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4 riflessioni sulla comunicazione al lavoro

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Quando il dipartimento Risorse Umane e gli addetti alla selezione non riescono a comunicare, per le aziende non è mai una buona notizia. Oltre a provocare un calo dell’engagement dei dipendenti e della produttività, infatti, un ufficio HR che non comunica in modo efficace può minare la credibilità della tua impresa e spaventare i potenziali candidati.

Una delle responsabilità principali del dipartimento risorse umane è quella di interagire in maniera efficace con le persone, sia all’interno che all’esterno dell’impresa. Eppure pochissime organizzazioni investono tempo e risorse per creare una buona policy di comunicazione interna.

Per aiutarti a cogliere tutti i vantaggi di una forte strategia comunicativa, abbiamo compilato una lista di quattro riflessioni che tu e i tuoi colleghi professionisti delle risorse umane potreste trovare utili e applicare nel vostro lavoro.


Riflessione n. 1: I silos informativi ostacolano la comunicazione

I silos informativi sono definiti come il frutto di una mentalità collettiva che porta alcuni dipartimenti a non condividere informazioni con altri e si originano in aziende in cui la comunicazione interdipartimentale non è enfatizzata o incoraggiata.

Anche se non hai mai sentito prima il termine “silo”, probabilmente avrai sperimentato gli effetti di questi compartimenti stagni nel corso della tua carriera professionale. I silos informativi spesso mettono in evidenza problemi più grandi in un’azienda, per esempio connessi alla sua struttura organizzativa o alla leadership, che rendono difficile o addirittura impossibile una comunicazione efficace. Le risorse umane, la contabilità, la ricerca e selezione e altri dipartimenti ausiliari sono particolarmente sensibili ai silos informativi, in quanto non sono direttamente responsabili della consegna di un prodotto o servizio al cliente.

In definitiva, la mancata condivisione delle informazioni si traduce in una assenza di comunicazione, che rende le aziende più statiche e meno innovative rispetto alla concorrenza.

Anche se non hanno alcun impatto sul loro lavoro quotidiano, gli addetti alle risorse umane dovrebbero sempre restare in contatto con le altre aree dell’azienda per avere una comprensione completa del business. Elimina i silos minimizzando le incomprensioni tra dipartimenti e incoraggiando eventi e incontri che mescolano i membri della tua organizzazione a livello aziendale.


Riflessione n. 2: La tecnologia può aiutare

La tecnologia ha avuto un impatto positivo su ogni aspetto del business, ma forse è la comunicazione sul posto di lavoro che ha subito la maggiore trasformazione. In un’era in cui i dipendenti sono in grado di lavorare da remoto, fuori dall’ufficio o in trasferta da tutto il mondo, la tecnologia non è più solo una risorsa utile, ma indispensabile.

In quasi tutti i settori, il ricorso alla tecnologia nella comunicazione è essenziale per rimanere competitivi. Ecco alcune applicazioni aziendali utili per rispondere alle varie esigenze:

  • I team HR che fanno fatica a mantenere aggiornate le informazioni dovrebbero prendere in considerazione la transizione a piattaforme in cloud come la suite di software HR di Altamira. L’hosting in cloud consente a questo strumento di aggiornare istantaneamente le informazioni per l’intera azienda, mantenendo dati e documenti di tutto lo staff accessibili e accurati.
  • I team HR che hanno difficoltà a organizzare e consegnare i progetti in modo tempestivo e a stabilire le giuste priorità dovrebbero testare applicazioni per il project management come il software PM di Basecamp. Gli strumenti di project management aiutano a diventare comunicatori migliori e a distribuire meglio i compiti nel team, a stabilire una tempistica per la produzione e (soprattutto) a tenere tutti aggiornati sullo stato corrente di ogni attività.
  • I team delle risorse umane che si destreggiano tra troppi strumenti e servizi di comunicazione dovrebbero semplificare la strategia comunicativa passando a una suite tecnologica come la piattaforma UCaaS (Unified Communications as a Service) 8×8. Gli strumenti di Unified Communications creano canali centralizzati per servizi come chat, chiamate e videoconferenza, aiutando le persone ad allineare le proprie tattiche di comunicazione a livello aziendale.

Riflessione n. 3: Le persone apprezzano la trasparenza

Soltanto la metà circa dei lavoratori oggi credono che il proprio datore di lavoro sia aperto e diretto nel dialogo con loro, a dimostrazione dell’esistenza di grande diffidenza tra i dipendenti e i manager. Questi numeri dovrebbero suscitare una profonda riflessione e un cambiamento immediato da parte delle aziende leader. Se la strategia di comunicazione della tua organizzazione è costruita su una base di sfiducia, come puoi aspettarti che si formi un rapporto intenso e duraturo tra le persone che ne fanno parte e ne determinano il successo?

Alla base di questo problema c’è la mancanza di trasparenza da parte della proprietà o del management. Che lo facciano con cattive intenzioni o meno, il fatto di eludere conversazioni significative e franche con i dipendenti è percepito come una mancanza di rispetto, un tentativo di sminuirli o ignorarli del tutto.

Al lavoro, il percorso verso la trasparenza inizia garantendo responsabilità e affidabilità (concetti che in inglese vengono espressi alla perfezione con il termine accountability). Ciò significa stabilire aspettative e responsabilità chiare e attenersi a queste linee guida quando vengono poste in discussione. In definitiva, le aziende che danno valore alla responsabilità e alla affidabilità creano le condizioni per una crescita interna e perché ogni membro del team possa diventare nel tempo protagonista del successo aziendale.


Riflessione n. 4: Esiste più di un modo “giusto” per comunicare

Tra email, canali di chat, chiamate, videoconferenze e conversazioni di persona, i professionisti delle risorse umane hanno più modi che mai per comunicare tra loro. A seconda delle preferenze personali, la maggior parte delle persone sarà più incline a utilizzare certe piattaforme e a ignorarne altre.

Ecco perché è importante ricordare che nessun metodo di comunicazione è intrinsecamente migliore degli altri. Spesso, sarà la situazione lavorativa a determinare l’opzione più adatta. Per esempio, è preferibile utilizzare l’email per la corrispondenza importante, mentre una piattaforma di chat potrebbe essere una soluzione migliore quando la situazione richiede un dialogo tra più di due persone. La conversazione faccia a faccia è forse la forma di comunicazione più preziosa – ed è particolarmente utile per valutare i candidati durante i colloqui – ma non è sempre un’opzione percorribile. Con una forza lavoro che opera sempre più da remoto, la tua organizzazione non sarà sempre in grado di entrare in contatto con i dipendenti di persona, che sia per un colloquio, un processo di onboarding o per il lavoro di tutti i giorni. In questo tipo di situazioni, le interazioni di persona possono essere sostituite da una videochiamata.

Comprendere pregi e difetti di ogni metodo di comunicazione e quando utilizzare uno piuttosto che un altro non solo ti renderà un dipendente più completo, ma ti tornerà utile anche per qualsiasi progetto HR che dovrai intraprendere per la tua azienda.


Scritto da Camryn Harrington,

specializzata in comunicazioni aziendali e in particolare nella produzione di contenuti professionali che uniscono business e gestione delle persone.




Crediti fotografici: ©Pexels.com

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