Digitalizza la gestione delle note spese
Dai ordine ed efficienza alla gestione dei rimborsi in azienda. Grazie al nostro software per la gestione delle note spese puoi velocizzare il processo di creazione, invio ed approvazione di una nota spese, sfruttando la capacità della piattaforma di applicare le tue policy e calcolare automaticamente gli importi corretti.
Metti a disposizione una app intuitiva
Grazie alla app Altamira HRMobile, disponibile per smartphone Android e iOS, i tuoi collaboratori potranno creare una nuova richiesta di rimborso in pochi secondi, nel momento stesso in cui sostengono una spesa. In questo modo, si riducono errori e rischi di dimenticanze e si velocizzano i tempi di approvazione.
Crea e applica le policy sui rimborsi
Altamira Note Spese ti permette di ricreare le regole aziendali sui rimborsi, per quanto complesse siano. Puoi inserire limiti di spesa per determinate causali, stabilire che venga restituita una percentuale della spesa, definire il comportamento del sistema quando una richiesta non rispetta la policy ecc.
Tieni sotto controllo le spese aziendali
Gestire digitalmente il processo di creazione e approvazione delle note spese vuol dire anche disporre di tutti i dati sulle spese effettuate dai dipendenti e sui rimborsi erogati. Grazie al sistema di HR analytics integrato puoi quindi compiere analisi sulle spese sostenute, aggregandole anche per commessa o cliente.
Le caratteristiche del nostro software di gestione note spese
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Creazione e invio note spese
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Calcoli automatici
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App nativa
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Policy aziendali
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Veicoli aziendali
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Gestione valute
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Integrazioni
Creazione e invio note spese
Semplifica il processo di creazione delle note spese aziendali per i tuoi dipendenti. Grazie all’interfaccia intuitiva, all’applicazione automatica delle policy aziendali e ai vantaggi dei software in cloud il processo di richiesta di rimborso spese è rapido e indolore. Un risparmio di tempo prezioso che potranno dedicare alle loro attività.
Calcoli automatici
Gestire le note spese con un software in cloud come Altamira vuol dire anche ridurre gli errori e i tempi di rimborso. I calcoli vengono infatti eseguiti in automatico dalla piattaforma, tenendo conto delle policy aziendali sui rimborsi. Le note spese vengono inviate immediatamente in approvazione e, una volta approvate, comunicate al software paghe per l’aggiornamento dei cedolini.
App nativa
Utilizza l’app mobile di Altamira per la creazione rapida delle tue note spese. Puoi aggiungere il giustificativo alla nota fotografandolo con la camera dello smartphone e inviare la richiesta di rimborso in tempo reale, senza temere di smarrire scontrini e fatture. Gestire le richieste è altrettanto facile: il manager, l’amministratore o il responsabile HR vengono informati da una notifica e possono approvare o rifiutare con un click.
Policy aziendali
Utilizzi un regime di rimborso analitico, forfettario o misto? Nessun problema! Puoi ricreare la tua policy aziendale su Altamira Note Spese e il sistema la applicherà alle richieste dei dipendenti. In questo modo il software imporrà automaticamente, per esempio, il tetto massimo stabilito a una richiesta di rimborso che supera la cifra prevista dalla policy aziendale per quella tipologia.
Veicoli aziendali
Il nostro software di gestione delle note spese comprende anche un database dei veicoli aziendali. Le vetture sono assegnate ai dipendenti e per ciascuna di esse viene stabilito un coefficiente per il rimborso chilometrico. In questo modo la piattaforma calcola automaticamente il rimborso dovuto al dipendente per una trasferta in base all’itinerario indicato in nota spesa.
Gestione valute
Con la nostra soluzione software per la gestione delle note spese puoi amministrare i rimborsi in più valute e per gruppi di aziende. La piattaforma, inoltre, è perfettamente tradotta in 5 lingue (italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo) e può essere localizzata in altre 14, permettendoti di gestire una forza lavoro globale.
Integrazioni
Integriamo il nostro software per la gestione delle note spese al tuo sistema payroll in modo da comunicare automaticamente tutte le informazioni necessarie alla creazione di buste paga che tengano conto anche dei rimborsi da dare ai dipendenti.
Perché scegliere Altamira Note Spese
I vantaggi del nostro software per le note spese
- Metti ordine nella gestione delle note spese aziendali
- Migliora l’esperienza per i dipendenti
- Stabilisci il flusso di approvazione più efficiente
- Processa ogni tipo di spesa
- Tieni sotto controllo le spese aziendali
- Completalo con la suite HR di Altamira
- Crea un ecosistema integrato grazie alla API Altamira
Metti ordine nella gestione delle note spese aziendali
Metti ordine nella gestione delle note spese aziendali
Altamira Note Spese mette ordine nella gestione dei rimborsi delle spese di trasferta. I moduli compilati e i giustificativi allegati vengono archiviati in formato digitale sulla piattaforma, in perfetto ordine per poter essere recuperati anche a distanza di tempo. Filtri e opzioni di ricerca permettono di trovare le informazioni che servono e il cruscotto personale riassume la situazione per ogni dipendente.
Migliora l’esperienza per i dipendenti
Migliora l’esperienza per i dipendenti
Anticipare le spese di una trasferta è già un onere rilevante per un dipendente. Con il nostro software per le note spese semplifichi e velocizzi l’intero processo di rimborso, migliorando l’esperienza del personale. L’impegno per il dipendente è minimo: molte informazioni sono già precompilate dal sistema, che calcola il rimborso dovuto in base alla policy aziendale.
Stabilisci il flusso di approvazione più efficiente
Stabilisci il flusso di approvazione più efficiente
Grazie alle possibilità di configurazione dei workflow Altamira puoi disegnare scenari approvativi semplici e articolati, ricreando i processi della tua azienda. Puoi impostare un livello doppio di approvazione, delegare l’attività ai manager o far interfacciare i dipendenti direttamente con l’amministrazione e l’ufficio risorse umane. Puoi, inoltre, prevedere l’invio di notifiche personalizzate e l’integrazione con altri gestionali aziendali.
Processa ogni tipo di spesa
Processa ogni tipo di spesa
Il nostro software per le note spese aziendali consente ai dipendenti di inserire ogni tipo di spesa sostenuta in trasferta, utilizzando la lista di causali personalizzata per ciascuna azienda. La maschera di creazione della spesa varia a seconda della tipologia: per richiedere un rimborso chilometrico, per esempio, è necessario specificare l’itinerario percorso.
Tieni sotto controllo le spese aziendali
Tieni sotto controllo le spese aziendali
Gestire le note spese con un software moderno vuol dire anche poter analizzare tutti i dati archiviati, ottenendo insight preziosi sulle spese di viaggio effettuate dai dipendenti e sui costi per l’azienda. Una ricca libreria di report permette di analizzare la situazione secondo diversi parametri: business unit, commessa, cliente, tipologia di spesa, centro di costo ecc. Ogni azienda può, inoltre, creare i report di cui ha bisogno.
Completalo con la suite HR di Altamira
Completalo con la suite HR di Altamira
Digitalizzare le note spese del personale è solo il primo passo verso una gestione moderna delle Risorse Umane. Implementa altri prodotti della nostra suite e godrai di un’unica piattaforma con la quale gestire e sviluppare ogni aspetto del tuo capitale umano. Traccia le presenze e le assenze, archivia i documenti dei dipendenti, organizza i corsi di formazione e i percorsi di valutazione e fai selezione da un’unica interfaccia.
Crea un ecosistema integrato grazie alla API Altamira
Crea un ecosistema integrato grazie alla API Altamira
Crediamo che la gestione HR sia parte integrante del business aziendale, per questo abbiamo creato una piattaforma pronta a integrarsi agli applicativi che utilizzi. Grazie alla nostra API (Application Programming Interface) i tuoi programmatori possono realizzare sofisticati interscambi di dati, dandoti totale controllo su informazioni e processi. Come la piattaforma, anche l’API è personalizzabile sulle tue esigenze.
Completa le funzionalità del nostro software per la gestione note spese con gli altri moduli della suite Altamira HRM
Domande frequenti
Conosci meglio il nostro software per le note spese attraverso questa lista di domande e risposte.
Che cos’è un software per la gestione delle note spese?
Un software per la gestione delle note spese è una piattaforma che permette ai dipendenti di inserire e caricare le proprie spese aziendali, allegare i giustificativi e inviare richieste di rimborso in modo strutturato e conforme alle policy aziendali.
Allo stesso tempo, fornisce ai manager e all’amministrazione del personale gli strumenti per approvare le richieste rapidamente e tenere sotto controllo le spese dell’organico.
Quali sono i vantaggi di un software per la gestione delle note spese?
Un software per la gestione delle note spese aiuta le aziende e il personale a ridurre i tempi e gli errori nella compilazione e nella verifica delle note spese, velocizza i rimborsi, aumenta la trasparenza e facilita l’analisi dei costi aziendali.
Altamira Note Spese è adatto alla mia azienda?
Altamira Note Spese è un software adatto a qualunque azienda con più di 25 dipendenti. In particolare, è un’ottima scelta per le realtà che vogliono utilizzare un unico sistema per tutti i processi di amministrazione del personale. Di facile utilizzo e con costi proporzionati al numero di dipendenti, mette ordine in un processo spesso gestito con strumenti generici come Excel.
Posso integrare Altamira Note Spese al mio software paghe?
Sì, certo. Integriamo regolarmente il nostro software per la gestione delle note spese con i sistemi payroll del nostro cliente (o del suo consulente del lavoro). In questo modo le informazioni sulle spese e suoi rimborsi possono confluire automaticamente nell’elaborazione delle buste paga.
Posso ricreare le policy aziendali sui rimborsi su Altamira Note Spese?
Sì, con grande dettaglio. Ogni cliente può utilizzare le proprie causali di spesa e associarvi le proprie regole, per esempio prevedendo dei limiti massimi o medi a determinate spese o un rimborso fisso per altre. Si può anche specificare quale debba essere il comportamento della piattaforma quando una spesa non rispetta i parametri previsti.
Quali sono le funzionalità della app Altamira HRMobile per la gestione delle note spese?
Altamira HRMobile permette ai dipendenti di creare rapidamente una nota spese e di inserire tutti gli esborsi sostenuti in tempo reale. Basta creare una nuova spesa, fotografare e ritagliare il giustificativo e compilare pochi campi. L’app velocizza anche le approvazioni: una notifica push avvisa l’utente di una nuova richiesta di nota spese e basta un click per approvarla o rifiutarla.