Il ricorso alla tecnologia ha permesso agli uffici HR e alle amministrazioni di rendere più moderni e trasparenti i loro processi, aumentando l’efficienza e il coinvolgimento del personale.
Oggi, molti lavoratori timbrano con un click dalla loro app, consultano il loro cedolino sul portale del dipendente e richiedono ferie e permessi in pochi secondi.
Anche l’attività di gestione delle note spese – un processo delicato e interattivo che coinvolge dipendenti, manager e amministrazione – può trarre vantaggi dall’adozione di un software moderno.
Soprattutto se questo fa parte di una soluzione completa per la gestione del personale.
In questo articolo analizziamo il processo di gestione delle note spese e tutti i benefici che può ricevere dalla digitalizzazione.
Che cos’è una nota spese
Dopo un periodo di rallentamento dovuto alla pandemia, il tema della gestione delle note spese è tornato di forte attualità in tantissime aziende.
Il ritorno dei dipendenti in ufficio – che prosegue tutt’oggi, via via che le aziende fanno marcia indietro sulle politiche di lavoro ibrido – ha infatti portato anche a una ripresa del numero di trasferte.
È proprio durante una trasferta – ma non solo – che un lavoratore può trovarsi a sostenere spese che dovranno poi essere rimborsate dall’azienda.
Per ottenere il rimborso, il dipendente deve quindi compilare una nota spesa, un documento predisposto dal datore di lavoro che riporta una serie di dati fondamentali e i giustificativi relativi alle spese sostenute.
Una nota spesa, cartacea o digitale che sia, contiene solitamente queste informazioni:
- Dati anagrafici del dipendente
- Riferimenti dell’azienda
- Data di compilazione
- Data della trasferta o della nota spese
- Elenco delle spese sostenute
- Modalità di pagamento
- Importi parziali
- Importo totale
L’approvazione finale delle note spese tocca all’amministrazione, che deve poi avere cura di comunicare i dati necessari per poter erogare il rimborso in busta paga.
Alcuni esempi di spese sostenute in trasferta che vengono tipicamente rimborsate tramite nota sono:
- vitto
- alloggio
- pedaggi autostradali
- rifornimenti di carburante
- chilometri percorsi
Il rimborso chilometrico si calcola assegnando un valore a ogni chilometro percorso dal dipendente e serve a coprire le spese per il carburante e la manutenzione del veicolo.
La maggior parte delle aziende italiane preferisce utilizzare le tabelle dell’ACI (Automobile Club d’Italia) per effettuare il calcolo, mentre altre adottano un proprio tariffario.
Tipologie di rimborso spese
Non sempre le aziende decidono di rimborsare puntualmente ogni singola spesa a fronte del relativo giustificativo.
Oltre alla cosiddetta modalità di rimborso analitica, infatti, esistono altre due vie che possono essere intraprese: il rimborso forfettario e il rimborso misto.
Il rimborso forfettario prevede che l’azienda riconosca al dipendente in trasferta una cifra giornaliera standard, senza richiedere giustificativi per le spese di vitto e alloggio.
Il rimborso misto, come il nome lascia intuire, prevede invece che alcune spese vengano coperte da una indennità giornaliera e altre siano rimborsate puntualmente dietro giustificativo.
I limiti della gestione “manuale” delle note spese
Le note spese sono state tradizionalmente gestite come documenti cartacei, compilati dal dipendente e consegnati all’amministrazione insieme al giustificativo fisico (scontrini, ricevute e fatture).
Piccoli progressi sono stati compiuti grazie all’utilizzo di documenti digitali in formato Word ed Excel e di foto o scansioni dei giustificativi.
Tuttavia, la gestione delle note spese senza strumenti digitali specifici mantiene forti limiti.
Ecco i principali.
Richiede molto tempo, per tutti
Compilare una nota spese su un documento Word o Excel richiede parecchio tempo a un dipendente. I dati da inserire – spesso ripetitivi – sono molti e l’inserimento e il calcolo delle cifre può portare a errori. La presenza di policy aziendali complesse sulle note spese può creare dubbi nella compilazione del file, rallentando ulteriormente il processo.
Le note spese compilate e salvate vanno quindi inviate via email al responsabile e/o all’amministrazione, allegando anche una foto o una scansione dello scontrino che le giustifica. Data la complessità dell’operazione, questa viene svolta tipicamente al rientro dalla trasferta, con il rischio di smarrire uno o più documenti.
In alcune aziende e per alcuni ruoli, la nota spese deve passare dall’approvazione di un manager, con tempi di risposta che possono dilatarsi parecchio. Consultare e approvare le spese del team aprendo numerose email e allegati ruba molto tempo al manager, che dovrà a sua volta inviare le spese approvate all’amministrazione.
Una gestione delle note spese di questo tipo comporta molto lavoro anche per l’amministrazione. Le note spese di tutti i dipendenti arrivano infatti in email separate, con file allegati da scaricare, visionare e archiviare singolarmente.
Le possibilità di commettere errori nei calcoli e nel trasferimento di dati sono molte, così come di notare errori o lacune in una nota spese soltanto a distanza di settimane dalla sua compilazione.
A quel punto si dovranno richiedere modifiche al dipendente, riavviando dal principio il flusso di gestione.
Tutte queste operazioni vengono eseguite durante l’orario di lavoro, sottraendo tempo prezioso ad altre attività.
Provoca numerosi errori
L’inserimento manuale di così tanti dati e cifre da parte del dipendente, le revisioni fatte dal manager e l’intervento finale dell’amministrazione possono generare errori, soprattutto laddove sono presenti complesse policy aziendali.
Accorgersi di questi errori se si utilizzano strumenti come Word o Excel è molto difficile. La maggior parte delle volte, questi finiscono per alterare un documento importante come la busta paga, incidendo da un lato sul reddito dei dipendenti e dall’altro sulle spese dell’azienda.
Non permette analisi approfondite
La lacuna principale di questo sistema per le amministrazioni del personale è probabilmente la totale assenza di una rendicontazione generale delle spese, che permetta di capire quanto l’azienda stia spendendo per ogni cliente, commessa, business unit o singolo dipendente.
Per ottenere questi insight l’amministrazione e il dipartimento HR devono elaborare ulteriormente i dati, con un dispendio di tempo aggiuntivo e nuovi rischi di commettere errori.
In mancanza di un sistema di tracciamento delle attività compiute, poi, è molto difficile risalire alla causa di errori e incongruenze, con il risultato che ogni singola correzione da apportare comporta un gran dispendio di tempo.
È poco trasparente
Una volta inviata la nota spese, un dipendente rimane all’oscuro dell’andamento del processo approvativo fino all’erogazione del rimborso in busta paga.
A seconda delle lungaggini dei processi amministrativi, il rimborso potrebbe avvenire anche a due mesi di distanza dalla spesa. A quel punto, identificare possibili errori in un documento complesso come il cedolino non è semplice.
Una gestione delle note spese di questo tipo non si traduce quindi in una esperienza piacevole per i propri dipendenti.
È poco sicuro
Lo scambio di documenti via email e l’archiviazione di file in cartelle di rete comporta dei rischi di smarrimento o corruzione dei dati.
Allo stesso modo, c’è anche il rischio che personale non autorizzato ottenga l’accesso a questi dati.
I vantaggi della digitalizzazione delle note spese
Il bisogno percepito da tantissime aziende di semplificare, migliorare e velocizzare questo processo ha portato alla diffusione sul mercato di tanti software moderni per la gestione delle note spese, erogati in cloud così da permettere il massimo dell’interazione e della trasparenza.
I più moderni e utili dispongono di feature quali:
- Workflow di approvazione con notifiche automatiche
- Applicazione automatica delle policy aziendali
- Gestione delle diverse valute
- App nativa per l’utilizzo tramite smartphone
- Riconoscimento automatico dei giustificativi tramite IA
- Calcolo del chilometraggio tramite Google Maps
- Motore di reportistica
Queste caratteristiche, unite a un’interfaccia efficiente e a un sistema di catalogazione dei veicoli aziendali, portano tanti vantaggi a dipendenti, manager e amministrazione.
Ecco i principali.
Tempo risparmiato
Una piattaforma in cloud per la gestione delle note spese consente a tutti gli attori del processo di risparmiare tempo nel caricamento, controllo e approvazione di ciascuna richiesta di rimborso.
Le schede sono infatti già precompilate con numerose informazioni e i calcoli effettuati in automatico dalla piattaforma.
Un workflow digitale regola il processo di invio e approvazione della nota spese, occupandosi di notificare gli attori del processo nel momento in cui devono intervenire.
Inoltre, i giustificativi vengono archiviati automaticamente e ogni dato è facilmente ricercabile dall’amministrazione.
Fondamentale, per un forte risparmio di tempo, la presenza di una app nativa facile da utilizzare e di un sistema di riconoscimento automatico dei giustificativi. In questo modo ai dipendenti basterà fotografare la ricevuta di pagamento per ottenere una scheda precompilata con tutti i dati estraibili dallo stesso.
Diversi operatori hanno cercato di quantificare il tempo risparmiato grazie a un software per la gestione delle note spese. Secondo un sondaggio di Nintext, per esempio, il 75% delle aziende che hanno implementato uno strumento di gestione delle spese digitale ha risparmiato almeno 5-10 ore a settimana.
Il risparmio di tempo dipende anche dal numero di trasferte effettuate dai dipendenti nel corso dell’anno. Più queste sono numerose, maggiori saranno i vantaggi nell’utilizzo di uno strumento di questo tipo.
L’utilizzo di un software e di una app moderni per la gestione delle note spese facilita il lavoro dell’amministrazione e migliora l’esperienza dei dipendenti. Un esempio da Altamira Note Spese.
Precisione e velocità
Ridurre il data entry vuol dire anche aumentare la precisione dei dati inseriti e limitare gli errori.
I calcoli – a volte complessi come nel caso del rimborso chilometrico o di policy articolate – vengono infatti svolti in automatico dalla piattaforma, tenendo conto delle policy aziendali. Se, per esempio, un’azienda prevede un rimborso massimo di 30€ per un pranzo di lavoro, sarà questa la cifra calcolata dal software per il rimborso anche nel caso in cui un dipendente inserisca un giustificativo da 40€.
Le aziende possono avere policy complesse di cui i dipendenti si dimenticano, con il risultato di vedersi negati rimborsi su cui contavano. Un sistema moderno è in grado di applicare le policy in tempo reale sulle richieste e mostrare quali spese verranno rimborsate e in quale misura e quali non saranno accettate.
Inoltre, segnala già la mancanza di dati fondamentali per l’ottenimento del rimborso. In questo modo il dipendente non rischia di vedersi chiedere dall’amministrazione – a distanza di settimane – documenti e informazioni necessari per correggere una nota spese incompleta.
Con un sistema digitale per la gestione delle note spese è anche semplice attribuire ogni spesa a una determinata commessa o cliente, ottenendo una rendicontazione molto più accurata e dettagliata.
Inoltre, la presenza di una app per smartphone fa sì che sia possibile inserire le spese in tempo reale, velocizzando il processo approvativo e riducendo il rischio di smarrire i giustificativi.
Engagement dei dipendenti
I software HR moderni hanno abituato i dipendenti a processi amministrativi chiari, rapidi e trasparenti.
Le informazioni sulla retribuzione sono indicate chiaramente sul portale del dipendente, le richieste di ferie inviate in pochi secondi da una comoda app e le timbrature effettuate con una miriade di strumenti moderni, dal geofencing al QRcode fino all’uso di beacon e sistemi di riconoscimento biometrico.
Grazie a software e app dedicati le aziende possono offrire al dipendente un’esperienza gradevole anche nella redazione delle note spese, un processo importante che impatta direttamente sulla sua busta paga.
Nella gestione delle note spese il tema dell’esperienza utente è centrale. Al personale, al quale abbiamo già chiesto di anticipare alcune spese, chiediamo infatti un ulteriore sforzo burocratico per ottenerne il rimborso.
Un sistema per la gestione delle note spese moderno, facile da usare e trasparente aumenta, quindi, anche la capacità di retention dell’azienda.
Questo tema vale soprattutto per le nuove generazioni: la qualità degli strumenti tecnologici messi a disposizione del personale è inoltre un fattore importante nella scelta dell’azienda per cui lavorare.
Sicurezza
I sistemi in cloud per la gestione delle note spese archiviano in automatico ogni informazione e documento su infrastrutture con altissimi standard di sicurezza e compliance, strumenti di crittografia, backup e disaster recovery e una sofisticata gestione degli accessi.
Una soluzione molto più sicura di caselle email e cartelle di rete locali.
Perché gestire le note spese con una piattaforma HRM
In passato, i sistemi digitali per la gestione delle note spese tendevano a essere software verticali e indipendenti, integrati unicamente con i software paghe per trasmettere dati utili per la creazione dei cedolini.
Oggi, invece, sono anche parte integrante dell’offerta delle principali suite HRM.
I legami tra questa attività e altre operazioni amministrative sono infatti evidenti, così come i vantaggi nel poter incrociare le informazioni di spesa con quelle provenienti da altri moduli di gestione HR e amministrativa.
I benefici di questa scelta investono sia i lavoratori che effettuano frequenti trasferte, sia quelli che compilano poche note spese l’anno.
Una piattaforma HRM ha infatti il vantaggio di avere già a disposizione molti dati, facendo risparmiare diversi minuti su ogni nota spese. Inoltre, offrendo la stessa interfaccia per tutti i processi HR, permette ai dipendenti che fanno un uso saltuario del modulo note spese di orientarsi facilmente nel suo utilizzo, con l’ulteriore beneficio di non dover ricordate le regole aziendali sui rimborsi, applicate automaticamente dal sistema.
Per l’amministrazione e l’ufficio Risorse Umane c’è, poi, il vantaggio di utilizzare un unico strumento per tutta la gestione del personale e di poter compiere analisi approfondite su tutti i dati archiviati.
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