La tecnología ha permitido que los departamentos de RRHH y administrativo modernicen y hagan más transparentes sus procesos, aumentando la eficacia y la involucración del personal.
Actualmente son muchos los trabajadores que fichan directamente desde una app, consultan su nómina en el portal del empleado y solicitan vacaciones y ausencias en pocos segundos.
La gestión de los informes de gastos —un proceso delicado e interactivo que implica a empleados, responsables y administración— también puede mejorar al recurrir a un software moderno.
Sobre todo si forma parte de una solución completa de gestión de personal.
En este artículo analizamos el proceso de gestión de los informes de gastos y todas las ventajas que puede aportar la digitalización.
- Qué es un informe de gastos
- Tipos de reembolso de los gastos
- Los límites de la gestión manual de los informes de gastos
- Ventajas de la digitalización de los informes de gastos
- Por qué gestionar los informes de gastos con una plataforma HRM
Qué es un informe de gastos
Tras un periodo de ralentización debido a la pandemia, la gestión de los informes de gastos vuelve a estar en el orden del día en muchísimas empresas.
La vuelta de la plantilla a la oficina —que sigue produciéndose a día de hoy, a medida que las empresas dan marcha atrás en sus medidas de trabajo híbrido— también ha provocado un resurgir del número de viajes de negocios.
Precisamente durante esos desplazamientos por trabajo, entre otros, los trabajadores pueden incurrir en gastos que la empresa debe reembolsar más adelante.
Para ello, el trabajador debe rellenar un informe de gastos, un documento que prepara la empresa y que contiene una serie de datos básicos para demostrar los gastos en los que se ha incurrido.
Un informe de gastos, tanto en papel como digital, suele contener esta información:
- Datos del empleado
- Referencia de la empresa
- Fecha de entrega
- Fecha del viaje o del informe de gastos
- Lista de gastos en los que se ha incurrido
- Modalidad de pago
- Importes parciales
- Importe total
Es la administración la que debe aprobar los informes de gastos y encargarse de comunicar los datos necesarios para poder abonar el reembolso en la nómina.
Algunos ejemplos de los gastos en los que se puede incurrir en un viaje de negocios que se suelen reembolsar previa presentación de un informe de gastos son:
- dietas
- alojamiento
- peajes de autopista
- combustible
- kilometraje
El reembolso de kilometraje se calcula asignando un valor por kilómetro recorrido que hace el trabajador y sirve para cubrir los gastos de combustible y mantenimiento del vehículo.
Si bien el precio del kilometraje no está regulado en España, la Agencia Tributaria Española marca el límite de 0,19 €/km, a partir del cual los gastos reembolsados deberán tributar.
Tipos de reembolso de los gastos
Las empresas no siempre deciden reembolsar uno a uno cada gasto con el justificante correspondiente.
Además del método analítico de reembolso, existen otras dos vías posibles: el reembolso fijo y el reembolso mixto.
Con el reembolso fijo, la empresa le paga al empleado que viaja una dieta diaria estándar, sin exigirle justificantes por el alojamiento y las comidas.
Con el reembolso mixto, como podemos intuir por el nombre, algunos gastos se cubren con las dietas fijas y otros se reembolsan uno a uno previa presentación de un justificante.
Los límites de la gestión manual de los informes de gastos
Tradicionalmente, los informes de gastos se han gestionado como documentos en papel que el empleado debía cumplimentar y entregar a la administración junto con los justificantes físicos (tickets, recibos y facturas).
Poco a poco se ha ido avanzando gracias al uso de documentos digitales en formato Word y Excel, así como de fotos o tickets escaneados.
No obstante, la gestión de los informes de gastos sin herramientas digitales específicas sigue teniendo fuertes limitaciones.
Veamos las principales.
Requiere mucho tiempo por parte de todos
Rellenar un informe de gastos en un documento de Word o Excel requiere mucho tiempo para un empleado. Los datos necesarios, que suelen ser repetitivos, son numerosos, e introducir y calcular las cifras puede dar lugar a errores. Las complejas normas de cada empresa sobre los informes de gastos pueden plantear dudas a la hora de rellenar el archivo, lo que ralentiza aún más el proceso.
A continuación, los informes de gastos debidamente cumplimentados y guardados se envían por correo electrónico al responsable y/o a la administración, adjuntando asimismo una foto o documento escaneado del recibo que los justifique. Teniendo en cuenta la complejidad de la operación, se suele efectuar al volver del viaje, lo que implica el riesgo de perder uno o varios documentos.
En algunas empresas y para algunos puestos, el informe de gastos debe pasar por la aprobación de un responsable, por lo que los plazos pueden eternizarse. Consultar y aprobar los gastos del equipo teniendo que abrir numerosos correos y archivos adjuntos roba mucho tiempo al responsable, que a su vez debe enviar los gastos aprobados a la administración.
Gestionar informes de gastos de esta manera también supone mucho trabajo para la administración. Los informes de gastos de todos los empleados llegan en e-mails separados, con archivos adjuntos que se pueden descargar, ver y guardar uno por uno.
Las posibilidades de cometer errores en los cálculos y en la transferencia de datos son enormes, al igual que lo son las de darse cuenta de errores o lagunas en un informe de gastos semanas después de haberlo tramitado.
En ese momento se deben solicitar cambios al empleado, lo que supone reiniciar el flujo de gestión desde el principio.
Todas estas operaciones se efectúan durante las horas de trabajo, restando así un valiosísimo tiempo a otras actividades.
Provoca numerosos errores
El hecho de que el empleado deba introducir tantos datos y cifras de forma manual, a pesar de la posterior revisión del responsable y la intervención final de la administración, puede acarrear errores, sobre todo si existen políticas complejas en la empresa.
Darse cuenta de estos errores al utilizar herramientas como Word o Excel es muy complicado. La mayoría de las veces acaban alterando un documento tan importante como la nómina, lo que afecta a los ingresos de los trabajadores por un lado y a los gastos de la empresa por otro.
No permite un análisis exhaustivo
El principal defecto de este sistema para la administración de personal es, seguramente, la falta total de una contabilidad general de los gastos, que permitirían saber cuánto gasta la empresa en cada cliente, pedido, unidad de negocio o empleado.
Para obtener esta información, la administración y el departamento de RRHH tienen que procesar los datos, algo que lleva mucho tiempo y aumenta el riesgo de errores.
Así pues, en caso de ausencia de un sistema de seguimiento de la actividad, resulta muy difícil rastrear la causa de los errores e incoherencias y cada una de las correcciones supone una nueva pérdida de tiempo.
Es poco transparente
Una vez que se envía el informe de gastos, el empleado desconoce el progreso del proceso de aprobación hasta que le llega el reembolso en la nómina.
Dependiendo de los largos procesos administrativos, el reembolso puede tardar hasta dos meses una vez efectuado el gasto. En ese momento, identificar posibles errores en un documento tan complejo como una nómina no resulta fácil.
Así pues, este tipo de gestión de los informes de gastos no suele ser del agrado de los empleados.
No es seguro
Intercambiar documentos por e-mail y almacenar archivos en carpetas de red conlleva riesgos de pérdida o daños de datos.
Asimismo, existe el riesgo de que personal no autorizado tenga acceso a estos datos.
Ventajas de la digitalización de los informes de gastos
Muchas empresas perciben su necesidad de simplificar, mejorar y agilizar este proceso, lo que ha supuesto la generalización en el mercado de numerosos tipos de software en la nube para la gestión de los informes de gastos, que permiten la máxima interacción y transparencia.
Algunas de las funciones de los más modernos y útiles son:
- Flujo de trabajo de aprobación con notificaciones automáticas
- Aplicación automática de las normas de la empresa
- Gestión de diferentes divisas
- App nativa para uso con smartphone
- Reconocimiento automático de los justificantes gracias a la IA
- Cálculo del kilometraje con Google Maps
- Motor de elaboración de informes
Estas funciones, combinadas con una interfaz eficaz y un sistema de catalogación de los vehículos de la empresa, aportan numerosas ventajas a los empleados, los responsables y la administración.
Veamos las principales.
Tiempo ahorrado
Una plataforma en la nube para la gestión de los informes de gastos permite ahorrar tiempo a todos los involucrados en el proceso a la hora de cargar, comprobar y aprobar cada informe.
De hecho, las fichas ya están parcialmente cumplimentadas con mucha información y la plataforma efectúa los cálculos automáticamente.
El flujo de trabajo digital rige el proceso de envío y aprobación del informe de gastos y notifica además a todos los implicados en el proceso cuándo deben intervenir.
Además, los recibos se archivan automáticamente y la administración puede buscar rápidamente cualquier dato.
Sin duda, una de las características más importantes es que una app nativa fácil de usar y un sistema de reconocimiento automático de recibos permiten ahorrar mucho tiempo. Así, a los empleados les basta con hacer una foto del ticket para obtener un formulario parcialmente cumplimentado con todos los datos que se pueden extraer de él.
Son varios los operadores que han intentado cuantificar el tiempo ahorrado gracias al uso de software para la gestión de los informes de gastos. Según una encuesta de Nintext, por ejemplo, el 75 % de las empresas que han implantado una herramienta digital de gestión de gastos han ahorrado, al menos, entre 5 y 10 horas a la semana.
Este ahorro de tiempo también depende del número de viajes que efectúe cada empleado al año. Cuantos más sean, mayores serán las ventajas de utilizar una herramienta de este tipo.
Precisión y velocidad
Reducir la introducción de datos también significa aumentar la precisión de los datos introducidos y limitar el número de errores.
Y es que es la plataforma la que hace automáticamente esos cálculos —a veces complejos, como en el caso del reembolso del kilometraje o de normas intrincadas— teniendo en cuenta las políticas de la empresa. Si, por ejemplo, una empresa tiene marcado un tope máximo de 30 € por comida de trabajo, esa será la cifra que utilice el software para el reembolso, aunque el empleado introduzca un ticket de 40 €.
Las empresas pueden aplicar normas complejas de las que los empleados se olvidan y a veces se les deniegan reembolsos con los que contaban. Un sistema moderno puede aplicar esas normas en tiempo real a las solicitudes y mostrar qué gastos se reembolsarán y hasta qué límite y cuáles no se aceptarán.
Además, puede señalar la falta de datos básicos para obtener el reembolso. De este modo, el empleado no se arriesga a que la administración le solicite, semanas después, los documentos y la información necesarios para corregir un informe de gastos incompleto.
Con un sistema digital de gestión de los informes de gastos también resulta más fácil atribuir cada gasto a un pedido o cliente concreto y se pueden elaborar informes mucho más precisos y detallados.
Además, la app para smartphone permite introducir los gastos en tiempo real, acelerando así el proceso de aprobación y reduciendo el riesgo de perder los tickets.
Compromiso de los empleados
Los software de RRHH modernos han acostumbrado a los empleados a procesos administrativos claros, rápidos y transparentes.
La información sobre la remuneración queda claramente reflejada en el portal del empleado, las solicitudes de vacaciones se envían en cuestión de segundos a través de una cómoda app y se puede fichar gracias a un amplio abanico de herramientas modernas, que van del geofencing y los códigos QR al uso de balizas y sistemas de reconocimiento biométrico.
Gracias al software y las apps específicas, las empresas pueden ofrecer a sus empleados una experiencia agradable incluso a la hora de elaborar los informes de gastos, un proceso importante que repercute directamente en su nómina.
En la gestión de los informes de gastos, la experiencia del usuario es fundamental. Al personal, al que ya le hemos pedido que adelante algunos gastos, se le está pidiendo otro esfuerzo burocrático para conseguir el reembolso.
Así pues, un sistema para la gestión de los informes de gastos moderno, fácil de usar y transparente también aumenta la capacidad de retención de la empresa.
Se trata de un tema especialmente cierto para la generación más joven, para la que la calidad de la tecnología que se pone a disposición del personal es un factor importante a la hora de elegir la empresa en la que trabajar.
Seguridad
Los sistemas en la nube para gestionar informes de gastos almacenan automáticamente toda la información y los documentos en infraestructuras con elevados estándares de seguridad y cumplimiento de la normativa, encriptación, copias de seguridad y recuperación en caso de desastres, así como con una sofisticada gestión del acceso.
Se trata, pues, de una solución mucho más segura que las carpetas de correo y de red locales.
Por qué gestionar los informes de gastos con una plataforma HRM
Antiguamente, los sistemas digitales para gestionar los informes de gastos eran de tipo vertical e independiente y estaban integrados únicamente con el software de nóminas para transmitir los datos para la elaboración de las nóminas.
En la actualidad, forman parte de la oferta de los principales paquetes HRM.
De hecho, los vínculos entre esta y otras operaciones administrativas son evidentes, así como las ventajas de poder cruzar la información sobre gastos con la de otros módulos de gestión administrativa y de RRHH.
Los beneficios de esta elección son claros tanto para los trabajadores que viajan con frecuencia como para quienes tienen que rellenan unos pocos informes de gastos al año.
De hecho, una plataforma HRM tiene la ventaja de disponer ya de muchos datos, lo que ahorra varios minutos a la hora de rellenar cada informe de gastos. Además, al ofrecer la misma interfaz para todos los procesos de RRHH, los empleados que utilizan ocasionalmente el módulo de informes de gastos podrán orientarse fácilmente, con la ventaja añadida de no tener que recordar las normas de la empresa sobre reembolsos, ya que el sistema las aplica automáticamente.
Para la administración y el departamento de RRHH, también existe la ventaja de utilizar una única herramienta para toda la gestión de personal que permite analizar exhaustivamente todos los datos guardados.
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