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Scegli la trasparenza nella gestione del piano ferie aziendale

Calendario piano ferie 2021

La definizione del piano ferie aziendale è spesso un’operazione delicata che richiede molto tempo e attenzione. Non è raro, infatti, essere costretti a rifiutare qualche richiesta di ferie e permessi per un giorno particolarmente ambito al fine di salvaguardare la produttività di un team o di un reparto.

Le dispute sulle ferie sono, d’altronde, una delle principali fonti di conflitto tra il personale.

Nel 2021, la redazione del piano ferie è resa ancora più complessa dal frequente ricorso al telelavoro e dalla situazione sanitaria.

Da un lato i dipendenti, per lo più non presenti in ufficio, hanno maggiori difficoltà nel coordinarsi, dall’altro c’è un rischio concreto che un collaboratore debba improvvisamente assentarsi per malattia, per sottoporsi a quarantena o per fare un tampone.

Per arginare possibili problemi sul nascere quello che si può fare nella gestione del piano ferie aziendale 2021 è puntare sulla trasparenza, anche grazie al supporto della digitalizzazione.

Ecco come.


Trasparenza nella comunicazione

È importante che il personale sia informato in anticipo e con la massima trasparenza del tasso di assenza massimo consentito per ogni reparto e team, in generale e in date specifiche.

Fondamentale, inoltre, che sia stata stabilita una policy legata alla emergenza sanitaria, per assicurarsi che tutti sappiano sempre come comportarsi. In questo modo saranno evitate sul nascere tante richieste improponibili, con un buon risparmio di tempo e di fatica da entrambe le parti.


Trasparenza nella assegnazione

Le ferie non devono essere assegnate nel segreto generale, ma è meglio mettere a disposizione del personale un calendario condiviso che permetta di tenere sotto traccia le ferie di tutti, o perlomeno del proprio team o reparto.

Un calendario condiviso è ancora più importante in questo periodo di forte smart working, che rende più complicato il coordinamento tra i colleghi.

I dipendenti saranno così spronati a trovare un accordo tra loro che sia il più soddisfacente possibile per tutti. Un ottimo strumento per rasserenare il clima in azienda!

calendario condiviso ferie
Per organizzare il piano ferie 2021 in modo da evitare di lasciare scoperte alcune attività non c’è nulla di più utile di un calendario condiviso per il team o business unit. Ecco un esempio da Altamira Ferie e Permessi.

Trasparenza nell’iter di approvazione

Basta ricorrere a email disorganizzate, chiacchiere scambiate nei corridoi e richieste su fogli di carta volanti nella gestione del piano ferie aziendale. Tutte le richieste di ferie e permessi – non solo quelle in corrispondenza di ponti – devono essere incanalate in un sistema autonomo e sicuro, che ne garantisca la giusta e immediata visibilità a chi di dovere. In tal senso, i software per la gestione di ferie e permessi più avanzati offrono soluzioni molto più efficienti rispetto ai vecchi fogli Excel o ai database Access. Il dipendente deve avere anche la possibilità di seguire l’iter di approvazione e di essere informato subito di qualsiasi decisione in merito.


Trasparenza nelle motivazioni

Nel caso in cui si debba respingere una richiesta, è sempre meglio informare il dipendente dei motivi che hanno spinto a tale decisione. Che la scelta finale sia dovuta a un eccesso di domande di ferie e permessi nella stessa giornata (capita soprattutto nei ponti e in corrispondenza delle festività più sentite) o a questioni più “tecniche” (per esempio, se non ha ancora maturato ferie), tenere il segreto sulle motivazioni servirà solo ad alimentare ricostruzioni errate.


Trasparenza nei conteggi

È fondamentale dare la possibilità a un dipendente di avere sempre sott’occhio tutti i valori relativi alle sue ferie e ai suoi permessi, senza costringerlo a ricercarli nel proprio cedolino, piuttosto complesso da interpretare.

Molti portali HR si integrano con il tuo sistema di paghe e riportano questi valori nelle schede personali di ciascun dipendente, insieme ad altre informazioni e a documenti utili.

I software di gestione ferie e permessi, inoltre, eseguono questo conteggio anche in autonomia.

Contatori Ferie
Inviare e approvare una richiesta di assenza è più semplice quando si ha visibilità sui residui a disposizione. Un esempio di richiesta inviata tramite Altamira Ferie e Permessi.

Trasparenza nei periodi complessi

Com’è noto, l’organizzazione del piano ferie si fa complicata soprattutto in corrispondenza di ponti e festività. Molte aziende si affidano al first come, first served, ma si tratta di un metodo democratico soltanto in apparenza. Ci sono tantissimi motivi, familiari e non, per cui un dipendente possa essere impossibilitato a pianificare con molto anticipo le proprie ferie, con il risultato di essere sempre svantaggiato rispetto ai colleghi.

Meglio, quindi, adottare un criterio più sofisticato e “giusto”, che tenga conto di quanto avvenuto negli anni e nei ponti precedenti e della situazione complessiva di ogni team.



Credito fotografico: ©cristianstorto/Adobe Stock

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