In pochi anni, grazie anche all’impulso dato dalla pandemia al lavoro ibrido, la firma elettronica è diventata uno strumento fondamentale per dare efficienza a tanti processi aziendali.
Il successo repentino di questa tecnologia anche nel settore HR è dovuto non solo ai suoi tanti vantaggi – di cui parleremo più avanti – ma anche a una concomitanza di fattori che contribuiscono a rendere il suo utilizzo così naturale e utile.
Ecco i principali.
1. La dematerializzazione dell’archivio cartaceo
Da tanti anni le aziende hanno avviato processi di digitalizzazione dei documenti del personale e si trovano nelle condizioni ideali per poter implementare un processo di firma elettronica. È quindi naturale che non vogliano più ricorrere a carta e penna per questa esigenza.
2. La diffusione del lavoro ibrido e da remoto
La diffusione del lavoro ibrido e da remoto fa sì che sia più complicato incontrare in sede un candidato o un dipendente per sottoporgli dei documenti da firmare. La firma digitale risolve in uno schiocco di dita il problema della distanza e della frequentazione occasionale degli uffici.
3. La crescita dell’Agile HR
La filosofia sempre più diffusa tra gli uffici del personale, anche in Italia, è quella di trovare soluzioni semplici a problemi complessi, mettendo al centro l’esperienza del dipendente. Da qui il successo di piattaforme complete come Altamira HRM e di soluzioni agili come la firma elettronica.
4. La cultura del self-service e della trasparenza
La gestione delle Risorse Umane è sempre meno centralizzata e sempre più self-service e trasparente. I dipendenti visualizzano e aggiornano le proprie informazioni, timbrano, richiedono ferie e permessi, si iscrivono ai corsi e compiono autovalutazioni, potendo trovare traccia di ogni operazione nel proprio account. Normale, quindi, che desiderino poter firmare i documenti che li riguardano con lo stesso agio e avere accesso alle copie firmate.
5. Il successo dei workflow management system
A rendere possibile l’integrazione dei sistemi di firma elettronica nei software HR è stata anche la loro progressiva trasformazione in sistemi di gestione dei processi o workflow management system. I software più moderni come Altamira HRM permettono infatti di digitalizzare un flusso di attività inserendo una serie di automatismi (invio di notifiche, generazione di documenti, interazioni con altri software ecc.) che riducono il carico di lavoro sull’ufficio Risorse Umane e aumentano l’efficacia. Tra queste attività c’è anche la firma elettronica.
Sulla parte destra dell’immagine, un esempio di workflow con firma elettronica dei documenti d’assunzione. Tratto dall’ATS Altamira Recruiting.
Tipi di firma elettronica
Esistono diversi tipi di firma elettronica caratterizzati da un grado crescente di complessità e valenza legale.
I principali sono i seguenti:
- Firma elettronica semplice. Permette di siglare semplici documenti con un click, testimoniandone così l’accettazione o l’approvazione.
- Firma elettronica con OTP. Aumenta il livello di sicurezza della firma richiedendo una autentificazione tramite codice OTP (One Time Password, una stringa di caratteri alfanumerici casuale generata da un sistema di autenticazione per garantire l’accesso sicuro a un servizio).
- Firma elettronica avanzata. Un tipo di firma che richiede controlli di autentificazione più rigorosi, compresa la verifica del documento di identità.
- Firma elettronica qualificata. È l’unico tipo di firma elettronica a essere equiparato legalmente alla firma manoscritta nei paesi UE.
Per alcuni processi potrà bastare una firma semplice, che offre un’esperienza utente facile e immediata, mentre altri scambi di documenti potrebbero richiedere una firma elettronica avanzata o addirittura qualificata.
Spesso si tende a confondere la firma elettronica con quella digitale. Quest’ultima però rappresenta soltanto un sottoinsieme della prima, facendo riferimento a quelle firme elettroniche effettuate mediante l’utilizzo di un certificato digitale rilasciato da un istituto accreditato. Chi desidera approfondire il tema può consultare il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Vantaggi della firma elettronica nei processi HR
Finora abbiamo parlato delle condizioni che hanno permesso il successo della firma elettronica e delle diverse tipologie utilizzabili. Soffermiamoci adesso sui tanti vantaggi che il suo utilizzo comporta nella gestione del personale:
- Efficienza. Ricorrere alla firma elettronica nella gestione digitale dei processi HR vuol dire ridurre i tempi di firma di ogni documento. Si elimina infatti il problema della distanza e della presenza fisica e si permette di svolgere questa operazione in pochi secondi, senza bisogno di stampare un file o scannerizzarlo. I tempi sono accelerati anche dalla presenza di notifiche automatiche che informano ogni utente coinvolto e gli ricordano di completare le operazioni.
- Ordine. Gestire la firma di un documento con il supporto di un workflow digitale vuol dire dare ordine al processo. L’ufficio risorse umane sa infatti sempre in che stato si trova e quando è stata svolta ogni operazione. Inoltre, il documento firmato viene archiviato automaticamente in perfetto ordine.
- Convenienza. Eliminare l’utilizzo di carta e inchiostro vuol dire ridurre le spese di cancelleria e archiviazione e il ricorso a spedizioni e raccomandate, aumentando anche la sostenibilità ambientale dell’azienda. Il principale risparmio, poi, è senz’altro quello di tempo.
- Sicurezza e conformità. Lo scambio di documenti e l’apposizione di firme avviene in totale sicurezza, su piattaforme tecnologicamente avanzate e protette da accessi non autorizzati. L’identificazione degli utenti è certa e la firma conforme alla normativa nazionale.
- Engagement. Utilizzabile fin dalle fasi di recruiting e onboarding, la firma elettronica concorre ad aumentare l’engagement dei dipendenti e la loro esperienza in azienda, rendendo più gradevoli tanti processi burocratici.
Esempi di utilizzo
I clienti di Altamira utilizzano la firma elettronica in un gran numero di contesti diversi, sempre con grandi benefici in termini d’efficienza. Ecco alcuni esempi:
- Per far firmare l’offerta di lavoro a un candidato, bruciando sui tempi la concorrenza.
- Per scambiare documenti e apporre firme durante il processo di onboarding in azienda, dando una ottima prima impressione.
- Per assegnare aumenti e promozioni o apportare altre modifiche al contratto di lavoro di un dipendente, anche se lavora da remoto.
- Per far sottoscrivere la lettera di assegnazione degli obiettivi MBO, dando trasparenza e ufficialità al processo.
L’utilizzo della firma elettronica è destinato a crescere nei prossimi anni, rendendo più agili tutti i processi in cui verrà coinvolta.
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