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enero 1, 1970

5 características imprescindibles en un software de formación

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Teniendo en cuenta los rápidos cambios en el mundo laboral, el tema de la formación es probablemente el mayor reto para las empresas y los departamentos de RRHH en la actualidad.

De hecho, deben proporcionar al trabajador del futuro los medios para seguir desarrollando sus propias competencias soft y hard (así como las digitales, que pueden ser de ambos tipos) durante toda su trayectoria profesional. De lo contrario, inevitablemente quedarán excluidos del mercado laboral.

En este desafío, la tecnología desempeña un papel crucial. El uso de un software de gestión de la formación se ha convertido en algo esencial para garantizar el éxito de un plan de formación, sobre todo si es capaz de respaldar al departamento de RRHH en los siguientes 5 aspectos:


1. Gestión y desarrollo de competencias

Está claro que el objetivo final de cualquier plan de formación es aumentar las habilidades —tanto hard como soft— del personal de la empresa.

Así pues, es normal esperar que un buen software para la gestión de la formación permita asociar competencias (e incluso asignarles un grado) a un curso y asignárselas a quienes lo cursen con éxito.

Lo ideal sería que el sistema interno de gestión de la formación también estuviera vinculado al sistema de evaluación del personal. De esta manera es posible, por ejemplo, utilizar los cursos como acciones de desarrollo que se proponen a un empleado para suplir cualquier laguna de habilidades que pueda surgir durante su evaluación.


2. Cumplimiento de la formación obligatoria

Si bien la legislación vigente obliga a las empresas a proporcionar formación a sus empleados, estaremos de acuerdo en que la formación obligatoria es insuficiente para garantizarle a una empresa el crecimiento continuo de su personal, que es esencial para seguir siendo competitiva.

La mayoría de los empleados suele percibir los cursos de seguridad como una pérdida de tiempo, a pesar de los elevados índices de mortalidad laboral que se siguen sufriendo.

Con esta situación, es el departamento de Recursos Humanos el que debe velar por el respeto y la eficacia de la formación obligatoria, con el fin de facilitar e implicar al máximo número de empleados, por una parte, y de conseguir los recursos necesarios para la formación opcional, por otra.

Para ello, el departamento de RRHH debe poder contar con un software de formación capaz de:

  • Identificar a las personas encargadas de la seguridad en la empresa y detectar a aquellas que necesitan obtener los correspondientes certificados.
  • Hacer un seguimiento de la formación cursada por cada empleado y de la validez de los certificados.
  • Enviar las notificaciones correspondientes cuando caduque uno de los certificados y se requiera un curso de actualización o renovación.
  • Gestionar cursos obligatorios online (véase el punto siguiente).

Garantizar el cumplimiento de la formación obligatoria protege además a la empresa de posibles sanciones.


3. Gestión de cursos online

El debate sobre la mayor o menor eficacia de la formación online en comparación con la formación presencial sigue abierto, con una tendencia al equilibrio que ha dado lugar a una mayor difusión de los cursos mixtos, que aprovechan los puntos fuertes de ambas modalidades para proporcionar la mejor experiencia de aprendizaje posible.

Sin embargo, la formación online tiene una serie de características que la hacen adecuada tanto para la formación opcional como, sobre todo, para la formación obligatoria. Veamos algunas de ellas:

  • Los contenidos se pueden revisar varias veces para asimilarlos de la mejor manera posible, en el momento y de la forma más adecuada para cada empleado.
  • No hay gastos de viaje ni tiempo de inactividad.
  • La calidad y la integridad de los contenidos se pueden comprobar de antemano.
  • La oferta disponible es prácticamente infinita.
  • Se pueden acompañar de pruebas objetivas que certifiquen la asimilación de los contenidos.
  • Cuesta menos que la formación presencial, sobre todo en grandes volúmenes.

Un buen software de formación debe, por lo tanto, respaldar al personal en la organización logística de los cursos en el aula e incluir un rico catálogo de cursos online.


4. Implicación de los empleados

Para que tenga éxito, un plan de formación debe en primer lugar involucrar activamente a los empleados y convertirlos en protagonistas, garantizando una amplia transparencia y facilidad de interacción.

Así pues, no puede faltar una plataforma digital que permita a los empleados, cada uno con su propia cuenta y área personal específica, ver el plan de formación, solicitar la participación en un curso, descargar el material didáctico, consultar el calendario de las clases y su asistencia, etc.

Todo ello accediendo desde cualquier lugar y dispositivo con sus datos.


5. Creación de informes y estadísticas

Como en cualquier otra actividad relacionada con la gestión de los recursos humanos, en la formación también hay cada vez más ventajas a la hora de adoptar un enfoque basado en datos que tenga en cuenta las cifras y las estadísticas, utilizándolas para orientar las decisiones.

El software para la formación que adopte tu empresa debería realizar un seguimiento y añadir información para crear gráficos y estadísticas que te ayuden a entender si el plan de formación de la empresa está progresando con éxito.

Y no hablamos solo de KPI vinculados al presupuesto, como el coste de la formación por empleado o por área, sino también de estadísticas relacionadas con el nivel de participación de los empleados en los cursos y su rendimiento en los exámenes, así como los informes sobre todas las habilidades adquiridas a lo largo del año.

Al presentar datos concretos y fiables, será más fácil para el departamento de RRHH destacar el papel que desempeña la formación en el éxito de la empresa.



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