Nella maggior parte delle aziende, gli stipendi sono il fattore che più contribuisce alle spese aziendali. Le imprese hanno quindi il massimo interesse a ridurre al minimo il margine di errore nella gestione delle buste paga dei dipendenti. Il modo migliore che hanno per farlo è dotandosi di un software paghe confacente alle necessità interne, che renda il lavoro del dipartimento preposto efficiente al 100%.
Le principali funzioni dei software paghe
Uno strumento di questo tipo consente di gestire su un’unica piattaforma la funzione fiscale, previdenziale e contabile per ogni dipendente o collaboratore subordinato per calcolare i salari, i contributi, gli scatti di anzianità di servizio, l’INAIL ecc.
Un software payroll consente, tra le altre cose, di:
- aggiornare facilmente l’anagrafica e i dati del personale;
- restare al passo con le nuove normative;
- personalizzare la gestione in funzione delle necessità della propria azienda;
- effettuare simulazioni di costi legati ai pagamenti dei dipendenti, limitando la possibilità di errori;
- gestire pratiche e pagamenti di imposte con gli uffici pubblici e non (di collocamento, INPS ecc.);
- amministrare contratti e cedolini;
- sommare gli straordinari, sottrarre le ferie godute o i permessi non retribuiti;
- calcolare contributi, imposte e scatti;
- evadere pagamenti di stipendi, TFR, incentivi, premi produzione ecc.;
- generare la documentazione legata alla situazione lavorativa personalizzata.
Come procedere alla selezione del software paghe
Grazie alle molteplici funzioni e possibilità, un software paghe facilita le mansioni del reparto preposto a tali incombenze e permette di avere un controllo maggiore sulle uscite economiche dell’azienda.
Ovviamente le esigenze di un reparto amministrazione di una piccola azienda sono diverse da quelle della grande industria, quelle di uno studio di commercialisti da quelle di un consulente del lavoro. Il CCNL del settore commercio comporta obblighi ed esigenze differenti rispetto alle direttive della cassa previdenziale di ingegneri e architetti, per esempio.
Al momento di selezionare il programma adatto alla propria attività bisogna tener conto, dunque, di fattori molto diversi, da quelli settoriali a quelli propri della singola realtà, dalle competenze specifiche alle capacità del reparto.
Di seguito ricordiamo i tre punti chiave da cui partire per selezionare il tuo nuovo software paghe:
- Sapere concretamente quali sono le esigenze e le difficoltà del tuo reparto HR. Seleziona i moduli effettivamente necessari, senza sovrastimare la spesa o sottostimare l’investimento acquistando un prodotto insufficiente.
- Avere ben presenti le proprie caratteristiche strutturali. Piccola, media o grande azienda, numero di dipendenti fissi e non ecc.
- Orientarsi su una tipologia di software. La prima scelta squisitamente tecnica da fare è tra software cloud e on-premise. Un prodotto custodito nel server locale dell’azienda non sempre è la soluzione migliore: ci possono essere problemi di sicurezza, di prestazioni della macchina sulla quale viene installato e di accesso, dato che al contrario dei software paghe in cloud non consente l’utilizzo in remoto.
In definitiva, parti dall’analisi delle tue esigenze e peculiarità per riuscire ad individuare il prodotto più giusto per la tua azienda.
Scritto ed elaborato da SoftDoit
