Introdurre un sistema di valutazione dei dipendenti in azienda è sempre un’operazione delicata. Il rischio, infatti, è che possa essere “rigettato” dall’organismo aziendale, restio a vederne i vantaggi e a modificare le proprie abitudini.
Questo fenomeno si verifica per tutti i nuovi processi aziendali, come l’introduzione di un nuovo CRM in azienda, l’adozione di nuove policy sulla sicurezza ecc.
Nel caso di un nuovo sistema di performance management per il personale, il rischio principale è che venga interpretato come una minaccia per lo status quo e un tentativo di identificare e punire i dipendenti meno produttivi.
In questo articolo abbiamo raccolto 10 consigli per tutte le aziende che hanno intenzione di introdurre un sistema di valutazione del personale. Seguendoli, il tasso d’adozione in azienda del nuovo sistema aumenterà!
1. Presentalo in maniera positiva e trasparente
Quando si avvia un sistema di valutazione del personale in azienda è fondamentale partire con il piede giusto. La prima cosa da fare è presentare il progetto ai dipendenti, mettendo in risalto tutti gli aspetti positivi e fugando sul nascere qualsiasi perplessità. In particolare, va sottolineato come non si tratti di un sistema punitivo ma di un sistema premiante, che favorisce il merito.
Un buon sistema di valutazione dei dipendenti, inoltre, non è rivolto al passato ma al futuro e ai miglioramenti che l’azienda e i singoli dipendenti possono ottenere.
Un sistema di valutazione non è solo una checklist annuale: è un processo strategico che deve allinearsi con obiettivi di business e favorire un dialogo continuo tra manager e collaboratore.
2. Calalo nella cultura aziendale
Assicurati che i parametri con i quali saranno valutati i dipendenti siano allineati con la cultura e la vision della tua azienda.
In questo modo i dipendenti potranno percepire il lavoro svolto nella creazione di un sistema specifico finalizzato al loro sviluppo. Per una azienda che fa della propria flessibilità un punto di forza, per esempio, avrebbe poco senso valutare i dipendenti anche in base alla loro puntualità a lavoro.
3. Forma i dipendenti
Un utilizzo corretto di un sistema di valutazione richiede un minimo di formazione sia per i dipendenti che, soprattutto, per i manager che si occupano delle eterovalutazioni. Uno dei principali limiti dei sistemi di valutazione di alcune aziende risiede, infatti, nel fatto che i manager non possiedono le competenze necessarie per procedere a valutazioni attendibili, oggettive e costruttive.
Per questo è fondamentale da un lato sviluppare queste loro soft skill, dall’altro adottare sistemi di valutazione con regole chiare e poco spazio per ambiguità. Così eviterai anche che i manager usino metri di valutazione diversi nelle loro valutazioni.
In alcune organizzazioni, per esempio, potrebbe essere conveniente adottare un sistema di valutazione delle competenze basato sui comportamenti osservabili. In questo modo il valutatore non dovrà dare un voto a una competenza astratta, ma più semplicemente giudicare la frequenza con cui il valutato adotta un certo comportamento.
Qualunque sia la scala di valutazione utilizzata conviene comunque affiancare al giudizio anche un commento testuale, che consenta al valutato di comprendere meglio dove ha fatto bene e dove può migliorare.
4. Fai partire il processo dall’alto
Molte aziende decidono, a nostro avviso a ragione, di avviare il nuovo sistema di valutazione dei dipendenti in maniera progressiva, partendo dal management.
In questo modo da un lato la direzione dà il buon esempio a tutti i dipendenti, dall’altro hai la possibilità di affinare i processi su un numero ridotto di dipendenti prima di estendere la pratica a tutti.
Un’alternativa altrettanto efficace è quella di condurre un progetto pilota su un ramo dell’organigramma, in modo da poter testare il sistema di valutazione su una rappresentanza eterogena della forza lavoro (dirigenti, manager di prima linea, operativi, stagisti ecc.).
5. Richiedi un impegno ragionevole
Una tendenza relativamente recente nel performance management – favorita dalla diffusione di app dedicate – è il passaggio da una valutazione annuale a un sistema di feedback più frequente.
Una tendenza che vede la sua estremizzazione nel continuous feedback o feedback continuo, un sistema in cui la valutazione può avvenire in maniera spontanea e con frequenza anche giornaliera, così da migliorare engagement e tempestività.
Il nostro consiglio è quello di trovare un giusto equilibro tra un processo troppo sporadico, nel quale si rischia che il giudizio finale sia basato più sulle ultime impressioni che su quanto avvenuto nel corso di un anno, e uno troppo frequente, che richiede un carico di lavoro eccessivo e, di conseguenza, rischia di avere un alto tasso d’abbandono.
L’inserimento di uno o due momenti di review intermedi durante l’anno, per esempio, potrebbe bastare a migliorare sensibilmente la qualità del giudizio finale.
6. Prevedi un sistema di notifiche e reminder
Dipendenti e manager sono molto occupati e c’è il forte rischio che non rispettino le scadenze del processo di valutazione. Quando il sistema era basato su schede cartacee, questo rischio era quasi una certezza, con la conseguenza che il processo veniva sistematicamente abbandonato dopo pochi anni.
Grazie a un buon software di performance management puoi invece impostare una serie di notifiche che ricordano a tutte le parti (per esempio con una email) quando è giunto il momento di intervenire nel processo. Non solo: puoi associare i reminder anche alle azioni per lo sviluppo pianificate a seguito del processo di valutazione.
In questo modo manager e dipendenti sono esortati a dare effettivo seguito a quanto scritto nella scheda di valutazione, dando valore al lavoro svolto fino a quel momento.
7. Dai voce ai dipendenti
Più i collaboratori sono coinvolti attivamente nel processo di valutazione, maggiori saranno l’engagement e il livello di soddisfazione.
Opta quindi per un sistema che preveda la definizione condivisa degli obiettivi, l’autovalutazione da parte dei dipendenti e la possibilità per quest’ultimi di accedere liberamente e in qualsiasi momento al proprio percorso di valutazione.
Dovresti, inoltre, raccogliere periodicamente l’opinione dei dipendenti sul processo grazie a survey dedicate. Più il sistema di valutazione sarà apprezzato dal personale, maggiore sarà il tasso d’adozione.
8. Integralo con il sistema di formazione e di premi
Abbiamo già sottolineato come un sistema di valutazione dei dipendenti efficace debba mirare soprattutto allo sviluppo delle skill del personale. Esalta questo concetto integrando il tuo sistema di performance management con il piano di formazione aziendale, proponendo in automatico ai dipendenti i corsi da frequentare per migliorare o colmare i gap di competenze identificati.
Similmente, potresti collegare i premi aziendali al risultato ottenuto nel percorso di valutazione e visualizzare i possibili percorsi di carriera legati alle performance ottenute.
9. Dai gli strumenti giusti al management
Perché un sistema di valutazione sia davvero utile deve dotare il management e le Risorse Umane degli strumenti giusti per prendere decisioni informate. Indispensabile, quindi, la presenza di un sistema di report che fornisca informazioni precise e organizzate sulla matrice delle competenze aziendale.
Le decisioni su premi, promozioni, mobilità interna sono più efficaci e trasparenti se si basano anche sui dati.
10. Adotta un sistema flessibile
Applicare un unico criterio di valutazione a tutti i dipendenti, soprattutto in una media o grande azienda, sarebbe un grosso errore. Per alcuni potrebbe avere senso valutare solo le competenze, per altri gli obiettivi potrebbero essere solo quantitativi e non qualitativi ecc.
Il sistema di valutazione che adotti deve quindi essere declinabile in base al ruolo aziendale o ad altri fattori da te impostati. Per il dipartimento commerciale, per esempio, potrebbe essere utile costruire un sistema di valutazione MBO, mentre la linea produttiva potrebbe richiedere un maggior focus sulle competenze hard.
Senza contare che alla chiusura di un ciclo di valutazione deve sempre essere possibile apportare i cambiamenti necessari per affinare e aggiornare il sistema in vista del ciclo seguente.
Conclusioni
Avviare con successo un sistema di valutazione dei dipendenti richiede cura e attenzione, sia nella definizione del processo che nei confronti del personale.
Non si tratta solo di introdurre uno strumento o una procedura, ma di costruire un sistema che favorisca la crescita professionale e l’allineamento tra persone e obiettivi aziendali.
Quando il sistema di valutazione è ben progettato e presentato viene recepito positivamente dal personale, diventando un’opportunità per rafforzare la fiducia tra manager e collaboratori e migliorare competenze e performance.
In questo modo, la valutazione non è più un momento formale, ma parte integrante di una cultura HR orientata al miglioramento continuo.
