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5 caratteristiche da ricercare in un software per la formazione

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Visti i rapidissimi cambiamenti nel mondo del lavoro, il tema della formazione è probabilmente la sfida più grande per le aziende e i dipartimenti HR di oggi.

Devono, infatti, fornire al lavoratore del futuro i mezzi per continuare a sviluppare le proprie soft e hard skill (e le digital skill, che possono essere sia soft che hard) per tutto il suo percorso di carriera, pena l’inevitabile esclusione dal mercato del lavoro.

In questa sfida, un grosso ruolo viene giocato dalla tecnologia. Il ricorso a un software per la gestione della formazione è ormai fondamentale per il successo del piano formativo, soprattutto se questo è in grado di supportare l’ufficio HR nei 5 aspetti seguenti:


1. Gestione e sviluppo delle competenze

Qual è lo scopo ultimo di ogni piano di formazione se non quello di aumentare le competenze – sia hard che soft – del personale aziendale?

È quindi normale aspettarsi che un buon software per la gestione della formazione consenta di associare delle skill (magari assegnando loro anche un grado) a un corso e di attribuirle a chi lo frequenta con successo.

L’ideale, poi, è che il sistema di gestione della formazione interna sia legato anche a quello di valutazione del personale. In questo modo sarà possibile, per esempio, utilizzare i corsi come azioni per lo sviluppo da proporre a un dipendente per colmare eventuali gap di competenze emersi dalla sua valutazione.


2. Rispetto della formazione obbligatoria

Obbligo di legge per il datore di lavoro secondo il Testo Unico sulla Sicurezza (D.Lgs. 81/2008), la formazione obbligatoria è assolutamente insufficiente a garantire a un’azienda la crescita continua delle sue risorse, indispensabile per restare competitiva.

I corsi sulla sicurezza, poi, vengono tipicamente percepiti come una perdita di tempo dalla maggior parte dei dipendenti, nonostante il numero di morti bianche in Italia continui a restare alto.

È compito dell’ufficio Risorse Umane, quindi, far sì che la formazione obbligatoria sia rispettata ed erogata in modo efficiente, così da agevolare e coinvolgere il più possibile i dipendenti da un lato e da recuperare risorse utili per la formazione “facoltativa” dall’altro.

Per riuscirci il dipartimento HR deve poter fare affidamento su un software per la formazione in grado di:

  • Identificare le figure della sicurezza in azienda e individuare quelle che hanno bisogno di conseguire la relativa certificazione.
  • Tenere traccia dei corsi svolti da ciascun dipendente e della validità degli attestati.
  • Inviare apposite notifiche quando si avvicina la scadenza di una certificazione ed è necessario un corso di aggiornamento o un rinnovo.
  • Erogare i corsi obbligatori online (vedi punto seguente).

Rimanere sempre in regola con la formazione obbligatoria, inoltre, tutela l’azienda da possibili sanzioni.


3. Erogazione di corsi online

Il dibattito sulla maggiore o minore efficacia della formazione online rispetto a quella in aula è sempre aperto, con un sostanziale equilibrio che ha portato alla maggiore diffusione di corsi blended, che sfruttano i punti di forza delle due modalità per offrire la migliore esperienza formativa possibile.

La formazione online presenta comunque una serie di caratteristiche che la rendono adatta sia alla formazione facoltativa che, soprattutto, a quella obbligatoria. Eccone alcuni:

  • I contenuti possono essere rivisti più volte per essere assimilati al meglio, nei tempi e nei modi più congeniali al singolo dipendente.
  • Non ci sono costi di trasferta né tempi morti.
  • Si possono accertare in anticipo qualità e completezza dei contenuti.
  • L’offerta a disposizione è praticamente infinita.
  • Può essere corredata di test oggettivi che certificano l’assimilazione dei contenuti.
  • Costa meno della formazione in aula, soprattutto su grandi volumi.

  • Un buon software per la formazione deve, quindi, sia supportare lo staff nell’organizzazione logistica dei corsi in aula sia comprendere un ricco catalogo di corsi online.


    4. Coinvolgimento dei dipendenti

    Per avere successo, un piano di formazione deve innanzitutto coinvolgere attivamente i dipendenti e renderli protagonisti, garantendo ampia trasparenza e facilità d’interazione.

    Non può quindi mancare una piattaforma digitale che consenta ai dipendenti, ciascuno con un proprio account e un’area personale dedicata, di visionare il piano di formazione, richiedere la partecipazione a un corso, scaricare il materiale didattico, controllare il calendario delle lezioni e il proprio tasso di frequenza ecc.

    Il tutto accedendo da ovunque con le proprie credenziali, con qualsiasi dispositivo.


    5. Creazione di report e statistiche

    Come in tutte le altre attività legate alla gestione delle Risorse Umane, anche nella formazione si riscontrano sempre più vantaggi nell’adozione di un approccio data-driven, che prende in considerazione dati, numeri e statistiche e li utilizza per guidare le decisioni.

    Il software per la formazione adottato dalla tua azienda dovrà quindi tracciare e aggregare informazioni al fine di restituire grafici e statistiche utili a comprendere se il piano formativo aziendale sta procedendo con successo.

    Non solo KPI legati al budget, come il costo della formazione per dipendente o per area, ma anche statistiche legate al livello di partecipazione dei dipendenti ai corsi e alla loro performance agli esami, così come resoconti su tutte le competenze acquisite nel corso dell’anno.

    Potendo presentare dati concreti e affidabili, per il dipartimento HR sarà più facile mettere in risalto il ruolo svolto dalla formazione nel successo dell’azienda.



    Crediti fotografici: ©Stockwerk-Fotodesign/Fotolia.

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