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Gestione ferie e permessi: 9 motivi per renderla efficace

Gestione ferie e permessi

La gestione delle ferie e dei permessi è un processo HR che molte aziende tendono a sottovalutare.

Prova ne è il fatto che l’adozione di software specifici per questa attività sia poco diffusa.

Anche in aziende molto strutturate ci si affida ancora a email, fogli excel e chiacchierate in corridoio, aumentando così la fatica e il malcontento di tutte le parti coinvolte: manager, dipendenti e responsabili HR.

Eppure, una gestione ferie e permessi efficiente e moderna dà grandi vantaggi tangibili e intangibili a qualsiasi azienda.

Eccone alcuni.


Scongiura possibili freni alla produttività

Uno degli scopi principali di un buon piano ferie è quello di permettere a tutti i dipendenti di godersi il loro meritato riposo senza che la produttività dell’azienda venga compromessa.

Organizzarlo non è però affatto semplice, soprattutto nei periodi caldi come Ferragosto, Natale e i tanti possibili ponti.

Grazie a una buona policy e a strumenti moderni le aziende possono programmare il calendario ferie del personale fin dall’inizio dell’anno e mantenere sempre alta l’efficienza dei processi.

Importantissimo, da questo punto di vista, facilitare lo scambio tra dipendenti e manager e mostrare a calendario fin da gennaio i periodi di chiusura aziendale e quelli in cui è sconsigliabile assentarsi.


Migliora employer branding e retention del personale

Secondo un gran numero di sondaggi e statistiche, oggi il tempo libero è uno dei benefit e bonus più apprezzati dai lavoratori, soprattutto giovani.

Una policy sulle assenze molto flessibile e l’utilizzo di giorni di riposo extra come bonus diventano quindi uno strumento di employer branding, a volte determinante in fase di ricerca e selezione per convincere i talenti migliori.

Allo stesso modo, i dipendenti sono felici di rimanere in un’azienda nella quale è possibile pianificare le proprie ferie con largo anticipo e avere una risposta rapida anche su richieste dell’ultim’ora.


Tutela il benessere del personale

Ferie e permessi esistono per garantire ai lavoratori un periodo di riposo fondamentale per mantenere il loro benessere psicofisico e partecipare alla vita familiare e sociale.

Per questo è nell’interesse dell’azienda accertarsi che nessun collaboratore rinunci a dei giorni di riposo extra per troppi mesi, pena un inevitabile calo della produttività e della serenità sul lavoro.

Il collaboratore deve essere messo nelle condizioni di gestire con la massima flessibilità e autonomia eventuali contingenze familiari o personali.


Agevola la creazione dei cedolini

I conteggi delle ferie e dei permessi usufruiti mensilmente da ciascun dipendente sono elementi cruciali per la corretta elaborazione dei cedolini.

Le aziende che utilizzano software moderni come Altamira Ferie e Permessi possono comunicare facilmente e in maniera automatica al consulente del lavoro o al software paghe interno (mediante integrazione tecnologica) tutte le informazioni di cui hanno bisogno per elaborare buste paga prive di errori.

In questo modo gli addetti all’amministrazione del personale hanno più tempo da dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto.


Evita possibili sanzioni

In Italia come all’estero, le ferie sono un diritto irrinunciabile sancito dalla legge.

Al netto di modifiche date dalla contrattazione collettiva, ogni lavoratore ha diritto a un minimo di quattro settimane di ferie annue da godere entro 18 mesi dalla maturazione, due settimane delle quali devono essere usufruite in maniera continuativa.

Le norme da rispettare sono molteplici e i datori di lavoro che le infrangono o non consentono ai collaboratori di fruire del periodo minimo legale possono andare incontro a sanzioni amministrative.

Il datore di lavoro deve quindi poter tracciare e certificare l’utilizzo di ferie e permessi da parte dei dipendenti.


Facilita l’organizzazione del team

La gestione delle ferie e dei permessi è un punto focale nell’organizzazione del team.

Tra le responsabilità di un manager c’è quindi anche quella di approvare e organizzare il piano ferie della propria squadra, evitando che attività strategiche rimangano scoperte o che la produttività cali in un momento particolarmente delicato per il business.

Offrire un supporto tecnologico a queste figure già molto impegnate è fondamentale, sia per alleggerire il loro carico di lavoro sia per velocizzare i tempi di approvazione. Non va dimenticato, infatti, che dietro una richiesta di ferie di un dipendente può esserci l’urgenza di prenotare un volo o di approfittare di sconti e promozioni.


Segnala possibili criticità

Un’azienda che non monitora le presenze e le assenze dei propri dipendenti non ha modo di individuare problemi di assenteismo altrimenti evidenti.

Una gestione moderna e digitale delle ferie e dei permessi mette a disposizione di manager e responsabili HR una serie di report e statistiche che fanno emergere facilmente trend e anomalie in tempo reale.

Diventa così possibile accorgersi, per esempio, di dipendenti che si assentano sempre con scarso preavviso o in giorni specifici creando difficoltà al team o di manager che impiegano settimane ad approvare le richieste di assenza dei loro collaboratori.

In questo modo l’azienda ha la possibilità di prendere provvedimenti prima che sia troppo tardi.


Riduce i conflitti

Le ferie sono una delle principali cause di conflitto tra i dipendenti.

A chi spetta, quest’anno, la settimana di Natale? Chi ha fatto richiesta per primo per quel ponte?

L’assenza di una policy chiara su modalità e tempi di richiesta e sui criteri di approvazione può generare facilmente contrasti e gelosie. Conseguenze simili può causarle l’utilizzo di strumenti per il piano ferie che non garantiscono trasparenza.

Mettere a disposizione di tutti un sistema che traccia le richieste e mostra un calendario condiviso e trasparente tranquillizzerà i collaboratori sugli sforzi fatti dall’azienda per accontentare tutti ed essere il più possibile imparziali.

Un software per le assenze in self service, inoltre, consentirà ai colleghi di coordinarsi facilmente tra loro, evitando di inviare richieste destinate a essere respinte.


Evita spese impreviste

Una legge del 2003 ha introdotto in Italia il divieto di monetizzazione del periodo di ferie, eliminando quello che per alcune aziende diventava un problema economico serio.

Esistono tuttavia ancora due casi in cui, per legge, è possibile monetizzare le quattro settimane di ferie obbligatorie:

  • In caso di risoluzione del contratto.
  • Quando il contratto ha una durata inferiore a 1 anno.

Le aziende che vogliono evitare spese non preventivate dovrebbero quindi accertarsi che i dipendenti stiano usufruendo con regolarità delle ferie e dei permessi maturati.



Crediti fotografici: ©NewFabrika/Fotolia.

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