Nonostante i vantaggi sempre più evidenti, sono molte le aziende che non hanno ancora digitalizzato tutti o alcuni dei loro processi HR.
Alcune pensano di essere troppo “piccole” per ricorrere a soluzioni specifiche per la gestione delle risorse umane, altre faticano ad abbandonare abitudini consolidate mentre altre sentono di essere così prese dal day by day da non avere il tempo di avviare un proficuo percorso di HR transformation.
Anche la tua azienda magari sta rinunciando a uno strumento prezioso per favorire la crescita delle Risorse Umane e del business.
Ecco 10 indizi che dovrebbero farti capire che è giunta l’ora di andare alla ricerca di un buon software HR.
1. Il data entry assorbe buona parte del tuo tempo
In questi anni la Direzione del personale sta finalmente riuscendo a entrare nei board aziendali, reclamando la sua funzione vitale per l’intero business aziendale.
Ciò accade soprattutto quando il suo staff ha abbastanza tempo a disposizione per dedicarsi ad attività strategiche che garantiscano all’azienda un clima positivo, una perfetta distribuzione delle competenze, una ricca pipeline di talenti pronti a entrare in azienda, un sistema soddisfacente di welfare e rewarding.
Se buona parte del tuo tempo, invece, è dedicato ad aggiornare dati e informazioni su candidati e dipendenti, correggere anomalie del sistema di rilevazione presenze, compilare schede di valutazione cartacee ed altre attività a scarso valore aggiunto, vuol dire che hai bisogno di automatizzare i processi HR così da aumentare l’efficienza e ricavare tempo utile per compiti più strategici.
2. Hai appena contattato lo stesso candidato del collega, di nuovo
Ti capita spesso di contattare un candidato per una posizione aperta, per poi scoprire che un collega si è già messo in contatto con lui/lei per un’altra offerta di lavoro?
Questo genere di incidenti – che non fanno bene alla credibilità dell’azienda come datore di lavoro – non sono affatto rari quando non si dispone di strumenti adeguati. A maggior ragione ora che l’aumento del lavoro a distanza ha reso più difficile coordinare il proprio lavoro con quello dei colleghi recruiter.
Risolverli è facilissimo, basta dotarsi di un ATS che segnali i candidati inseriti nei processi di screening di altri annunci di lavoro.
Se un tempo le attività di ricerca e selezione venivano digitalizzate solo dalle grandi aziende e società di selezione, oggi l’offerta è matura e alla portata anche delle PMI.
Un’apposita icona avverte il recruiter quando un candidato fa già parte di un altro processo di selezione aziendale. Un esempio tratto da Altamira Recruiting.
3. Il trattamento dei dati di candidati e dipendenti non è conforme al GDPR
Effettuare un corretto trattamento dei dati dei dipendenti e dei candidati è un compito impossibile da svolgere usando strumenti generici come Excel o, peggio ancora, documenti cartacei.
Comunicare e rispettare i tempi di data retention, garantire diritti come la limitazione del trattamento dei dati, archiviare le informazioni dei dipendenti solo per il tempo necessario ad assolvere agli obblighi fiscali sono attività che richiedono l’ausilio dei moderni software di recruiting e gestione del personale.
Gestire correttamente il trattamento dei dati di centinaia o migliaia di candidati è particolarmente difficile. Proprio per questo motivo tutte le aziende che effettuano più di un paio di selezioni l’anno hanno iniziato a valutare l’acquisto di un ATS dotato di modulo GDPR.
4. Ci metti ore a trovare l’informazione che cerchi
Ricercare un’informazione su un dipendente, un candidato, un contratto o altro può richiedere un gran dispendio di tempo se i dati sono sparsi in file Excel, file Word, cartelle di rete, email e software non integrati o, come spesso capita, si trovano esclusivamente nelle mani del consulente del lavoro.
Se ti capita di trascorrere ore preziose ogni mese alla ricerca di informazioni – magari per scoprire che sono state sovrascritte e non esiste uno storico – è tempo di ricorrere a un archivio digitale pensato apposta per il tuo lavoro.
In particolare, scegliendo una piattaforma HR integrata disporrai di un unico database ricercabile e filtrabile, in grado di mantenere lo storico delle modifiche effettuate, archiviare documenti, impostare notifiche, organizzare i dati in report e statistiche ecc.
5. Hai mancato una scadenza, ancora
Dovendosi confrontare con tanta burocrazia, l’ufficio HR ha una montagna di scadenze da rispettare. Fare affidamento soltanto sulla propria memoria e su controlli periodici su un’infinità di documenti diversi non è né conveniente né efficiente.
Se le incombenze sono ormai troppe per essere gestite con file d’archiviazione, è ora di passare a un software HR moderno.
Questi sistemi permettono infatti di organizzare uno scadenziario virtuale associato alle attività di gestione dei dipendenti svolte in piattaforma.
Ricevere una notifica quando un contratto è in scadenza o è tempo per un dipendente di sottoporsi alla visita medica ti faciliterà la vita e migliorerà l’accuratezza del tuo lavoro.
6. La bacheca è zeppa di avvisi, ma non c’è nessuno in ufficio a leggerli
Nella tua azienda vige l’abitudine di esporre le comunicazioni per il personale nella bacheca all’ingresso degli uffici?
Con buona parte dei dipendenti che lavorano da casa, hai bisogno di un nuovo metodo per metterli a conoscenza delle ultime novità.
Un portale del dipendente serve, tra le tante cose, anche a questo.
Pubblicando documenti e avvisi nella sua bacheca virtuale potrai comunicare in tempo reale a tutti i dipendenti, ovunque si trovino.
Molto più efficiente ed ecologico di un foglio stampato!
7. Correggere il libro presenze richiede giorni
La rilevazione presenze è uno degli ambiti HR in cui si ricorre da più tempo al supporto di software. È anche quello in cui, però, molte soluzioni adottate risentono del passare degli anni e sono tutt’altro che user friendly e flessibili.
Di conseguenza, tante amministrazioni devono dedicare giorni alla risoluzione delle anomalie sul libro presenze mensile, andando indietro nel tempo per ricostruirne le cause.
Il passaggio a un software per la rilevazione presenze moderno riduce di molto il carico di lavoro. Da un lato le maggiori possibilità di configurazione limitano il numero di errori generati, dall’altro l’interfaccia facile e self service permette a manager e dipendenti di risolvere in autonomia buona parte delle anomalie.
8. Le valutazioni si sono arenate
Con i dipendenti che lavorano – e con tutta probabilità lavoreranno – spesso da remoto, i processi di valutazione della tua azienda si sono arenati? Probabilmente è tempo di cambiare sia le logiche che gli strumenti adottati.
Valutare per comportamenti osservabili, per esempio, diventa molto più complicato, mentre è consigliabile una gestione per obiettivi misurabili oggettivamente.
Le vecchie schede di valutazione cartacee devono finalmente essere messe da parte per passare a strumenti digitali e interattivi come Altamira Performance, che aumentano la trasparenza e l’interattività del processo.
Una gestione per obiettivi SMART su una piattaforma self service aiuta i dipendenti a gestire in autonomia il proprio lavoro, dà piena visibilità sui criteri di valutazione e tiene alto l’engagement. Un esempio tratto da Altamira Performance.
9. Non si dà il giusto valore alla formazione
Nei prossimi anni la formazione aziendale sarà ancora più importante, dato il gran numero di nuove skill indispensabili da coltivare in azienda.
Eppure, sono molte le imprese che faticano anche solo a gestire le incombenze della formazione obbligatoria sulla sicurezza.
Introdurre un software per la gestione della formazione vuol dire da un lato velocizzare tanti processi – per esempio attraverso un sistema di notifiche automatiche che informa della prossima scadenza delle certificazioni conseguite dal personale – dall’altro migliorare l’organizzazione del piano formativo.
Un software per la formazione consente anche di ricavare KPI preziosi – sulla frequenza dei corsi, sul budget utilizzato, sui voti e sulle competenze conseguiti – per migliorare anno dopo anno l’offerta formativa interna.
10. Organizzare il piano ferie ti fa venire voglia di andare in ferie
Anche in anni meno complicati degli ultimi, organizzare il piano ferie senza il supporto di un software HR è un’attività tutt’altro che efficiente, che richiede molto tempo a Risorse Umane, manager e amministrazione e può provocare malcontento nel personale.
I dipendenti lamentano spesso la scarsa trasparenza di una gestione “tradizionale”: non sanno infatti se altri colleghi abbiano già fatto domanda di ferie per un periodo di loro interesse, non hanno la certezza che le loro richieste siano giunte a destinazione, faticano a ricavare il monte ferie dal cedolino ecc.
I manager, dal canto loro, vogliono un sistema semplice che consenta loro di valutare e approvare rapidamente le richieste e di evitare di ritrovarsi con troppe assenze nel team.
Dotarsi di un software per la gestione delle assenze risolve tutti questi problemi e molti altri ancora, agevolando l’amministrazione e l’ufficio HR nella produzione dei file necessari per la creazione dei cedolini e nella creazione di report e statistiche sull’assenteismo.
Credito fotografico: ©Knut/Adobe Stock
