Tutto sugli LMS: mercato, tipologie, vantaggi e caratteristiche

La digitalizzazione della formazione è uno dei temi HR più caldi degli ultimi anni, vista la necessità di sviluppare e aggiornare costantemente le competenze del personale per restare al passo con i rapidi cambiamenti del mondo del lavoro.

Una tendenza emersa anche nella nostra analisi dei trend HR degli ultimi anni, che ha restituito il ritratto della formazione moderna:

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• Breve e on-the-job
• Fruibile anche da mobile

Per erogare la formazione in maniera efficace ed efficiente è indispensabile ricorrere alle migliori tecnologie sul mercato. Lo strumento principe di questo settore è senz’altro il Learning Management System o LMS.

Cos’è un Learning Management System

Il Learning Management System (LMS) è un software dedicato alla cura di ogni aspetto della formazione. Permette infatti di amministrare, documentare, monitorare, automatizzare ed erogare corsi didattici di ogni genere e di analizzare i dati a essi connessi.

Introdotto nella sua forma moderna negli anni ’90 del secolo scorso, è lo strumento digitale più importante nel settore della formazione e ha vissuto un periodo di fortissima crescita durante la pandemia del 2020-2021.

I Learning Management System vengono utilizzati sia in ambito accademico che aziendale. Se i primi curano particolarmente la relazione tra docenti e alunni, i secondi si soffermano su caratteristiche quali la gestione del budget e il tracciamento dei KPI.

In questo articolo tratteremo degli LMS dedicati alla formazione aziendale.

LMS e ATS

I Learning Management System si possono paragonare, sotto diversi aspetti, agli Applicant Tracking System (ATS). Entrambe queste soluzioni, infatti, rappresentano da numerosi anni lo strumento digitale di riferimento per il proprio ambito: la formazione il primo, la ricerca e selezione del personale il secondo.

Come gli ATS sono applicativi che non possono assolutamente mancare nell’ufficio recruiting di un’azienda strutturata, così gli LMS sono il primo strumento da introdurre in azienda in un processo di digitalizzazione dell’offerta formativa.

Sia il mercato degli LMS, molto più grande, che quello degli ATS sono in forte crescita da diversi anni. Un tempo appannaggio esclusivamente delle grandi aziende, oggi questi strumenti sono infatti sempre più ricercati anche dalle PMI, che hanno compreso i vantaggi della tecnologia nel rendere più efficienti le attività di formazione e di ricerca e selezione.

L’offerta tecnologica per il mondo della formazione si estende comunque oltre l’LMS e comprende soluzioni innovative – spesso proposte da startup – che cavalcano gli ultimi trend del settore, come la gamification, il micro learning, il mobile learning ecc.

Queste soluzioni il più delle volte non sostituiscono un LMS ma si integrano a esso, dando ulteriore valore a questo strumento.

Le dimensioni del mercato degli LMS

Come intuibile dai trend HR degli ultimi anni, il mercato della formazione digitale in generale e degli LMS in particolare è in forte crescita da diversi anni.

Ma la vera accelerazione sembra avverrà nei prossimi anni. Una proiezione di Fortune Business Insights™ prevede infatti che il mercato globale degli LMS passerà da un valore di 16,19 miliardi nel 2022 a uno di 47,47 miliardi nel 2030, con una crescita media annua del 14,6%.

Andrà infatti soddisfatta la domanda crescente di aziende, organizzazioni e pubbliche amministrazioni per piattaforme di apprendimento sempre più smart, moderne e interattive, con cui aggiornare le competenze dei propri dipendenti e attrarre i migliori talenti.

Anche nell’ambito della formazione l’Italia non è però tra le nazioni più innovative. Per quanto la formazione digitale (digital learning) si stima infatti che il mercato locale rappresenti solo il 5% di quello europeo, attestandosi a circa 500 milioni di euro sui 10 miliardi complessivi.

I dati sono in crescita, comunque, anche nel nostro paese, grazie alle tante opportunità di finanziamento dedicate alla formazione, sia italiane che europee.

Il mercato EdTech

Gli LMS fanno parte di un settore in grande espansione denominato EdTech – Education Technology –, formato da una galassia di soluzioni digitali al servizio dell’apprendimento, sia scolastico che universitario, aziendale e personale.

Come anticipato, i Learning Management System sono la punta di diamante di questo settore e lo strumento più diffuso tra le aziende, non minacciati ma bensì arricchiti dalla continua nascita di nuove soluzioni verticali proposte da un frizzante humus di startup.

In Italia da qualche anno è presente EdTech Italia, un’associazione che si occupa di promuovere questo settore attraverso una serie di attività mirate a mettere in connessione tutti gli stakeholder, favorire il dialogo con istituzioni, comunità educative e mondo accademico e mappare l’offerta tecnologica italiana.

Un’altra risorsa importante per chi vuole esplorare questo settore è l’Osservatorio EdTech del Politecnico di Milano, che ogni anno compie profonde indagini sul mercato dei prodotti e servizi tecnologici per la formazione.

Trovare l’LMS adatto per la propria azienda

Ma quali sono i Learning Management System a disposizione delle aziende italiane?

La lista è lunghissima e parte dal nostro LMS Altamira Learning – pensato per aziende di piccola, media e grande dimensione che vogliono integrare il software per la formazione all’interno di una suite completa per la gestione delle risorse umane – per arrivare a prodotti verticali come Docebo, in grado di soddisfare le esigenze delle grandi multinazionali.

Alcuni modi per analizzare l’offerta disponibile sono:

• Compiere una ricerca online e confrontare le informazioni pubblicate da ciascun produttore.
• Frequentare eventi dedicati all’HR e alla formazione e approfondire l’offerta degli sponsor.
• Leggere la lista prodotta di recente da People & Change 360, che ha analizzato i principali fornitori di LMS in Italia.
• Consultare l’elenco di provider su aggregatori di software come Capterra.

Tipologie di LMS

I Learning Management System possono adottare diversi modelli di business, ciascuno con le proprie peculiarità:

• Freemium. Alcuni produttori mettono a disposizione delle aziende una versione gratuita del proprio LMS che comprende soltanto le funzionalità più basilari. Per accedere alle caratteristiche più avanzata è invece necessario passare a una formula a pagamento.
• SaaS. La maggior parte degli LMS rientra nella categoria del Software as a Service. Per poterli utilizzare le aziende devono sottoscrivere un contratto e pagare un canone, tipicamente mensile o annuale.
• Su licenza. Alcuni software per la formazione vengono ancora venduti su licenza e installati localmente. Questo modello è ormai in declino da anni.
• Open Source. Esistono LMS open source, come Moodle e Sakai. Questi sistemi sono di solito forniti in modalità gratuita, ma richiedono un notevole investimento di tempo e denaro per essere configurati, integrati e utilizzati correttamente.

È inoltre possibile distinguere tra LMS integrati in suite HRM e prodotti verticali pensati per soddisfare unicamente le esigenze formative aziendali.

Alla prima categoria appartiene Altamira Learning, LMS italiano che fa parte della suite Altamira HRM. Il vantaggio di scegliere un LMS che fa parte di una suite di prodotti per la gestione HR sta nel fatto che la formazione è perfettamente integrata con gli altri processi dedicati alla crescita e allo sviluppo del personale, come l’onboarding, la mappatura delle competenze e la valutazione delle performance.

Alla seconda categoria appartiene Docebo, un applicativo dedicato alla formazione aziendale dotato di funzionalità avanzate e tecnologia IA. I prodotti verticali hanno un range di funzionalità più vasto ma devono essere integrati al resto dei sistemi aziendali, con tempi e costi notevoli.

I vantaggi di un LMS per aziende e dipendenti

Modernizzare la gestione della formazione aziendale grazie a un Learning Management System porta moltissimi benefici, sia alle aziende che al dipartimento HR e a tutti i dipendenti. Ecco i più evidenti:

• Miglioramento dell’esperienza formativa. Gli LMS consentono ai dipendenti di accedere in autonomia all’offerta formativa dell’azienda, aumentando la trasparenza e l’engagement. Dal proprio dispositivo i dipendenti possono visualizzare il catalogo formativo, approfondire il dettaglio di ogni corso, scoprire il calendario delle lezioni, iscriversi a un corso, verificare gli attestati ricevuti, visionare le lezioni online e il materiale didattico ecc. L’esperienza diventa quindi più flessibile e adattabile alle esigenze individuali di ciascun dipendente.
• Riduzione dei costi. Organizzare il piano di formazione tramite un software per la formazione vuol dire aumentare l’efficienza del processo e ridurne i costi. I certificati e il registro online riducono il consumo di carta e l’erogazione delle lezioni online riduce le spese di trasferta e i tempi morti.
• Tracciamento automatico. Un LMS tiene traccia di tutte le attività formative, fornendo un archivio aggiornato in tempo reale sulla situazione aziendale e il percorso di ciascun dipendente. Combinato con un motore di reportistica, questo consente di ottenere KPI preziosi sulle performance del piano formativo.
• Automazione. Grazie alla digitalizzazione alcune attività che richiederebbero tempo prezioso possono essere automatizzate, come la generazione degli attestati di partecipazione, l’invio del calendario delle lezioni e gli alert sulle scadenze.
• Sviluppo del personale. Lo stresso legame tra corsi e competenze acquisite consente di creare percorsi di sviluppo delle competenze personalizzati per ciascun dipendente.
• Aggiornamenti continui. I materiali didattici e le lezioni possono essere aggiornati in qualunque momento, raggiungendo all’istante tutto il pubblico aziendale. Non si rischia quindi di trasmettere nozioni obsolete
• Conformità normativa. Gli LMS supportano le aziende nel rispetto della normativa GDPR e della formazione obbligatoria sul lavoro (D.Lgs. 81/08).

Le principali funzionalità degli LMS

Lo scopo principale dei Learning Management System è quello di permettere alle aziende di organizzare ed erogare il piano formativo. Un compito meno semplice di quanto potrebbe sembrare, dati i diversi tipi di corsi che un’azienda può mettere a disposizione dei dipendenti.

Durante la pandemia, l’impossibilità di erogare la formazione di presenza ha spinto molte aziende a ricorrere a corsi online, accelerando la diffusione della formazione online.

Una modalità che è stata apprezzata per i suoi tanti vantaggi, visto che:

• È più economica dei corsi in presenza, anche perché abbatte i possibili costi di trasferta.
• Può essere fruita più liberamente dal dipendente, secondo i suoi ritmi.
• Consente di rivedere il materiale didattico più volte.

Non bisogna dimenticare, però, che numerosi studi hanno dimostrato come la formazione blended, tenuta in parte in presenza e in parte online, sia quella maggiormente efficace nel trasmettere competenze al personale e stimolare l’engagement.

Gli LMS moderni danno gli strumenti per organizzare corsi in entrambe le modalità, permettendo di sfruttare così le tecniche formative più vantaggiose ed efficienti per il proprio organico.

Le lezioni in presenza possono essere calendarizzate, con invio automatico al dipendente dell’appuntamento da aggiungere al proprio calendario e tutte le indicazioni e gli strumenti per seguire il corso.

Le lezioni online possono invece essere erogate direttamente nell’LMS o tramite piattaforme di eLearning integrate.

Di seguito elenchiamo alcune funzionalità degli LMS di cui oggi è difficile fare a meno.

Gestione della formazione obbligatoria

Nell’ambito della formazione del personale, quella obbligatoria occupa sicuramente un capitolo a parte, per una serie di motivi.

In primo luogo, perché essendo un obbligo di legge è l’unica categoria di formazione che tutte le imprese, anche quelle meno attente allo sviluppo dei propri dipendenti, devono necessariamente erogare.

In secondo luogo, perché richiede maggiore attenzione nel tracciamento di tempi e certificazioni per ciascun dipendente, pena il rischio di incorrere in sanzioni.

In terzo luogo, perché va erogata con volumi superiori (tutti i dipendenti) rispetto a quella “facoltativa”.

Si presta quindi particolarmente a una gestione digitale, indispensabile per organizzare e somministrare una grande quantità di corsi, tenere traccia delle scadenze e ridurre i costi.

Gli LMS permettono di tracciare la frequentazione dei corsi sulla sicurezza per tutti i dipendenti e di archiviarne gli attestati. Grazie a un sistema di notifiche e alert, inoltre, consentono di monitorarne le scadenze in modo da evitare il rischio di multe e sanzioni.

I sistemi più moderni, inoltre, identificano all’interno dell’organigramma aziendale i dipendenti addetti al primo soccorso e antincendio, per i quali verrà quindi monitorato anche il conseguimento di queste certificazioni.

Con il supporto di un LMS è infine più facile organizzare i corsi per la sicurezza, che possono essere erogati in presenza o online, abbattendone il costo.

Gestione della formazione finanziata

In Italia numerose aziende fanno ricorso alla formazione finanziata appoggiandosi a uno dei tanti fondi interprofessionali esistenti.

Anche questo tipo di formazione può essere organizzata tramite LMS e identificata come tale, così da gestirne il budget in maniera appropriata.

Il rapporto con i fondi interprofessionali è spesso reso complesso dalla burocrazia, un aspetto su cui tipicamente gli LMS non intervengono. Per migliorare l’efficienza di questo processo esistono però soluzioni integrabili al proprio software per la formazione, come il gestionale prodotto da Iformalia, che si occupa di effettuare operazioni complesse e ripetitive come il controllo incrociato delle fatture e l’inserimento automatico del piano formativo verso il fondo di riferimento.

Sviluppo delle competenze

Il tema delle competenze e del loro sviluppo è di primaria importanza nei processi di formazione e di conseguenza lo è anche negli LMS.

Questi strumenti consentono quindi di associare a ciascun corso un set di competenze acquisite da chi lo frequenta con successo, determinandone anche il livello.

Per fare un esempio, quindi, un corso base in Javascript trasmetterà a chi lo completa un livello base in questa competenza informatica, mentre uno avanzato permetterà di raggiungere un punteggio più alto nella stessa disciplina.

L’attribuzione di competenze ai dipendenti può risultare utile per la gestione di tanti processi aziendali, come il performance management, la mobilità interna, le promozioni ecc.

Strutturazione dei percorsi formativi

Oltre a mettere a disposizione un catalogo di corsi indipendenti, molte aziende sono interessate anche alla programmazione di veri e propri percorsi o piani formativi. Si tratta di una serie di attività di formazione che un dipendente deve svolgere in sequenza per raggiungere un determinato traguardo.

Le aziende utilizzano questo strumento, per esempio, per organizzare il percorso di apprendistato dei dipendenti, per il piano di onboarding dei neoassunti o per preparare un dipendente a una futura promozione.

Grazie a un LMS, il dipendente viene automaticamente traghettato da un corso a un altro, ottenendo così una visione di medio e lungo termine sulle competenze che andrà ad acquisire nel corso degli anni in azienda (un elemento che aumenta l’engagement e la retention). Questo sistema, inoltre, riduce il carico di lavoro sugli addetti alla formazione in azienda e permette di programmare meglio il budget.

Gestione del budget

Il budget da dedicare alla formazione non è mai abbondante ed è quindi importante utilizzarlo saggiamente. Anche questo aspetto può essere digitalizzato tramite LMS, ottenendo così vantaggi quali:

• Calcoli automatici
• Tracciamento dello storico della spesa formativa
• Identificazione di KPI importanti come la spesa formativa per dipendente

Raccolta del feedback formativo

Migliorare la qualità dell’offerta formativa e l’engagement dei dipendenti è uno dei principali obiettivi di chi si occupa di formazione in azienda.

Uno degli strumenti più efficaci per ottenere questi risultati è il questionario di valutazione dell’efficacia formativa, che consiste in una serie di domande che vengono rivolte ai partecipanti di un corso alla sua conclusione. Grazie a queste domande è possibile indagare una serie di aspetti dell’offerta formativa, dalla competenza del docente alla qualità dei materiali didattici forniti fino all’usabilità degli strumenti utilizzati.

Le risposte consentono di apportare le opportune modifiche per innalzare il livello qualitativo della formazione.

Ecco alcuni esempi di domande:

• Il corso è stato all’altezza delle tue aspettative?
• Il materiale didattico era adeguato al tuo livello di conoscenza?
• Che punteggio daresti alla preparazione del tuo docente?
• Credi che ti sarebbe utile approfondire ulteriormente l’argomento?

Ulteriori esempi di domande possono essere trovati nel nostro articolo dedicato ai questionari di valutazione.

Reporting

La capacità di produrre report è una caratteristica importante in un LMS e un criterio di scelta da tenere in forte considerazione.

Poter mostrare i risultati del piano di formazione, sia dal punto di vista quantitativo che qualitativo, è di grosso aiuto per i dipartimenti HR che vogliono dimostrare alla direzione i vantaggi di investire in quest’ambito.

Da una parte devono quindi essere presenti report numerici su, per esempio, il tasso di partecipazione ai corsi, i risultati delle prove sostenute, le competenze conseguite in azienda ecc.

Dall’altro, attraverso survey di valutazione dell’efficacia formativa, deve essere possibile comprendere il livello di soddisfazione dei dipendenti per la qualità dei corsi, dei docenti e del materiale didattico e comprendere quanto questi siano considerati utili per lo svolgimento del proprio lavoro e lo sviluppo della propria carriera dentro l’azienda.

Conclusioni

In sintesi, investire in un Learning Management System è sempre un’ottima idea per un’azienda che voglia puntare sulla crescita dei propri dipendenti.

Grazie a un solo strumento è infatti possibile dare corpo e organizzazione a un piano formativo efficace e trasparente, ottenere una maggiore efficienza nei processi, personalizzare l’apprendimento sulle esigenze dei dipendenti e migliorare la conformità alle normative.

Sottolineiamo, per concludere, due ultimi aspetti da tenere in forte considerazione nella scelta del miglior LMS per la propria azienda:

• L’esperienza utente, che deve essere semplice, lineare e piacevole, così da garantire allo strumento un alto tasso di adozione
• La flessibilità dell’applicativo, che deve essere in grado di riprodurre e assecondare le regole e le policy aziendali sull’apprendimento

Un buon LMS contribuirà a migliorare la produttività e a sostenere lo sviluppo del personale, elementi cruciali per il successo a lungo termine delle aziende.

Crediti fotografici: ©VectorMine/Adobe Stock