La digitalizzazione dei documenti è una pratica sempre più diffusa in ogni reparto aziendale.
Ad accelerare questo processo ha contribuito anche la pandemia del 2020, soprattutto per quanto riguarda il settore HR. La diffusione del lavoro ibrido, l’assunzione di candidati in modalità full remote e la riduzione delle trasferte hanno fatto sì che diventasse prioritario scambiare documenti – e magari firmarli – a distanza piuttosto che di persona.
Ma il supporto allo smart working è solo il più recente dei motivi per cui i dipartimenti HR dovrebbero abbandonare gli archivi cartacei.
La gestione documentale digitale è infatti parte dell’offerta dei principali software HR da tanti anni, per via dei numerosi altri vantaggi che comporta:
1. Organizzazione ed efficienza
Una gestione digitale dei documenti di candidati e dipendenti rende più efficiente il lavoro dell’ufficio HR. I documenti sono infatti perfettamente organizzati e facili da ricercare (alcuni software HR permettono di compiere ricerche anche nel testo dei documenti) e l’archivio può essere interrogato e gestito da più persone in contemporanea. Inoltre, anche i dipendenti e i candidati possono collaborare con il dipartimento HR nel caricare, aggiornare e compilare i documenti che li riguardano, aumentando la precisione e l’aggiornamento dei dati.
2. Tracciabilità
Un sistema di gestione digitale dei documenti permette di annotare la data di creazione di un documento, tenere traccia di ogni cambiamento apportato a un file e verificarne l’avvenuta lettura. Questo può servire, per esempio, per appurare che tutti i cedolini siano stati ricevuti e visualizzati dai dipendenti.
3. Esperienza del dipendente
La digitalizzazione dei documenti serve anche a garantire una migliore esperienza a candidati e dipendenti. Per esempio, sbrigando rapidamente le pratiche burocratiche dei nuovi assunti e favorendo un onboarding positivo. Dando accesso a un database centralizzato e self-service si aumenta anche la trasparenza e l’autonomia del personale, mettendoli al centro dei processi HR.
4. Accessibilità
Digitalizzare i documenti HR e ospitarli su un gestionale in cloud permette ai responsabili HR, ai manager e ai dipendenti di potervi accedere ovunque si trovino, anche attraverso smartphone e tablet.
5. Sicurezza
Quando sono ospitati su una piattaforma HR in cloud i documenti della tua azienda sono protetti da occhi indiscreti. Sia perché per accedere occorrono username e password, sia perché queste piattaforme sono configurate con diversi livelli di accesso per assicurarsi che un documento o una informazione siano visibili solamente alle persone dovute. Con una gestione digitale si elimina anche il rischio legato alla deperibilità dei documenti cartacei, che possono strapparsi, rovinarsi, macchiarsi, prendere fuoco ecc.
6. Sostenibilità
Passare a una gestione digitale dei documenti HR vuol dire anche ridurre il consumo di carta e di inchiostro, moderando l’impatto dell’azienda sull’ambiente e abbattendo i costi. Un aspetto molto apprezzato dalle nuove generazioni di lavoratori.
7. Rispetto delle scadenze
Grazie a un gestionale HR puoi anche impostare la scadenza di un documento digitale in modo da essere informato da una notifica quando questa si avvicina. Sistemi come Altamira HRM permettono anche all’ufficio HR di ricevere uno scadenziario periodico via email. In questo modo ti assicurerai che contratti, certificazioni e attestati dei tuoi dipendenti siano sempre in regola.
8. Eliminazione
Negli uffici di una volta (ma anche in tanti moderni, visto che alcune incombenze burocratiche italiane richiedono ancora l’utilizzo di carta) non poteva mancare un distruggi documenti, un apparecchio in grado di triturare i documenti non più necessari in modo da renderli irriconoscibili. Per quanto il suo utilizzo possa servire ad alleviare lo stress, eliminare i documenti in questo modo richiedere tantissimo tempo. Molto più efficiente cancellarli premendo un semplice tasto o programmando una eliminazione automatica al verificarsi di determinate condizioni.
9. Creazione modelli e certificati
Una gestione documentale digitale avanzata consente anche la generazione di modelli e attestati precompilati, con un risparmio di tempo per chi se ne occupa. Nel settore HR questo ha notevoli applicazioni: si possono creare automaticamente dei CV blind dei candidati, compilare le lettere di offerta, generare i certificati di partecipazione a un corso ecc.
10. Redazione note spese
La gestione digitale dei documenti è anche il primo passo per rendere più efficiente la gestione delle note spese. La maggior parte dei software HR comprende una soluzione dedicata a questo processo e anche le più semplici portano notevoli risparmi di tempo rispetto a una soluzione “manuale”.
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