Un processo di valutazione del personale ha impatti positivi sulla produttività, l’engagement dei dipendenti e la loro retention.
Per quanto utili e spesso richiesti dagli stessi lavoratori, molti sistemi di valutazione non sopravvivono però alla prova del campo, venendo rapidamente abbandonati.
Creare un processo di valutazione efficace è infatti una vera sfida. Sistemi di performance management troppo invasivi e cervellotici vengono osteggiati in quanto richiedono un impegno eccessivo a persone già molto occupate, mentre processi rigidi e troppo sporadici rischiano di scattare una foto dell’azienda non perfettamente a fuoco.
Ecco sette consigli per migliorare il processo di performance management aziendale e raggiungere un alto tasso di adozione.
1. Scegliere i modelli più adatti agli obiettivi
Si fa presto a dire valutazione del personale. Dietro questa definizione si nasconde un universo di teorie, sistemi, modalità di valutazione differenti, che poi vengono ulteriormente personalizzati una volta calati sulla singola realtà aziendale.
Il primo passo è quindi quello di scegliere i modelli di valutazione più adatti agli obiettivi che l’azienda si è data.
Alcuni esempi possono essere:
- Guidare il piano di upskilling e reskilling
- Supportare le politiche retributive e di incentivazione
- Fare emergere il potenziale
- Sviluppare abilità di leadership e management
- Aumentare l’engagement
- Allineare le attività agli obiettivi aziendali
Se desideriamo soffermarci sul potenziale, utile per indirizzare i piani di carriera, un modello 9 box grid potrebbe essere la scelta giusta.
Se la priorità è accrescere le doti di leadership e le capacità di people management dei dirigenti, potremmo valutare dei piani di valutazione 360° a loro dedicati.
Per supportare le politiche di incentivazione e identificare il payout per ciascun collaboratore, invece, dovremmo lavorare su percorsi di valutazione MBO.
All’interno dell’azienda possono coesistere più sistemi di valutazione, spesso rivolti a cluster diversi dell’organico.
2. Definire gli obiettivi in maniera condivisa
Un’importante accortezza da avere nella strutturazione di un processo di valutazione è quella di rendere partecipi anche i lavoratori, a partire dalla definizione degli obiettivi.
La reazione a obiettivi calati dall’alto, infatti, il più delle volte non è positiva. Vengono visti come un’imposizione ed è facile che si generi disaccordo sulla loro entità e rilevanza. Tutto questo provoca un calo dell’engagement e della motivazione che mette a rischio la produttività.
Obiettivi troppo rigidi e ripetitivi, inoltre, non favoriscono il comportamento innovativo. Il dipendente tenderà a utilizzare le stesse tecniche che hanno garantito un risultato in passato, senza sperimentare nuove soluzioni potenzialmente più efficienti.
È molto più produttivo organizzare un incontro per definire insieme gli obiettivi più rilevanti per il business e lo sviluppo del dipendente, sempre tenendo a mente la metodologia SMART.
Il confronto porterà sicuramente spunti preziosi e innovativi e la comunione d’intenti non potrà che accrescere l’impegno.
3. Effettuare una o più review in corso d’opera
Secondo un sondaggio promosso nel 2022 dall’Osservatorio sul Performance Management, circa il 70% delle aziende che utilizzano un processo di valutazione prevedono una cadenza annuale (un ulteriore 19,4% adotta una cadenza semestrale).
Pur trattandosi di una scelta che comporta molti vantaggi, come la possibilità di ricondurre la valutazione a bonus e premi annuali, un ridotto carico di lavoro sul management e l’opportunità di valutare il dipendente su un lasso di tempo congruo, la nostra raccomandazione è quella di prevedere una (la classica mid-year review) o più sessioni d’aggiornamento nel corso dell’anno.
Questi appuntamenti non tornano utili soltanto per rivedere i target nel caso si verifichino profondi cambiamenti interni o esterni, ma anche per apportare piccoli aggiustamenti legati a cambi di strategia, riduzione degli investimenti, modifiche nell’organico, arrivo di nuovi competitor ecc.
Servono, inoltre, a coltivare la relazione tra valutato e valutatore, con un confronto aperto sull’andamento del lavoro e sui risultati conseguiti fino a quel momento.
I dipendenti lavorano con maggiore tranquillità sapendo che le chance di raggiungere gli obiettivi sono al riparo da imprevisti e cambiamenti che non dipendono da loro. Altrettanto importante è sapere che hanno tempo e modo per esprimere il loro parere sull’andamento del processo e che le loro opinioni vengono ascoltate.
4. Prevedere azioni per lo sviluppo
In Italia è raro che il processo di valutazione sia collegato alla definizione di azioni di sviluppo per accrescere le competenze del personale aziendale.
Stando al Report Competenze realizzato da Altamira nel 2024, questo avviene solo nel 40,5% dei casi
Si tratta di una colossale occasione sprecata per sviluppare l’asset più importante di ogni azienda, il capitale umano.
Sia che si valuti per obiettivi che per performance, potenziale o competenze, infatti, un processo di valutazione è in grado di far emergere aree di miglioramento, che si possono coltivare con corsi di formazione, coaching, cambi di mansione ecc.
Individuare le azioni che il dipendente deve compiere per sviluppare le skill in cui è deficitario non basta. Altrettanto importante è assicurarsi che queste azioni vengano effettivamente svolte. In questo caso, il supporto della tecnologia può essere prezioso, con l’impostazione di notifiche e reminder per accertarsi che ogni attività programmata sia portata a termine.
5. Analizzare i risultati
Creare un percorso di valutazione per ogni dipendente è importante, ma non bisogna mai smarrire il quadro d’insieme.
L’insieme dei percorsi di valutazione crea infatti un ritratto complessivo dell’azienda, dei suoi punti di forza e dei suoi punti di debolezza, del potenziale inespresso e delle lacune evidenti.
I risultati di tutti i processi di valutazione devono quindi essere organizzati e analizzati in un sistema complessivo, i cui risultati devono essere messi a confronto con quelli dell’anno precedente e utilizzati per affinare i processi futuri.
Un buon sistema di valutazione dovrebbe permettere di individuare il tasso di raggiungimento degli obiettivi in azienda e quello di ciascuna business unit, comprendere se il gap di competenze del personale è stato ridotto e in quale misura, accertarsi che le azioni per lo sviluppo siano state delineate, identificare i manager meno solerti nel portare a termine le valutazioni ecc.
Un sistema ideale, inoltre, deve essere collegato agli altri processi di sviluppo del personale, a partire dalla formazione e dai percorsi di carriera. Si crea così un circolo virtuoso che parte dalla conoscenza del personale, passa per lo sviluppo delle sue conoscenze e finisce per guida le decisioni di talent management in azienda.
6. Digitalizzare il processo
Molti dei consigli precedenti possono essere messi in pratica con il supporto del digitale. I moderni sistemi di valutazione in cloud, infatti, garantiscono quella trasparenza, interattività e capacità d’analisi indispensabili per migliorare il processo di performance management.
L’accesso in self-service permette a valutatori e valutati di intervenire da ovunque e con qualunque dispositivo, le notifiche automatiche mantengono alto il coinvolgimento, i workflow possono essere configurati per permettere tutte le review che si desiderano e il motore di reportistica consente di aggregare dati ed estrapolare statistiche utili.
Non solo: l’integrazione del sistema di valutazione con gli altri software di gestione HR crea sinergie tra tanti processi complementari: formazione, valutazione, welfare aziendale, ricerca e selezione ecc.
Ciò non vuol dire che il processo debba svolgersi solo ed esclusivamente sulla piattaforma. I momenti di confronto – che siano di persona o per videoconferenza – restano fondamentali, sia nella fase di valutazione degli obiettivi che in quella di review e commento dei risultati.
7. Sfruttare l’aiuto dell’IA
L’intelligenza artificiale può dare un contributo concreto nell’esecuzione di un percorso di valutazione in azienda.
Può, per esempio, supportare il manager nella stesura di commenti e feedback, aiutandolo a superare eventuali limiti nelle capacità comunicative.
Può, allo stesso modo, aiutare il dipendente a costruire una autovalutazione più obiettiva e articolata, il più possibile slegata dall’emotività.
Dove però risulterà probabilmente più utile sarà nell’aiutare le aziende a costruire una matrice di competenze dettagliata e sempre aggiornata, che segua automaticamente l’evolvere dei ruoli.
