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Exit interview: i segreti del colloquio di uscita

exit interview

Assumereste mai un candidato senza averlo sottoposto a un colloquio?

La risposta, con tutta probabilità, è no.

Il colloquio di selezione, infatti, è uno step presente nei processi di reclutamento di tutte le aziende, anche ora che molti altri passaggi, come lo screening iniziale, vengono spesso svolti con l’ausilio della tecnologia.

Del resto, è un momento fondamentale per cogliere informazioni e impressioni sul candidato altrimenti impossibili da ottenere.

Esiste però un altro colloquio che gode di una popolarità decisamente inferiore, pur essendo altrettanto utile: la exit interview.


Che cos’è la exit interview e perché è così importante

La exit interview, o colloquio di uscita, è un colloquio con un dipendente che precede la sua uscita dall’azienda. In alcune realtà viene sostituita da una exit survey, un sondaggio – tipicamente sotto forma di domande a risposta multipla – volto a cogliere il grado di soddisfazione del dipendente per l’azienda e i motivi che lo hanno spinto a lasciarla.

Per capire quanto questo colloquio sia importante, pensiamo a quello che avviene in un altro contesto aziendale.

Quando un’azienda B2B perde un cliente, compie grandi sforzi per comprenderne i motivi. In questo modo può identificare il problema (che sia stata una mancanza dell’ufficio marketing, della customer assistance o del reparto after sales, la comparsa di un nuovo competitor ecc.) e correre ai ripari, salvaguardando il proprio business.

Altrettanto importante è capire le motivazioni dell’addio di un dipendente. A volte dietro questa scelta ci sono motivi personali che hanno poco a che vedere con l’azienda. Altre volte si tratta di un passaggio quasi inevitabile per la natura dinamica del mercato del lavoro moderno. Altre volte ancora, però, questo addio è frutto di una mancanza interna che, se ignorata, potrebbe continuare a nuocere al business aziendale.

Grazie alle exit interview tante aziende hanno potuto scoprire:

  • comportamenti scorretti da parte di manager che minano la solidità dei loro team;
  • errori nel processo di recruiting, in particolare nella stesura delle job description;
  • mancanze nel processo di onboarding;
  • assenza di percorsi di carriera interna;
  • inadeguatezza degli strumenti forniti per un determinato ruolo;
  • la scarsa competitività dei loro salari;
  • lacune nella formazione di alcune posizioni.

Tutti problemi che, se lasciati insoluti, avrebbero continuato a minare engagement e retention del personale.


Exit interview: 6 errori da evitare

Condurre una exit interview, quindi, è sempre una buona idea.

Dato che coinvolge un dipendente probabilmente scontento della nostra azienda, però, si tratta di un’operazione piuttosto delicata.

Meglio, quindi, non commettere uno o più dei seguenti errori:

  • Considerare la exit interview un’attività isolata. La exit interview non è un’operazione isolata, ma parte integrante di diversi processi e strategie aziendali.
    Da una parte, infatti, è una componente della strategia di employer branding, attraverso la quale un’azienda trasforma dipendenti ed ex dipendenti nei propri brand ambassador, dall’altra è uno step fondamentale della procedura di off boarding dei dipendenti. Oltre alle formalità burocratiche e al passaggio di consegne ai colleghi, quindi, pianificate sempre almeno una chiacchierata con il dipendente in uno dei suoi ultimi giorni di lavoro.
  • Affidare il colloquio di uscita ai manager. Salvo rarissimi casi, è sempre meglio che a condurre il colloquio di uscita sia un professionista delle Risorse Umane. Non solo perché possiede le giuste competenze per svolgere al meglio la conversazione, ma anche perché una delle cause delle dimissioni del dipendente potrebbe essere proprio il comportamento del suo manager di riferimento.
  • Sbagliare il tono dell’incontro. L’incontro deve essere impostato più come una piacevole chiacchierata che un colloquio. Rilassato, positivo e rivolto al futuro. Ricordatevi di mostrare curiosità e interesse per il suo nuovo lavoro e di chiedere se ha dubbi o bisogno di assistenza con le procedure di off boarding. Solo in un secondo momento investigate le cause del suo addio.
    Un approccio troppo diretto rischia infatti di causare reazioni opposte ma altrettanto problematiche. Il dipendente potrebbe, infatti, scegliere la carta della diplomazia, tacendo o minimizzando i problemi avuti o, al contrario, approfittare dell’occasione per togliersi qualche sassolino dalla scarpa, ingigantendo gli episodi negativi che hanno caratterizzato la sua vita in azienda.
  • Non aspettarsi il peggio. Considerato che state per parlare con qualcuno che ha scelto di lasciare la vostra azienda, dovete essere preparati ad ascoltare alcune critiche, che potrebbero anche essere feroci e riguardarvi direttamente. La vostra reazione dovrà essere perfettamente professionale.
  • Non dare valore al feedback. Ascoltare ciò che ha da dire non basta: bisogna anche mettere a frutto il feedback per il bene dell’azienda. Iniziate col tenerne traccia per futura memoria, magari nel vostro sistema HRM. Quindi approfondite le problematiche segnalate e adoperatevi per risolverle, coinvolgendo chi di dovere.
  • Non fare scouting sulla concorrenza. La exit interview è un’ottima occasione anche per raccogliere informazioni utili sulla concorrenza. Se il dipendente non ha ritrosie a rispondere alle vostre domande, cercate di capire quale posizione, stipendio e benefit gli siano stati offerti e se la vostra azienda sia competitiva in tal senso.

Cosa fare quando l’exit interview è un flop

A volte, il dipendente potrebbe non rendersi disponibile per un colloquio di uscita. Altre volte, potrebbe non sbottonarsi in alcun modo nonostante i vostri sforzi. In questo caso, può essere una buona idea provare a ricostruire i motivi della sua partenza affidandosi alla reportistica della propria piattaforma HR (per le aziende che ne utilizzano una) e alle testimonianze dei suoi colleghi.

I report sull’assenteismo, le valutazioni e autovalutazioni, la frequenza dei corsi ecc., uniti a colloqui con colleghi e manager di riferimento potranno restituire un quadro realistico della situazione.


Se il tema delle exit interview ti interessa, ti consigliamo di leggere questa intervista a una esperta di outplacement, un altro servizio utilissimo alle aziende nella gestione degli ex dipendenti.



Credito fotografico: ©artflare/Fotolia

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