Migliorare la formazione aziendale con i questionari di valutazione

Con i rapidi cambiamenti del mondo del lavoro attuale, la qualità del piano di formazione fa sempre più la differenza nel successo di un’azienda.

Uno degli strumenti più semplici ed efficaci per monitorare e migliorare l’efficacia formativa in azienda è il questionario di valutazione dei corsi.

Questo sondaggio, inviato ai partecipanti di un corso, restituisce infatti informazioni preziose che consentono al dipartimento HR di continuare a migliorare l’offerta formativa nel tempo.

Di seguito approfondiamo la conoscenza di questo strumento semplice ma efficace, che non dovrebbe mai mancare nella strategia di formazione aziendale.

Come strutturare un questionario di valutazione

Il questionario di valutazione dell’efficacia formativa consiste nell’invio di un sondaggio ai dipendenti che partecipano a un corso.

Per determinarne la struttura e scegliere le domande da porre bisogna per prima cosa avere chiari i motivi per cui si vuole condurre un sondaggio, quali sono le informazioni che si vogliono ottenere e quali azioni si prevede di svolgere sulla base di esse.

Per esempio, un questionario di valutazione potrebbe avere uno o più di questi scopi:

• Valutare la qualità dei docenti
• Valutare la qualità del materiale didattico
• Comprendere se il personale predilige corsi online, in presenza o blended
• Comprendere se i corsi richiedono un impegno eccessivo
• Capire se le competenze acquisite sono considerate importanti

Il numero, la forma e i contenuti delle domande del sondaggio dovrebbero quindi rispondere a questi scopi.

Il più delle volte il sondaggio di valutazione dei corsi viene inviato subito dopo la conclusione di un percorso di studio, in modo che le nozioni siano ancora fresche e il dipendente abbia avuto modo di visionare tutto il materiale didattico.

È comunque possibile inviare questionari anche in altri momenti, per esempio:

• durante un corso, in modo da avere la possibilità di intervenire prima della sua conclusione.
• prima dell’inizio di un corso, in modo da raccogliere le aspettative dei partecipanti, misurare le loro conoscenze antecedenti alla formazione ecc.

Per ottenere un alto tasso di risposta non bisogna esagerare con le domande. Di norma, è meglio restare al di sotto delle 10 domande e prevedere un impegno non superiore ai 5 minuti per l’inserimento delle risposte.

Bisogna prevedere almeno una domanda con risposta quantitativa, così da avere dati da poter misurare e mettere a confronto, e una sezione di commento libero, dove il dipendente possa aggiungere note su temi non coperti dalle domande del questionario.

Inoltre, almeno una parte dei risultati dovrebbe essere trasparente e disponibile per i dipendenti. Per esempio, rendendo pubblico un rating per ogni corso a catalogo.

I vantaggi dei questionari di valutazione dell’efficacia formativa

A fronte di investimenti ridotti, soprattutto se si utilizza l’LMS aziendale, i sondaggi di valutazione dei corsi forniscono enormi vantaggi alle aziende, che raccolgono informazioni utili per:

• Migliorare l’offerta formativa. Grazie ai voti e alle note dei partecipanti dei corsi è facile identificare i corsi più apprezzati e quelli deficitari e gli aspetti su cui intervenire. Si può quindi agire per migliorare i corsi meno performanti (per esempio sostituendo un docente, incrementando il materiale didattico, aggiungendo nuove lezioni, aggiornando i contenuti ecc.), eliminare quelli considerati obsoleti e proporre i corsi più apprezzati a un bacino più ampio di dipendenti. Una migliore offerta formativa porterà grandi benefici in fase di talent attraction e retention.
• Identificare nuove opportunità. Uno dei pregi dei sondaggi di valutazione dei corsi è quello di raccogliere commenti dei dipendenti che possono portare a grandi miglioramenti o persino a nuovi corsi a cui il dipartimento HR non aveva pensato. Se i contenuti di un corso vengono considerati troppo basici, per esempio, potrebbe aver senso introdurre un secondo corso di tipo avanzato.
• Aumentare l’engagement. I sondaggi di valutazione dell’efficacia formativa, soprattutto se seguiti da azioni concrete che facciano buon uso dei giudizi raccolti, fanno sentire i dipendenti maggiormente coinvolti ed elementi attivi nella definizione dell’offerta formativa aziendale.
• Ottimizzare il budget. Identificare i corsi migliori e i peggiori consente anche di ottimizzare le spese di formazione, investendo nei percorsi formativi più apprezzati dai dipendenti ed eliminando quelli che non portano alcun valore aggiunto.
• Aumentare l’offerta di corsi. La raccolta di tanti feedback positivi da parte dei dipendenti è un ottimo argomento da sottoporre al management per aumentare gli investimenti aziendali in formazione.

Gli strumenti a disposizione

I questionari di valutazione dell’efficacia formativa hanno il pregio di essere uno strumento accessibile a ogni azienda.

Le domande possono infatti essere inviate tramite semplici file di testo e i risultati archiviati in tabelle Excel. Questo metodo, per quanto economico, presenta forti limiti:

• Richiede un grande lavoro di data entry
• Le risposte arrivano via email e devono essere organizzate
• Le statistiche possono essere ricavate solo organizzando tutti i dati su fogli elettronici
• Non si possono strutturare diversi livelli di accesso ai dati
• I risultati non sono a disposizione dei dipendenti
• Non si possono prevedere notifiche automatiche per ricordare ai dipendenti di completare i questionari
• Il processo non offre un’esperienza utente soddisfacente

Per svolgere i questionari di valutazione dei corsi in maniera professionale le aziende possono ricorrere ad altri strumenti:

• Software dedicati alle survey
• LMS (Learning Management System) dotati di questa feature

Gli strumenti che appartengono alla prima categoria – il più famoso è probabilmente SurveyMonkey – hanno il vantaggio di essere specializzati in quest’ambito e offrire una vasta gamma di opzioni. Possono raccogliere il feedback in molteplici formati e da numerose fonti e forniscono tanti strumenti di analisi per sviscerare i risultati in ogni dettaglio.

I Learning Management System offrono opzioni più semplici sulla strutturazione delle domande e sull’analisi delle risposte, ma hanno il notevole vantaggio di integrare questo processo a tutte le attività di gestione della formazione aziendale. I risultati dei sondaggi vanno quindi ad arricchire ulteriormente di informazioni le schede dei corsi che contengono la lista degli iscritti, il calendario delle lezioni, il materiale didattico, l’esito degli esami, il budget impiegato ecc.

Con un software per la formazione si può inoltre prevedere che l’invio del questionario avvenga automaticamente al completamento di un corso e che i risultati vengano mostrati – interamente o in parte – anche ai dipendenti.

30 domande per questionari di valutazione dei corsi

Comporre il giusto questionario non è semplice, anche perché personalizzarlo per ogni corso può diventare impegnativo se l’azienda ne offre decine o centinaia l’anno.

Ecco alcune domande che potrebbero essere d’ispirazione nella creazione di un sondaggio sulla qualità della formazione.

1. Il corso è stato all’altezza delle tue aspettative?
2. Quanto sei soddisfatto di questo corso?
3. Quanto raccomanderesti questo corso a un tuo collega?
4. Il materiale didattico era adeguato al tuo livello di conoscenza?
5. La piattaforma è stata semplice da utilizzare?
6. Gli obiettivi del corso sono stati illustrati chiaramente prima del suo inizio?
7. Il corso ha mantenuto un alto livello di coinvolgimento in tutte le sue sezioni?
8. Quanto sei soddisfatto del materiale didattico messo a disposizione?
9. C’era una quantità sufficiente di materiale audio e video tra i contenuti del corso?
10. Nel complesso, quanto è stato coinvolgente il corso?
11. Il corso trattava l’argomento in modo abbastanza approfondito?
12. Hai notato delle ripetizioni superflue?
13. Quali sezioni del corso ti sono sembrate meno curate e perché?
14. Hai trovato difficoltà nel seguire il corso?
15. Quanto tempo hai impiegato a completare il corso, includendo i progetti da svolgere e gli esami?
16. Che punteggio daresti alla preparazione del tuo docente?
17. Che punteggio daresti all’empatia del tuo docente?
18. Il docente ha risposto alle tue domande in tempi rapidi?
19. Ricevere un certificato al termine del corso ti avrebbe incentivato maggiormente?
20. Quanto è importante che il corso fornisca una certificazione?
21. Frequenteresti un corso come questo se non fosse obbligatorio?
22. Hai raggiunto gli obiettivi di apprendimento che ti eri posto?
23. Che cambiamenti apporteresti al corso?
24. Ti sembra che la formazione online e on demand sia più efficiente?
25. Pensi che la formazione in presenza sia più efficace?
26. Elenca gli aspetti del corso che hai apprezzato di più.
27. Ti sembra che l’impegno dedicato alla formazione abbia interferito con il tuo lavoro quotidiano?
28. Credi che ti sarebbe utile approfondire ulteriormente l’argomento?
29. Avresti voluto ricevere ulteriore materiale da consultare alla fine del corso?
30. Quanto pensi che le nuove competenze acquisite ti saranno d’aiuto nel tuo lavoro?

Altri strumenti di valutazione dell’efficacia formativa

Il questionario di valutazione dei corsi non è l’unico strumento con cui ottenere informazioni sull’efficacia ed efficienza del piano di formazione aziendale.

I risultati migliori si ottengono con un utilizzo combinato di più strumenti, tra cui:

• Quiz ed esami di fine corso per valutare il grado di apprendimento
• Raccolta dei feedback dei manager per valutare i miglioramenti sul lavoro
• Risultati del processo di valutazione delle competenze
• Dati quantitativi sulle performance lavorative post formazione
• Risultati di business, come il taglio dei costi, l’aumento della produttività ecc.

Non solo per la formazione

Molte delle indicazioni date in questo articolo si applicano con altrettanta efficacia ad altri tipi di questionari che possono essere proposti ai dipendenti e non solo.

Alcuni esempi sono:

• Questionario di soddisfazione dei candidati
• Questionario di soddisfazione per il processo di valutazione
• Questionario di soddisfazione degli hiring manager
• Questionario di soddisfazione dei dipendenti
• Questionario di uscita (Exit Interview)

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