La definizione del piano ferie aziendale è spesso un’operazione delicata che richiede molto tempo e attenzione. Non è raro, infatti, essere costretti a rifiutare qualche richiesta di ferie e permessi per un giorno particolarmente ambito al fine di salvaguardare la produttività di un team o di un reparto.
Le dispute sulle ferie sono, d’altronde, una delle principali fonti di conflitto tra il personale.
Nel 2023, la redazione del piano ferie è resa ancora più complessa dall’alto numero di ponti e weekend lunghi e dalla diffusione del lavoro ibrido e da remoto.
I dipendenti, a volte presenti in ufficio a volte al lavoro da casa, hanno maggiori difficoltà nel coordinarsi.
Per arginare possibili problemi sul nascere quello che si può fare nella gestione del piano ferie aziendale 2023 è puntare sulla trasparenza, anche grazie al supporto della digitalizzazione.
Ecco come.
Trasparenza nella comunicazione
È importante che il personale sia informato in anticipo e con la massima trasparenza del tasso di assenza massimo consentito per ogni reparto e team, in generale e in date specifiche.
Fondamentale, inoltre, che sia stata stabilita una policy legata alle ferie e ai permessi, per assicurarsi che tutti sappiano quali sono i criteri dietro l’accettazione o il rifiuto di una richiesta. In questo modo saranno evitate sul nascere tante richieste improponibili, con un buon risparmio di tempo e di fatica da entrambe le parti.
Trasparenza nella assegnazione
Le ferie non devono essere assegnate nel segreto generale, ma è meglio mettere a disposizione del personale un calendario condiviso che permetta di tenere sotto traccia le ferie di tutti, o perlomeno del proprio team o reparto.
Un calendario condiviso è ancora più importante in questo periodo di forte smart working, che rende più complicato il coordinamento tra i colleghi.
I dipendenti saranno così spronati a trovare un accordo tra loro che sia il più soddisfacente possibile per tutti. Un ottimo strumento per rasserenare il clima in azienda!

Trasparenza nell’iter di approvazione
Basta ricorrere a email disorganizzate, chiacchiere scambiate nei corridoi e richieste su fogli di carta volanti nella gestione del piano ferie aziendale. Tutte le richieste di ferie e permessi – non solo quelle in corrispondenza di ponti – devono essere incanalate in un sistema autonomo e sicuro, che ne garantisca la giusta e immediata visibilità a chi di dovere. In tal senso, i software per la gestione di ferie e permessi più avanzati offrono soluzioni molto più efficienti rispetto ai vecchi fogli Excel o ai database Access. Il dipendente deve avere anche la possibilità di seguire l’iter di approvazione e di essere informato subito di qualsiasi decisione in merito.
Trasparenza nelle motivazioni
Nel caso in cui si debba respingere una richiesta, è sempre meglio informare il dipendente dei motivi che hanno spinto a tale decisione. Che la scelta finale sia dovuta a un eccesso di domande di ferie e permessi nella stessa giornata (capita soprattutto nei ponti e in corrispondenza delle festività più sentite) o a questioni più “tecniche” (per esempio, se non ha ancora maturato ferie), tenere il segreto sulle motivazioni servirà solo ad alimentare ricostruzioni errate.
Trasparenza nei conteggi
È fondamentale dare la possibilità a un dipendente di avere sempre sott’occhio tutti i valori relativi alle sue ferie e ai suoi permessi, senza costringerlo a ricercarli nel proprio cedolino, piuttosto complesso da interpretare.
Molti portali HR si integrano con il tuo sistema di paghe e riportano questi valori nelle schede personali di ciascun dipendente, insieme ad altre informazioni e a documenti utili.
I software di gestione ferie e permessi, inoltre, eseguono questo conteggio anche in autonomia.

Trasparenza nei periodi complessi
Com’è noto, l’organizzazione del piano ferie si fa complicata soprattutto in corrispondenza di ponti e festività. Molte aziende si affidano al first come, first served, ma si tratta di un metodo democratico soltanto in apparenza. Ci sono tantissimi motivi, familiari e non, per cui un dipendente possa essere impossibilitato a pianificare con molto anticipo le proprie ferie, con il risultato di essere sempre svantaggiato rispetto ai colleghi.
Meglio, quindi, adottare un criterio più sofisticato e “giusto”, che tenga conto di quanto avvenuto negli anni e nei ponti precedenti e della situazione complessiva di ogni team.
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