contengono principalmente opuscoli, brochure aziendali e altro materiale informativo utile, ma anche gadget e accessori (penne, agende, bloc notes) con il logo aziendale.<\/p>\n Sul contenuto ci si pu\u00f2 sbizzarrire: l\u2019azienda potrebbe, per esempio, piantare un albero per ogni nuovo dipendente e consegnarne l\u2019attestato in questa occasione.<\/p>\n Una sorpresa sempre gradita, che pu\u00f2 essere mandata per posta a chi collabora da remoto.<\/p>\n Nulla vieta, inoltre, di creare un kit di benvenuto digitale<\/strong>: meno appariscente forse, ma anche pi\u00f9 ecologico!<\/p>\n Un altro consiglio da valutare per il successo del tuo piano di onboarding riguarda l\u2019introduzione della figura del tutor in azienda. <\/p>\n Questa figura pu\u00f2 infatti risultare fondamentale per la buona riuscita di una procedura di inserimento, rispondendo a tutti quei dubbi e quelle incertezze che sorgono sempre nelle prime settimane in una nuova realt\u00e0. Un buon tutor non deve essere soltanto competente e in grado di rispondere a qualunque domanda tecnica, ma anche possedere doti comunicative e relazionali. La sua presenza pu\u00f2 essere rassicurante <\/strong>per il neoassunto, che si sentir\u00e0 pi\u00f9 libero di esprimersi con un tutor di quanto lo sarebbe con il proprio superiore. <\/p>\n Oltre al tutor si pu\u00f2 pensare di prevedere anche un buddy<\/strong>, una figura pi\u00f9 informale che aiuti il nuovo collega a inserirsi pi\u00f9 facilmente nelle dinamiche dell\u2019ufficio e nella cultura aziendale. Il buddy pu\u00f2 benissimo appartenere a una business unit diversa, portando un punto di vista e competenze diverse.<\/p>\n Figure di questo tipo sono ancora pi\u00f9 utili per i dipendenti che frequenteranno poco l\u2019ufficio: coltivare le relazioni e stimolare la retention di questi colleghi \u00e8 infatti pi\u00f9 complesso e richiede iniziative strutturate.<\/p>\n A seconda della figura, della seniority e dell\u2019azienda, il nuovo arrivato potrebbe aver bisogno di un piano di formazione interna pi\u00f9 o meno profondo per potersi dedicare con piena padronanza alle proprie mansioni. Perch\u00e9 il compito non risulti troppo gravoso per i suoi colleghi, \u00e8 sempre meglio cercare di coinvolgere il maggior numero di persone possibile.<\/p>\n In Altamira, quando viene assunto un nuovo dipendente abbiamo l\u2019abitudine di organizzare un calendario di lezioni con colleghi di tutte le business unit<\/strong>: amministrazione, sales&marketing, supporto clienti, consulenza applicativa, sviluppo ecc. In questo modo il nuovo arrivato ha modo di studiare \u2013 con la calma necessaria ad assimilare per bene nozioni spesso complesse \u2013 i nostri software e l\u2019attivit\u00e0 aziendale da ogni angolazione e di imparare a conoscere meglio tutto l\u2019organico.<\/p>\n Sapere ci\u00f2 che sta a monte e a valle del suo lavoro serve a fargli comprendere maggiormente la filosofia aziendale, ad aumentare l\u2019engagement e a permettergli di interagire con tutti gli stakeholder con una visione ampia e la massima padronanza dell\u2019argomento.<\/p>\n Con questa modalit\u00e0 inseriamo con successo sia colleghi e colleghe che frequentano l\u2019ufficio quotidianamente che chi lavora a 1000 km di distanza da Milano.<\/p>\n Gestire piani formativi \u00e8 pi\u00f9 semplice se si fa ricorso a un LMS<\/strong>, che permette di creare percorsi dedicati a ciascun ruolo e di pianificare facilmente il calendario delle lezioni.<\/p>\n Una delle cose che scoraggia maggiormente i nuovi assunti \u00e8 non sapere esattamente cosa ci si aspetti da loro. Tra le prime attivit\u00e0 in programma nel tuo piano di onboarding deve quindi esserci un incontro del nuovo arrivato con il suo manager per definire insieme gli obiettivi per l\u2019anno<\/strong>, o il semestre, sia a livello qualitativo che quantitativo.<\/p>\n Il processo assume maggiore valore quando l\u2019azienda attua un programma strutturato per la valutazione degli obiettivi \u2013 o addirittura un sistema MBO<\/a> con premi legati al raggiungimento dei risultati \u2013 ma anche una semplice \u201clista della spesa\u201d che aiuti il neoassunto a inquadrare le priorit\u00e0 su cui concentrarsi pu\u00f2 fare meraviglie nel facilitare il suo inserimento e aiutarlo a raggiungere ottimi livelli di performance in pochi mesi.<\/p>\n Sul processo di definizione degli obiettivi si potrebbe scrivere un articolo a s\u00e9, e infatti lo abbiamo fatto: puoi trovarlo qui<\/a>.<\/p>\n \n Per i dipendenti che frequentano l\u2019ufficio, il primo giorno un pranzo informale con il team \u00e8 quasi d\u2019obbligo, cos\u00ec come altri momenti di socializzazione<\/strong> (per esempio una pausa caff\u00e8, un brindisi di benvenuto ecc.). Potr\u00e0 sembrare forzato, ma \u00e8 il modo migliore per iniziare a cementare i rapporti.<\/p>\n Ricavare questi momenti in una relazione esclusivamente online \u00e8 pi\u00f9 complesso e meno spontaneo, ma resta utile. <\/p>\n L\u2019importante \u00e8 costruire una cultura aziendale nella quale una chiamata su Teams non debba necessariamente essere legata a un obiettivo di business<\/strong>, ma possa servire anche per fare una pausa scambiando due chiacchiere con un collega.<\/p>\n Anche gli aperitivi virtuali collettivi possono essere divertenti!<\/p>\n Investire nella creazione di un piano di onboarding efficiente d\u00e0 enormi ritorni in termini di engagement e retention del personale<\/strong>.<\/p>\n1. Pianifica una email di benvenuto<\/h2>\n
\n
2. Offri un breve tour degli uffici<\/h2>\n
3. Consegna badge e strumenti di timbratura<\/h2>\n
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<\/p>\n4. Assegna strumenti di lavoro e dotazioni<\/h2>\n
5. Sbriga rapidamente le formalit\u00e0 burocratiche<\/h2>\n
6. Accoglilo con un kit di benvenuto<\/h2>\n
7. Associa un tutor<\/h2>\n
8. Disegna un piano di formazione dedicato all\u2019onboarding<\/h2>\n
9. Assegna gli obiettivi<\/h2>\n
![\"Obiettivo](\"https:\/\/www.altamirahrm.com\/wp-content\/uploads\/2019\/02\/Obiettivo_MBO.png\")
<\/p>\n10. Fissa anche appuntamenti informali <\/h2>\n
Conclusioni<\/h2>\n