Il lavoro ibrido e flessibile funziona? L’esperienza di Altamira

In questi mesi in tutta Italia, e in particolare a Milano, si parla di una lenta marcia indietro di tante aziende sul tema del lavoro ibrido.

Una mossa che sembra in contrasto con i tanti studi condotti negli ultimi anni, che hanno identificato molti più vantaggi che svantaggi per le imprese che decidono di dare maggiore autonomia ai dipendenti nella scelta del luogo da cui lavorare.

Per contribuire alla discussione sul tema, ci è sembrato utile fare il punto sull’esperienza di Altamira, una azienda italiana di HR Tech nella quale da ormai quasi 3 anni vige una modalità di lavoro totalmente ibrida e flessibile.

Un’esperienza, fin qui, ampiamente positiva.

Genesi e risultati

Come la stragrande maggioranza delle aziende italiane, prima della pandemia in Altamira vigeva una concezione tradizionale del lavoro in ufficio. Tutti i collaboratori si recavano in ufficio (in centro a Milano) per le canoniche otto ore di lavoro ed era in corso soltanto una timida sperimentazione di smart working.

Come per la stragrande maggioranza delle aziende italiane, per via del lockdown del 2020 anche in Altamira si è passati rapidamente a una modalità di lavoro full remote.

A differenza di molte altre aziende, però, una volta eliminati i divieti a recarsi in ufficio, la policy sul lavoro agile di Altamira è rimasta estremamente flessibile: da accordo firmato, ogni dipendente ha la possibilità di lavorare in modalità “agile” fino a 5 giorni la settimana. Non esiste quindi alcun obbligo a frequentare la sede di lavoro quotidianamente, un numero fisso di giorni alla settimana, al mese o all’anno di lavoro in presenza da raggiungere, ma solo un invito a frequentarlo con maggiore assiduità nei primi mesi di formazione, compatibilmente con le distanze.

Il passaggio al lavoro ibrido è stato un successo, anche se non semplice da quantificare. Altamira, che aveva un tasso di crescita a doppia cifra già da qualche anno, ha continuato su questo percorso, raggiungendo risultati di business particolarmente soddisfacenti proprio nel 2020.

Capire se questi risultati – o magari risultati ancora migliori – sarebbero stati raggiunti anche senza la sferzata di cambiamento prodotta dalla pandemia è difficile, ma il passaggio all’attuale organizzazione del lavoro ha portato vantaggi indiscutibili in diversi ambiti cruciali tra cui:

• Benessere dei dipendenti: la totale flessibilità introdotta è ovviamente molto apprezzata dai dipendenti, soprattutto dai tanti che devono conciliare i tempi di lavoro con quelli dei figli. Ogni dipendente usufruisce di questa libertà nel modo a sé più congeniale: c’è chi preferisce recarsi comunque tutti i giorni in ufficio, chi alterna giornate di lavoro in presenza ad altre da casa e chi lavora prevalentemente da remoto. La distanza dall’ufficio gioca un ruolo importante: tanti colleghi che per recarsi nel nostro ufficio in centro a Milano impiegano più di un’ora preferiscono dedicare spesso quel tempo alla vita familiare. Questo benessere, come dimostrato da tantissime ricerche, concorre a tenere alta la produttività e a ridurre il turnover.
• Ricerca e selezione: dal 2020, tutte le nuove figure che entrano in azienda lo fanno con questa modalità totalmente ibrida che, a seconda delle distanze, diventa di fatto un accordo di lavoro in full remote. Per alcune posizioni particolarmente difficili da ricoprire, come quelle di sviluppatori o consulenti applicativi, abbiamo infatti allargato la selezione a tutto il territorio nazionale. In questo modo siamo riusciti ad attirare talenti da tutta Italia, che si sono rivelati colleghi capacissimi. Per una PMI milanese come la nostra, poter attingere a mercati del lavoro meno affollati di quello locale è un grosso vantaggio.
• Costi: Questa modalità di lavoro ha fatto anche sì che la forte crescita numerica dell’organico non abbia richiesto una sede più grande e quindi un aumento dei costi. Anche le spese di gestione quotidiana dell’ufficio sono diminuite data la frequentazione saltuaria dei dipendenti.

Questo non vuol dire che il modello non presenti delle criticità. Al di là della sindrome da riunionite, che come noi ha colpito tante aziende e con la quale combattiamo ogni giorno, creare lo stesso livello di sintonia e affiatamento con colleghi che lavorano in full remote non è semplice, così come è complesso per alcuni abituarsi a un lavoro totalmente a distanza. I tanti benefici di questa soluzione per l’equilibrio vita-lavoro per alcuni non riescono a compensare la mancanza di convivialità e confronto di un ufficio. Questo perché…

È una questione di persone, non di regole

Tante aziende si interrogano quotidianamente su quali siano i migliori equilibri tra lavoro in sede e lavoro da remoto. Meglio 2 e 3? 3 e 2? O forse 1 giorno in ufficio e 4 da casa, con un giorno dedicato alla socialità e 4 alla produttività?

Il tema, però, ci appare un altro: può una formula unica calzare a pennello per tutti i dipendenti, che sono profondamente diversi per esigenze, carattere, età, situazione familiare, tempi di percorrenza casa-ufficio ecc.?

La vera rivoluzione, a nostro avviso, sta nel dare alle persone la possibilità di scegliere e organizzarsi secondo le proprie preferenze ed esigenze.

Questo comporta la necessità di responsabilizzare ogni lavoratore e di misurare in qualche modo il suo contributo.

Cambiare le regole non basta

Per passare con successo a una organizzazione del lavoro così ibrida e flessibile non è bastato, ovviamente, modificare la policy sullo smart working.

Ecco alcuni dei grandi e piccoli cambiamenti che abbiamo apportato e stiamo apportando – gradualmente e in maniera non sempre lineare – al nostro modo di lavorare:

• Abbiamo migliorato l’organizzazione e il tracciamento delle attività, grazie anche al ricorso a software di gestione del lavoro. Nel nostro caso, utilizziamo Asana sia per l’organizzazione dei task interni che per i lavori di configurazione per i clienti e il timesheet di Altamira per tracciare le ore di lavoro dedicato a ciascuna attività. Potendo tenere sotto controllo tutte le attività da svolgere con le relative urgenze, per il nostro staff è più semplice lavorare in autonomia. Diamo, inoltre, visibilità dei dati di questi sistemi anche ai nostri clienti, in modo che possano seguire l’andamento delle attività in totale trasparenza.
• Il lavoro è stato impostato sempre più per obiettivi, con KPI personali e di team per tutte le business unit aziendali. Ai KPI è associato un sistema di valutazione annuale che ci consente di fare il punto sulle performance con ciascun collaboratore e identificare le migliori azioni per la sua crescita. Abbiamo comunque mantenuto un tracciamento delle ore lavorate, con timbratura in entrata e in uscita grazie alla nostra app per la rilevazione presenze, per diversi motivi: per rispettare il diritto alla disconnessione dei dipendenti, per assicurarsi che l’orario di lavoro non venga sistematicamente sforato (in modo da favorire l’equilibrio vita-lavoro ed evitare il burnout) e perché quasi tutti ci interfacciamo direttamente con clienti, partner e fornitori che seguono il tradizionale orario di lavoro 9-18.
• Abbiamo digitalizzato numerosi processi interni ed esterni, sia grazie ad Altamira HRM che ad altri tool. Questo ci consente anche di fare maggiore ricorso alle automazioni in ogni ambito del nostro lavoro. In questo modo una serie di attività – per esempio l’invio di alcune comunicazioni o la trasmissione di dati da un sistema all’altro – non devono essere compiute manualmente, il che libera tempo da dedicare ad altri compiti e riduce il rischio di errori e dimenticanze.
• Abbiamo riorganizzato le gerarchie. Sia per accompagnare la costante crescita numerica dell’organico che per organizzare meglio le attività abbiamo designato dei responsabili in ogni area, in un organigramma che resta comunque molto orizzontale. In Altamira, i responsabili sono visti come coordinatori e facilitatori del proprio team e hanno l’obiettivo primario di mettere ogni componente nelle condizioni di eccellere.
• Anche il processo di recruiting è diventato più virtuale. Tutti i primi colloqui, anche di candidati residenti a Milano, vengono svolti online, mentre si passa al colloquio in presenza soltanto per il secondo e ultimo incontro. Questa modalità riduce l’impegno per gli hiring manager ed è solitamente apprezzata dai candidati.
• Anche la nostra attività core – lo sviluppo software – è stata totalmente rivoluzionata, con l’adozione di una pianificazione agile basata su sprint bisettimanali che ben si adatta a un team di sviluppatori non più presente in un unico ufficio. Questa modalità di lavoro ha contribuito anche a elevare la qualità del codice prodotto, con un riflesso positivo sul lavoro di tutto lo staff e sull’esperienza dei clienti.

Non è tutto rose e fiori

Passare a una forma di lavoro ibrido totalmente flessibile non è stato indolore e ha fatto emergere alcune criticità, di cui è fondamentale essere consapevoli in modo da poterle affrontare nel miglior modo possibile.

• Silos aziendali. È innegabile che senza la condivisione di spazi comuni è molto più complicato sapere cosa bolle in pentola negli altri team e dipartimenti aziendali. Per cercare di ovviare a questo problema abbiamo istituito riunioni cross-team periodiche in cui aggiornarci sui rispettivi andamenti e individuare forme di collaborazione sempre migliori.
• Engagement e atmosfera. Uno dei punti di forza di Altamira, che fa sì che i tempi medi di permanenza in azienda siano molto lunghi, è sempre stato il clima e l’atmosfera piacevoli tra colleghi. Creare lo stesso rapporto a distanza e in video non è semplice, per cui cerchiamo di sfruttare tutte le occasioni di incontro, come le visite saltuarie dei colleghi più lontani che solitamente portano l’ufficio al tutto esaurito. Anche piccoli accorgimenti possono essere d’aiuto. Per esempio, la data della cena aziendale di fine anno è stata decisa con 4 mesi di anticipo per dare a tutti modo di organizzare la trasferta e partecipare.
• Aumento dello stress. Per alcune persone, lavorare esclusivamente da casa si rivela più difficoltoso che per altre e può portare a un aumento di stress e ansia. È un tema molto personale che emerge soltanto nel momento in cui si sperimenta questa modalità di lavoro ed è un problema molto difficile da prevenire e risolvere. Mantenere dei contatti costanti con i colleghi in remoto aiuta, così come rendere il lavoro più agile ed evitare di impostare scadenze troppo stringenti.
• Rischi di bias di prossimità. Il fatto che alcune persone frequentino abitualmente l’ufficio e altre no potrebbe influenzare la scelta su promozioni e in generale alterare la percezione sul contributo dato da ciascun lavoratore. Per questo tornano utili i sistemi di performance management e l’utilizzo dei KPI per monitorare il lavoro svolto.
• Dimensioni dell’ufficio. Il numero di persone presenti in ufficio varia sensibilmente di giorno in giorno ed è difficile stabilire quali siano le dimensioni ottimali che il nostro ufficio dovrebbe avere. Un giorno sembra di avere troppo spazio a disposizione, il giorno dopo si fatica a trovare una stanza libera per svolgere una riunione. Per agevolare i lavori alcune sale riunioni devono ora essere prenotate in anticipo, mentre opzioni come i co-working potrebbero rappresentare una soluzione più flessibile per tante aziende.
• Riunionite. La malattia che trasforma ogni pretesto in una riunione online ha colpito moltissime aziende durante la pandemia e anche Altamira non ne è stata esente. Da diversi mesi ci stiamo adoperando per ridimensionare questo fenomeno, cercando di identificare i casi in cui un problema possa essere risolto più facilmente con uno scambio di email o la creazione di task. Inoltre cerchiamo – quando possibile – di effettuare le riunioni più importanti in presenza.

Questo tipo di flessibilità può funzionare per tutte le aziende?

Nel caso di Altamira, la transizione da una forma di organizzazione del lavoro tradizionale a un modello totalmente ibrido è stata agevolata da diversi fattori.

Un management aperto al cambiamento, le dimensioni aziendali contenute, un organigramma piuttosto orizzontale, l’abitudine all’utilizzo di soluzioni in cloud per il proprio lavoro (a partire dai software HR di nostra produzione), la profonda sinergia nata in tanti anni di lavoro a stretto contatto e la natura stessa del nostro lavoro, che non richiede una presenza fisica in ufficio per lo svolgimento delle attività.

Non tutte le aziende partono da una situazione così favorevole, mentre alcuni mestieri sono del tutto incompatibili con la modalità ibrida o da remoto.

La risposta alle paure dei manager sulla produttività e sul controllo sui dipendenti non dovrebbe però essere il ritorno al sistema rigido di piena presenza, una scelta che rende le aziende meno competitive nei processi di ricerca e selezione e nella retention dei dipendenti senza assicurare progressi nella produttività.

Non bisogna dimenticare, infine, che il lavoro ibrido annulla gli ostacoli all’ingresso del mondo del lavoro per molte persone affette da disabilità, permettendo loro di partecipare appieno al business aziendale.

Una totale marcia indietro su questo tema le metterebbe in grave difficoltà e priverebbe le aziende di una importante risorsa.

Crediti fotografici: ©elenabsl/Adobe Stock