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Gennaio 26, 2023

10 modi in cui i software HR ti fanno risparmiare tempo

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Uno dei compiti principali dei software HR è quello di far risparmiare tempo ai professionisti delle risorse umane, ai manager e ai dipendenti in operazioni ripetitive e complesse, nell’analisi dei dati e nel rispetto di normative e scadenze.

I professionisti HR possono poi dedicare il prezioso tempo risparmiato da un lato ad attività strategiche e di pianificazione, dall’altro alla cura del rapporto con i candidati e con il personale.

Le funzionalità e le caratteristiche dei gestionali HR che portano un concreto risparmio di tempo sono moltissime. In questo articolo te ne presentiamo 10:



1. Il multiposting

Il multiposting è una di quelle funzionalità che rende i software per il recruiting (ATS) un must anche per le PMI.

Per ottenere un buon flusso di candidati è indispensabile, infatti, diffondere i propri annunci su un vasto network di motori di ricerca del lavoro, job board e social network.

Il sistema di multiposting ti permette di scrivere un annuncio una sola volta e pubblicarlo ovunque in pochi secondi. In questo modo si risparmiano decine di minuti per ogni posizione aperta e si ha il grande vantaggio di ricevere tutti i CV nello stesso database, abbattendo i tempi di screening.

Il tempo risparmiato nella pubblicazione di decine o centinaia di posizioni aperte l’anno equivale a diverse giornate di lavoro.



2. La firma elettronica

Lo scambio di documentazione da firmare tra amministrazione e personale può comportare lunghe attese e un forte spreco di tempo, soprattutto oggi che tanti dipendenti lavorano saltuariamente o costantemente da casa.

Per questo negli ultimi anni sono nati diversi provider di firma elettronica come DocuSign e Yousign, che sono stati integrati dalle suite di software HR più moderne.

Utilizzando questa funzionalità, lo scambio di documenti può avvenire rapidamente e in totale sicurezza anche tra più attori, con il dipendente che può firmare in pochi click anche documenti lunghi che richiedono numerose sigle, con un’esperienza utente gradevole ed efficace.



3. La digitalizzazione dei documenti

Passare a una gestione digitale di ogni documento che riguardi candidati e dipendenti porta numerosi vantaggi, tra cui un forte risparmio di tempo in attività quali:

  • Archiviazione
  • Ricerca
  • Firma
  • Condivisione
  • Aggiornamento
  • Gestione delle scadenze
  • Eliminazione


4. La capacità di calcolo

Se c’è una cosa in cui le macchine sono senza dubbio più brave di noi è la capacità di compiere rapidamente calcoli anche complessi.

I software HR sfruttano questa peculiarità per eliminare alcune incombenze per i professionisti HR, come il calcolo del bonus da assegnare a ogni dipendente a seguito di un percorso MBO, l’aggiornamento del monte ferie e permessi, il calcolo delle ore lavorate e di straordinario, il numero di buoni pasto maturati ecc.

In questo modo si ottiene un forte risparmio di tempo e maggiore precisione e affidabilità dei risultati.



5. La cancellazione automatica dei CV

Rispettare i tempi di data retention nei confronti dei candidati è un compito quasi impossibile senza il supporto di un buon software HR.

Eliminare manualmente il profilo di ogni candidato alla scadenza del tempo di conservazione dei dati indicato nell’informativa che gli hai sottoposto sarebbe infatti complicatissimo.

In questo caso un sistema automatico di cancellazione dei CV non solo fa risparmiare tempo all’ufficio HR, ma elimina anche il rischio di sanzioni.

Come funziona, tipicamente?

Il software calcola la data di scadenza del consenso dato dal candidato e 30-60 giorni prima di questa immette il suo profilo in un workflow di cancellazione. Prima dell’eliminazione del CV, il candidato riceve una o più email che lo invitano a rinnovare il consenso con un semplice passaggio. Se questo non avviene, al raggiungimento della data di scadenza il suo profilo viene rimosso.



6. Lo screening automatico dei CV

Lo screening automatico è un’altra funzionalità comune nei software per il recruiting che permette di ordinare i profili che hanno risposto a un annuncio in base alla loro aderenza ai requisiti richiesti.

Quando il numero di CV ricevuti per una posizione aperta è elevato questo sistema migliora la gestione del tempo, consentendo ai recruiter di iniziare la lettura dei curricula da quelli con il punteggio migliore.

In questo modo si continua a dare una chance a tutti i candidati, ma riservando maggiore attenzione a quelli più promettenti.

I vantaggi in termini di efficienza sono notevoli.



7. La mappa digitale delle competenze

La creazione di una mappa o matrice delle competenze è uno step dovuto per tutte le aziende che vogliono crescere e sviluppare appieno le potenzialità del proprio personale.

Crearla con il supporto di un software HR dà grandi vantaggi in termini di tempo e non solo:

  • Il gap tra le competenze richieste dal ruolo e quelle possedute da chi lo ricopre viene calcolato dal software.
  • Ogni cambio di ruolo o di organico viene riflesso automaticamente nella matrice.
  • Tutti i cambiamenti vengono tracciati dal sistema.
  • Si possono creare report partendo dai dati della mappa delle competenze.


8. I template

In molti software HR è possibile utilizzare dei template o modelli preconfigurati per evitare di redigere un documento dal principio.

I template possono essere utilizzati in tanti contesti, per esempio:

  • Per la redazione di un annuncio di lavoro che rispetti gli standard aziendali. In questo modo tutti gli annunci dell’azienda hanno una struttura e uno stile coerenti e le parti ricorsive, come la descrizione dell’azienda, sono già pronte per la pubblicazione.
  • Per l’invio di email preconfigurate a dipendenti e candidati, per esempio per il ritiro di una dotazione o per pianificare un colloquio.
  • Per la produzione di certificati e documenti interni, come l’attestato di partecipazione a un corso o la lettera di assegnazione degli obiettivi.


9 Lo scadenziario

Rispettare le scadenze – di documenti, certificazioni, visite mediche ecc. – è molto meno impegnativo se il software HR aziendale si occupa di inviare notifiche e avvisi per tempo.

In sistemi come Altamira HRM è anche possibile pianificare la ricezione periodica di un report con tutti gli elementi in scadenza.

Grazie a questa feature l’ufficio Risorse Umane deve dedicare meno tempo ai controlli e ottiene un miglior tasso di rispetto delle scadenze.



10 Il sistema di reportistica

L’analisi dei dati è una componente fondamentale per il successo di un’azienda e gli HR Analytics non sono un’eccezione.

Raccogliere e analizzare i dati legati alla gestione delle risorse umane con strumenti generalisti come i fogli Excel richiede però un enorme dispendio di tempo.

I software HR tracciano automaticamente i dati sul personale e la loro evoluzione, li classificano e li organizzano in grafici e report a cui puoi attingere senza il minimo sforzo, riducendo in modo drastico il tempo dedicato a queste attività.




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