Software HRIS: caratteristiche, vantaggi e criteri di scelta

Immagina di dover digitalizzare tutti i processi HR della tua azienda.

Sceglieresti software diversi per ciascuna attività – per poi configurarli, integrarli tra loro e formare tutti i dipendenti sul loro utilizzo – o opteresti piuttosto per un sistema unico che copra ogni area, con il vantaggio di avere dati sempre aggiornati in tempo reale?

Se hai scelto la seconda opzione, non sei solo.

La sempre maggiore propensione delle aziende all’agile HR e al coinvolgimento dei dipendenti nei processi sono infatti alcuni dei motivi del successo dei software HRIS (Human Resources Information System).

Queste soluzioni permettono infatti alle aziende di effettuare su un’unica piattaforma sia la gestione del personale soft (ricerca, valutazione e sviluppo delle risorse) che quella hard (rilevazione presenze e distribuzione dei cedolini), riducendo le complessità e la curva di apprendimento.

In questo articolo puoi scoprire:

• Le principali tipologie di software HRIS
• Le aree di copertura dei software HRIS
• Le caratteristiche comuni
• Le feature più moderne
• I vantaggi dei sistemi HRIS
• I principali svantaggi dei software HRIS
• Come cercare un software HRIS
• Come scegliere il software HRIS adatto alla tua azienda
• Come avviene l’implementazione
• Conclusioni

Le principali tipologie di software HRIS

I software HRIS si dividono in due tipologie principali, che fanno riferimento alla modalità in cui gli applicativi vengono installati e resi disponibili alle aziende clienti.

Fino a una decina di anni fa, lo standard di riferimento per il settore HR era ancora l’on premise.

Le imprese acquisivano una licenza del software che veniva installato direttamente nei server aziendali. Se la prima fase – tra setup e costi di licenza – poteva essere molto costosa, il canone di mantenimento era poi piuttosto economico.

I software on-premise presentano però diversi svantaggi: non si prestano al self-service e al lavoro ibrido, devono essere aggiornati “manualmente” e vengono spesso ospitati su server con standard di sicurezza e compliance insufficienti.

Per questi e altri motivi il modello di riferimento è oggi il cloud. I software HRIS in cloud non hanno bisogno di installazione né del coinvolgimento del dipartimento IT, vengono aggiornati e manutenuti direttamente dal provider, permettono l’accesso agli utenti da qualunque dispositivo e vengono ospitati su piattaforme IAAS progettate per garantire alte prestazioni ed elevati standard di sicurezza.

Non sorprende quindi che oggi rappresentino quasi la totalità delle nuove installazioni, con quote di mercato in costante crescita destinate a ridurre considerevolmente quelle dell’on premise.

Esistono poi alcuni esempi di software HRIS open source, che consentono di risparmiare sul costo di licenza/canone a fronte di maggiori investimenti nei lavori di integrazione e configurazione.

In questo articolo ci soffermeremo sui software HRIS in cloud.

Le aree di copertura dei software HRIS

Come anticipato, gli HRIS supportano il dipartimento Risorse Umane nella maggior parte delle loro attività.

Un tempo esisteva una differenza piuttosto marcata tra i sistemi HRIS e quelli HRM (Human Resources Management) a seconda delle aree coperte da queste soluzioni.

Oggi la differenza è però talmente sfumata che gli stessi provider di suite HR complete definiscono indifferentemente le proprie soluzioni con entrambi gli acronimi.

Le principali aree coperte da un HRIS moderno sono le seguenti:

• Gestione dati, documenti e processi dei dipendenti. Un software HRIS si occupa di archiviare dati e documenti di tutti i dipendenti, dando loro accesso alla piattaforma. Permette inoltre di gestire l’intero ciclo di vita del dipendente, dall’assunzione al termine del rapporto di lavoro, digitalizzando i processi che lo riguardano (onboarding, assegnazione delle dotazioni, svolgimento delle visite mediche ecc.).
• Amministrazione del personale. Attraverso un HRIS si gestisce anche la rilevazione delle presenze del personale e la creazione del piano ferie. La maggior parte di questi sistemi si occupa anche delle retribuzioni dei dipendenti, per lo più in qualità di cruscotto attraverso cui comunicare informazioni sulla retribuzione e distribuire i cedolini prodotti da un software paghe.
• Formazione e sviluppo. Gli HRIS sono sistemi dedicati alla gestione dei dipendenti e alla loro crescita. Questa avviene principalmente in due modi: da un lato mappando le loro competenze, valutandole e assegnando loro degli obiettivi. Dall’altro sviluppando le loro competenze soft e hard tramite un piano di formazione online e in presenza.
• Talent acquisition. I migliori HRIS comprendono anche strumenti efficaci per il recruiting e l’employer branding, perfettamente integrati con il resto della piattaforma. In questo modo l’ufficio HR può gestire la transizione da candidato a dipendente in maniera fluida e senza necessità di inserire a mano i suoi dati.

Le caratteristiche comuni

Alcune caratteristiche sono comuni a quasi tutti gli HRIS sul mercato:

• Tracciamento di dati e modifiche. I sistemi HRIS tracciano automaticamente molte informazioni in un database in cloud, permettendo di creare uno storico di un elemento. Per esempio, l’evoluzione delle retribuzioni di un dipendente e le sue performance nei vari processi di valutazione o tutto il percorso di candidatura di un candidato.
• Accesso self-service. Tutti i dipendenti ricevono un account per accedere alla piattaforma e visualizzare le sezioni e i dati di loro competenza. L’accesso può avvenire con qualsiasi dispositivo dotato di browser.
• Possibilità di personalizzazione. La maggior parte degli HRIS sono in qualche modo personalizzabili, soprattutto nelle versioni dedicate alle grandi aziende. Il grado di personalizzazione può variare molto, da sistemi che danno soltanto la possibilità di accendere e spegnere alcuni campi a software HRIS completamente personalizzabili, in cui è possibile modificare radicalmente il comportamento della piattaforma tramite script e workflow.
• Motore di reportistica. Grazie all’enorme quantità di dati archiviati i software HRIS producono report di grande interesse per l’ufficio Risorse Umane e i manager. Nei sistemi più moderni anche questi possono essere personalizzati sulle esigenze aziendali.
• Sistema di notifiche. Grazie a un HRIS è più facile rispettare le scadenze e tenere sotto controllo la situazione. Si possono infatti impostare notifiche automatiche legate a processi e documenti e ricevere periodicamente informazioni su contratti e altri elementi che richiedono l’attenzione dell’ufficio HR.

Le feature più moderne

Se le caratteristiche elencate nel paragrafo precedente possono essere trovare in qualunque HRIS in cloud sul mercato, quelle seguenti appartengono a una cerchia più ristretta e rafforzano la capacità di questi sistemi di migliorare i processi aziendali e portare a un marcato risparmio di tempo.

• Motore di automazione e scripting. I sistemi HRIS si stanno evolvendo in una direzione precisa, quella dei workflow management system. Stanno cioè diventando sempre più efficienti nel creare processi digitali altamente automatizzati, che svolgono in automatico attività quali la generazione di un documento, l’invio di notifiche, lo scambio di dati con altri sistemi, l’esecuzione di uno script ecc.
• Single sign-on. Grazie al single sign-on si può accedere al proprio HRIS utilizzando il sistema di identificazione primario dell’azienda, come per esempio Microsoft 365 o Google Workspace. In questo modo non c’è bisogno di creare e manutenere credenziali per tutti i dipendenti.
• Firma elettronica. I software HRIS moderni permettono di firmare elettronicamente i documenti, eliminando un passaggio che costa tempo e fatica se gestito in maniera tradizionale. Lo fanno tramite sistemi di firma elettronica nativi o integrati.
• App nativa. Come sappiamo, gli HRIS in cloud possono essere utilizzati anche da smartphone. Questo può avvenire in due modi: con una grafica responsive della webapp cui si accede dal browser o con una app nativa da scaricare e installare. Il primo metodo può essere sufficiente in alcuni contesti ma ha comunque molti limiti rispetto a una app nativa. Quest’ultima, infatti, offre un’esperienza utente pensata esclusivamente per il mobile e può sfruttare tutte le caratteristiche degli smartphone: le notifiche push, l’utilizzo offline, il giroscopio ecc.





Una app nativa agevola le operazioni quotidiane dei dipendenti.



• IA. Gli HRIS stanno iniziando a utilizzare l’intelligenza artificiale per lo svolgimento di alcune attività. In particolare, per l’analisi dei CV e per il matching dei profili con gli annunci di lavoro.

I vantaggi dei sistemi HRIS

Passare da strumenti di gestione generici come i fogli Excel a un software HRIS porta una serie di vantaggi evidenti che vanno ben oltre l’investimento in tecnologia.

A beneficiare dell’upgrade tecnologico è in primo luogo l’ufficio HR, che può risparmiare tantissimo tempo grazie alla riduzione del data entry e ai tanti automatismi che snelliscono i processi.

Non solo: la qualità e l’integrità dei dati aumentano esponenzialmente, sia perché vengono tutti tracciati in automatico, sia perché sono i dipendenti stessi a poterli mantenere aggiornati nel tempo. La gestione dei dati avviene, inoltre, nel pieno rispetto della normativa GDPR, grazie ai tanti strumenti di gestione della privacy messi a disposizione dagli HRIS.

A beneficiare di questi sistemi sono anche manager e dipendenti, che hanno accesso a dati e informazioni un tempo custoditi dal solo reparto HR. Grazie ai software HRIS possono interagire nei processi che li riguardano ed essere più coinvolti nella vita aziendale.

Un software HRIS, così, supporta il lavoro ibrido e da remoto, consentendo di interagire e svolgere le attività di propria competenza da ovunque.

Un altro grande vantaggio, infine, è quello di dover formare il personale nell’utilizzo di un solo strumento, abbattendo i costi e i tempi di formazione.

La scelta di utilizzare un software HRIS per la gestione completa dei processi HR è una valida alternativa anche all’integrazione di diversi software verticali (per esempio un software di rilevazione presenze, uno per il recruiting, uno per la formazione ecc.).

Quest’ultima soluzione, infatti, ha il merito di mettere a disposizione strumenti ricchi di feature per ciascuna area, ma anche numerosi svantaggi:

• Alti costi di acquisizione e integrazione dei sistemi
• Più sistemi su cui ufficio HR, manager e dipendenti devono formarsi
• Più database da gestire
• Dati comunque meno aggiornati e integri rispetto a quanto possibile con un HRIS

I principali svantaggi dei software HRIS

Anche se hanno tanti vantaggi, i software HRIS non sono privi di rischi e controindicazioni.

Il principale è legato alla dipendenza da un unico software. Se si affidano tutti i processi a un solo sistema, infatti, il rischio è di trovarsi paralizzati nel momento in cui questo diventi per qualche motivo inutilizzabile. Va anche detto, però, che lo SLA (Service Level Agreement) garantito da queste soluzioni è altissimo, così come le percentuali di disponibilità del servizio che si avvicinano spesso al 100%.

Se non si programmano bene le attività e non si mappano con cura i processi, inoltre, gestire un cambiamento tecnologico così radicale può essere complesso. Il consiglio di molti produttori è quindi quello di procedere per gradi all’attivazione dei diversi moduli dell’HRIS.

Come cercare un software HRIS

La ricerca del miglior Human Resources Information System per le proprie esigenze può procedere attraverso diversi canali.

Il primo è sottoponendo una query (per esempio “software HRIS”) a un motore di ricerca come Google e Bing. I primi risultati presentati saranno tipicamente sponsorizzati (il fornitore paga per avere maggiore visibilità), mentre i successivi sono i cosiddetti risultati “organici”.

Visitando i siti di ogni fornitore ci si potrà fare un’idea della loro offerta, delle feature comprese e dei prezzi. Il materiale marketing di queste realtà è tipicamente ben curato e completo.

Un altro canale che gode di sempre maggiore visibilità è quello dei siti specializzati come Capterra. Questi aggregatori ospitano schede dedicate per ciascun software disponibile per le aziende, con tanto di immagini, video e recensioni. Si occupano anche di produrre articoli di confronto, come il caso di questo articolo di AppVizer sui software HRIS.

Un’altra fonte preziosa di informazioni sui sistemi HRIS sono anche gli eventi di settore. In questi appuntamenti – e soprattutto in quelli che adottano la formula del business matching, come il Richmond Human Resources Forum e il Global Summit Human Resources – è infatti possibile incontrare direttamente i produttori che partecipano come sponsor e farsi mostrare la loro offerta.

Un altro canale utile per informarsi sugli HRIS è il passaparola: chiedere cioè a colleghi che lavorano presso altre realtà se utilizzano un software di questo tipo e come si trovano.

Come scegliere il software HRIS adatto alla tua azienda

Una volta identificate le proprie esigenze e mappati i processi da digitalizzare, è il momento di scegliere la piattaforma HRIS più adatta per la tua azienda.

Ecco alcuni fattori che devi prendere in considerazione.

Dimensioni aziendali

Il tema della dimensione aziendale è doppio, dato che influenza sia il grado di complessità dei processi che il budget disponibile per digitalizzarli. Facciamo due esempi limite: se lavori in una microazienda di 8 dipendenti non avrai bisogno della complessità di Workday (un HRIS pensato per le multinazionali), mentre se stai facendo una ricerca per un’azienda da 150 dipendenti con processi evoluti non ti basteranno soluzioni smart ma poco configurabili pensate per le micro imprese.

Stato di partenza

Se vieni da una gestione dei processi HR molto rudimentale, con un forte ricorso a fogli Excel, database Access e software generici, l’ideale è partire con una piattaforma lineare e semplice da usare, che possa poi con il tempo essere personalizzata sui processi aziendali man mano che li ridefinirai per migliorarne l’efficienza. Se, invece, fai già uso di HRIS o soluzioni verticali integrate che però non ti lasciano del tutto soddisfatto dovrai analizzare l’offerta di mercato in ogni dettaglio per essere certo di implementare la soluzione giusta che elimini i difetti attuali.

Esperienza utente

La semplicità d’uso e la gradevolezza grafica di una piattaforma sono spesso i criteri più importanti per compiere la scelta finale tra le piattaforme che rispondono ai tuoi requisiti di riferimento. Strumento di lavoro quotidiano per l’ufficio Risorse Umane e punto di contatto tra azienda e dipendente, un software HRIS deve ridurre al massimo il numero di passaggi necessari per compiere un’attività ed essere facile da usare anche senza una formazione approfondita.

Funzionalità ricercate

A volte la scelta potrebbe essere determinata da necessità irrinunciabili. Per esempio:

• se la tua azienda lavora molto per commessa cercherai un sistema HRIS dotato di un robusto modulo timesheet
• se nella tua impresa si lavora per obiettivi sceglierai un sistema in grado di digitalizzare anche il processo di valutazione MBO
• se nella tua azienda le trasferte sono all’ordine del giorno ti soffermerai nell’analisi del modulo note spese.

Capacità d’integrazione

Molte aziende utilizzano l’HRIS come sistema Core aziendale, facendovi confluire cioè anche i dati di molti altri gestionali. Se è questa l’intenzione della tua azienda dovrai puntare su un sistema con forti capacità di integrazione tramite API e webhooks.

Assistenza

La qualità del servizio clienti è spesso un elemento determinante nel successo di un progetto di digitalizzazione HR. Da questo punto di vista, produttori locali di medie dimensioni tendono a essere più disponibili e flessibili rispetto a multinazionali (in cui l’assistenza è spesso delegata ai rivenditori) e micro imprese.

App mobile

Se la tua azienda ha una forte composizione di operai, commessi o altri dipendenti che non lavorano da una postazione informatica dedicata dovresti orientarti verso una soluzione dotata di app mobile per smartphone.

Come avviene l’implementazione

Una volta scelto un fornitore è ora di passare alla fase di implementazione della nuova piattaforma HR.

Se hai scelto un sistema “chiavi in mano”, non personalizzabile e del tutto self-service, questo sarà disponibile in pochi giorni e toccherà poi all’ufficio HR caricare i dati aziendali e completare il setup.

La maggior parte delle aziende opta però per sistemi personalizzabili e profondi, che richiedono un lavoro di configurazione a carico dei consulenti applicativi del fornitore.

In questi casi l’attivazione del prodotto segue tipicamente questa scaletta:

• Definizione del progetto
• Raccolta dei dati e dei desiderata aziendali
• Configurazione della piattaforma
• Test
• Messe a punto finali

Queste fasi possono svolgersi nell’arco di più settimane – con uno scambio continuo di comunicazioni tra il fornitore e l’ufficio HR aziendale – o concentrarsi in un periodo di tempo delimitato.

Quest’ultima modalità – simile a un onboarding – è attualmente in uso presso il team di consulenti applicativi di Altamira.

Va comunque sottolineato come qualunque progetto di configurazione di una piattaforma HRIS, per aver successo, necessiti della collaborazione attiva dell’azienda acquirente, che dovrà designare una o più persone con il tempo e le competenze necessarie per seguire il progetto.

Conclusioni

I software HRIS in cloud sono una scelta sempre più frequente tra le aziende, che preferiscono una soluzione unica per gestire più processi piuttosto che una faticosa integrazione tra più software.

Questi sistemi possono essere implementati in azienda in pochi mesi e portare a un grande aumento dell’efficienza dei processi.

Perché il progetto di digitalizzazione HR sia un successo occorrono però diversi elementi:

• Una corretta mappatura dei processi HR aziendali
• L’individuazione del partner tecnologico giusto
• Una presenza attiva durante l’implementazione della piattaforma HRIS
• Un servizio d’assistenza soddisfacente

Se vuoi vedere nel dettaglio come funziona un HRIS moderno, richiedi una dimostrazione gratuita di Altamira.

Credito fotografico: ©Andrii/Adobe Stock