Questo sito o gli strumenti terzi da questo utilizzati usano cookie tecnici proprietari e analitici che migliorano la navigazione e il funzionamento del sito. Il sito utilizza anche cookie di profilazione per offrirVi una navigazione personalizzata sulla base dei Vostri interessi. Se volete saperne di più consultate la Informativa Cookie nella sezione dedicata. Cliccando su Accetto, acconsentite all’uso dei cookie.

Gestite le note spese con Altamira Ferie e Permessi

Gestite le note spese con Altamira Ferie e Permessi

Le infinite possibilità di personalizzazione della nostra piattaforma vi consentono di gestire con Altamira Ferie e Permessi anche le note spese.

Nulla di complicato: basta personalizzare una causale di richiesta associandola a una maschera di raccolta dati appositamente configurata. Così a ciascun collaboratore che seleziona una richiesta di nota spese verrà chiesto di inserire tutte le informazioni fondamentali per questa attività.

Potrete così gestire le richieste di rimborso chilometrico, per i pasti, i taxi ecc. allegando sempre a corredo i relativi scontrini.

In questo modo centralizzate anche questo processo su un’unica piattaforma, facendo fruttare al meglio il vostro investimento in Altamira e semplificando la vita ai colleghi.

esempio di nota spese su Altamira

Un esempio di modulo nota spese semplificato su Altamira Ferie e Permessi


Ma vediamo più nel dettaglio come si gestiscono digitalmente le note spese.


Quali informazioni vanno associate a una nota spese?

Una nota spese deve contenere tipicamente 6 categorie di informazioni.

  1. Riferimento all’azienda che deve effettuare il rimborso
  2. Dati anagrafici e di contratto del richiedente
  3. Data e luogo in cui sono state effettuate le spese di cui si chiede il rimborso
  4. Ammontare della spesa e sua natura
  5. Documenti collegati, per esempio scontrini
  6. Note ulteriori

Le prime due categorie di informazioni sono già presenti sulla vostra piattaforma. Non avrete, quindi, bisogno di ricreare e aggiornare le informazioni aziendali e l’anagrafica dei dipendenti su un nuovo sistema.

Tutti gli altri dati possono essere raccolti nella modalità che stabilite, utilizzando menu a tendina, campi testuali, campi data ecc.


Qual è il workflow tipico di una nota spese?

Una nota spese solitamente attraversa 3 fasi, ben gestite da una piattaforma dinamica come Altamira HRM.


1. La stesura

Il dipendente, in self-service, crea la propria richiesta di nota spese, compilando i campi della maschera personalizzata dall’azienda sulle sue esigenze e allegando i documenti necessari con pochi click.

L’azienda può anche decidere che la richiesta di rimborso sia una causale visibile solo ad alcuni collaboratori, per esempio il team commerciale.


2. L’approvazione

Una volta compilata, la nota spese viene inviata alla persona responsabile della sua approvazione. Notate bene che questa persona può essere diversa (tipicamente lo è) da quella che si occupa dell’approvazione delle richieste di ferie e permessi. Non solo: tramite gli strumenti di configurazione si può anche decidere che la nota spese debba essere approvata da più di una persona o, al contrario, che sia automaticamente approvata.


3. L’archiviazione

La piattaforma tiene traccia automaticamente di tutte le note spese inviate, approvate e respinte e archivia la relativa documentazione.

Possono anche essere creati report personalizzati a supporto del lavoro di amministrazione e contabilità.


Siete interessati a gestire le note spese con il software Altamira Ferie e Permessi? Rivolgetevi al nostro team di Customer Success.


Post correlati

Iscriviti al nostro Blog

Ricevi via email i nostri articoli sul mondo delle Risorse Umane, una volta al mese.