Engagement dei dipendenti ed employee experience sono ormai da diversi anni temi centrali per la Direzione HR.
Il motivo è evidente: i dipendenti soddisfatti sono più produttivi, rimangono più a lungo e parlano bene dell’azienda.
Una buona strategia di engagement deve partire dall’identificazione di tutti i punti di contatto tra l’azienda e il personale per assicurarsi che si stia compiendo ogni sforzo per soddisfare le esigenze dei dipendenti.
In caso contrario c’è sempre il rischio che problemi e inefficienze sconosciuti all’ufficio HR minino la motivazione e la produttività dell’organico.
Di seguito trovi alcuni dei touch point dipendente-azienda più importanti.
Employer branding
L’esperienza di un dipendente con la sua futura azienda inizia quando è ancora un candidato. Per questo è importante curare anche i punti di contatto con chi esprime interesse per un posto di lavoro, iniziando dalla realizzazione di un career site professionale e di un percorso di selezione rapido e ricco di feedback. Per conoscere tutti i punti di contatto più importanti nel rapporto azienda-candidato, leggi il nostro articolo Touch point azienda-candidati: riconoscerli e gestirli al meglio.
Onboarding
La prima impressione che un dipendente si fa della sua nuova azienda è destinata a durare a lungo. Occorre quindi evitare che il nuovo arrivato trascorra i primi giorni in ufficio ad aspettare che vengano attivati i suoi account, abbandonato a se stesso in una postazione di lavoro incompleta.
Al momento dell’assunzione deve scattare un processo di onboarding che preveda la firma e raccolta della documentazione necessaria, l’allestimento della postazione di lavoro, l’attivazione degli account legati al ruolo, la stampa del badge eccetera.
Queste attività che coinvolgono team diversi possono essere coordinate facilmente ricorrendo a un workflow management system come Altamira, che invia notifiche automatiche per ogni azione da svolgere. Non a caso oggi la digitalizzazione dei processi di onboarding è una delle principali voci di investimento degli uffici HR.
Mentor
Già dai primi giorni è importante assegnare un mentore al nuovo arrivato, possibilmente qualcuno che non sia anche il suo manager. Un collega con più esperienza che possa fungere da punto di riferimento per il primo periodo, sia dal punto di vista lavorativo che di inserimento nel clima aziendale: ritrovarsi a pranzare da soli i primi giorni potrebbe essere un duro colpo per l’umore.
Per un collega molto giovane potrebbe essere utile anche un tutor, che offra un supporto più pratico. Per esempio, aiutandolo a padroneggiare i software che dovrà utilizzare.
Manager
Uno dei motivi principali che portano un lavoratore a dare le dimissioni è il cattivo rapporto con il proprio responsabile diretto. Il dipartimento HR dovrebbe quindi assicurarsi che le persone che gestiscono un team dispongano delle soft skill necessarie a sviluppare una relazione positiva con i loro riporti diretti. Indispensabile quindi procedere a una mappatura delle competenze interne e all’organizzazione di un piano di formazione adeguato a colmare i gap riscontrati.
Spazi di lavoro
Che si tratti di postazioni fisse o scrivanie da prenotare, è importante offrire spazi di lavoro puliti e ordinati, in cui il dipendente possa sentirsi a proprio agio.
Per molto tempo, i datori di lavoro hanno cercato di rendere gli uffici più attraenti per i lavoratori installando sale relax con ogni genere di comfort. Con una frequentazione più sporadica della sede questi spazi hanno minore importanza, ma restano un utile strumento di engagement del personale. Una macchinetta per il caffè, come minimo, resta un must!
Tracciamento del tempo
Timbrare il cartellino può lasciare una sensazione amara al dipendente, facendolo sentire sotto controllo. Bisogna, invece, far passare il messaggio che tracciare l’orario di lavoro serve a tutelare la sua vita privata, separandola dal tempo lavorativo, e a garantire equità. Meglio scegliere, inoltre, un sistema di rilevazione presenze in cloud che permetta ai lavoratori di visualizzare in autonomia le giornate di lavoro svolte e gli straordinari accumulati.
Realizzazione del piano ferie
La pianificazione delle ferie può diventare un argomento spinoso se non viene gestito con la dovuta accortezza. Per curare questo punto di contatto con il dipendente conviene:
- Stabilire policy chiare per la richiesta e l’approvazione delle assenze.
- Garantire totale trasparenza ed equità di trattamento.
- Supportare i dipendenti nella rendicontazione del monte ferie e permessi.
- Responsabilizzare i team perché trovino accordi interni.
Erogazione dei cedolini
Uno dei momenti fondamentali nel rapporto tra azienda e dipendenti è rappresentato dal sospirato arrivo dello stipendio. Per curare maggiormente questo touch point con il personale è buona norma:
- Assicurarsi che gli stipendi siano pagati regolarmente e nei tempi.
- Dare al dipendente un modo facile e veloce per accedere al cedolino, per esempio distribuendoli attraverso il portale del dipendente.
Check-in regolari
I professionisti HR dovrebbero sempre prevedere dei momenti di confronto faccia a faccia con tutti i dipendenti. Una abitudine che va rafforzata in questi anni di lavoro ibrido, in cui gli incontri occasionali si sono ridotti.
Formazione
Un ricco piano di formazione è uno dei benefit a cui candidati e dipendenti fanno più attenzione. Anche in questo caso un dialogo aperto rimane però essenziale. I dipendenti devono essere in grado di esprimere un feedback sui corsi frequentati, avanzare proposte ed iscriversi in autonomia.
Inoltre, devono poter segnalare se il tempo che hanno a disposizione per effettuare la formazione è insufficiente. Proporre forme moderne di formazione come il micro learning e il mobile learning può aiutare in questi casi.
Valutazione
Introdurre un processo di valutazione in azienda, che sia per competenze o per obiettivi, è una delle iniziative migliori che le Risorse Umane possano mettere in atto per aumentare l’engagement dei dipendenti. A patto, però, che non sia un processo calato dall’alto, senza coinvolgere il personale e con scarsa trasparenza.
Vanno quindi incoraggiati sia una definizione condivisa degli obiettivi che un processo di autovalutazione da parte del dipendente, oltre a un feedback sempre trasparente del diretto responsabile. In questo modo la valutazione diventerà un punto di contatto positivo per la crescita del dipendente e la sua motivazione.
Un esempio di processo di valutazione delle competenze che prevede l’autovalutazione del dipendente, tratto da Altamira Performance.
Survey
Condurre dei sondaggi regolari sul livello di soddisfazione dei dipendenti permette di venire a conoscenza di problemi e motivi di insoddisfazione. A fare la differenza è però la capacità di intervenire tempestivamente una volta scoperta l’esistenza di un problema. Queste survey possono essere complesse o limitarsi a un NET promoter score declinato sui dipendenti.
Eventi
Organizzare eventi aziendali – dalla classica cena di fine anno alla celebrazione di risultati aziendali – permette ai dipendenti di incontrarsi e frequentarsi in un contesto differente, aumentando il loro attaccamento all’azienda. Coinvolgeteli nella scelta del luogo e della data e ricordatevi di tutelare anche i dipendenti che non amano questi contesti.
Knowledge Base
Un altro modo in cui l’azienda può curare il rapporto con i dipendenti è attraverso una strategia di knowledge management. Una knowledge base dà infatti ai più esperti l’opportunità di condividere le proprie tecniche e strategie e ai più giovani un archivio unico da cui trarre preziosi insegnamenti. È quindi un ottimo strumento per far sentire tutti parte di qualcosa di più grande e permettere anche ai neoassunti di rendersi indipendenti in poco tempo. Gli effetti sulla produttività e sulla retention sono assicurati.
Offboarding
In questo periodo tantissime aziende si stanno concentrando sul processo di onboarding, ritenuto a ragione vitale per iniziare con il piede giusto il rapporto con un nuovo dipendente. Altrettanto importante è però avere un processo di offboarding strutturato, per diversi motivi:
- Un intervento tempestivo e una controproposta ragionevole aumentano le possibilità di trattenere un dipendente prezioso.
- Permette di comprendere quale touch point non ha funzionato correttamente e spinto il dipendente a cambiare. In alcuni casi, potrà confermare che la nostra strategia di engagement funziona correttamente e che il dipendente ha scelto di cambiare per motivi esterni.
- Se ci si prenderà cura di lui fino alla fine, l’ex dipendente non avrà motivo di parlare male dell’azienda in futuro.
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