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Gestiona los informes de gastos con Altamira Vacaciones y Ausencias

Gestiona los informes de gastos con Altamira Vacaciones y Ausencias

Las infinitas posibilidades de personalización de nuestra plataforma permiten también gestionar los informes de gastos gracias a Altamira Vacaciones y Ausencias.

Y es bien fácil. Basta con personalizar la causa de la solicitud asociándola a una pantalla de recopilación de datos especialmente configurada. Así pues, a cada empleado que realice una solicitud de informe de gastos se le pedirá que introduzca toda la información clave para la actividad.

De esta manera se pueden gestionar las solicitudes de reembolso de kilometraje, comidas, taxis, etc. adjuntando siempre los recibos correspondientes.

Así se centraliza también este proceso en una sola plataforma, haciendo más rentable la inversión en Altamira y facilitando la vida de todos los compañeros.


Pero veamos más en detalle cómo se gestionan digitalmente los informes de gastos.


¿Qué información debe asociarse a un informe de gastos?

Un informe de gastos debe contener, en principio, 6 categorías de información.

  1. Referencia de la empresa que debe realizar el reembolso
  2. Datos personales y contractuales del solicitante
  3. Fecha y lugar de los gastos por los que se solicita el reembolso
  4. Importe de los gastos y tipo
  5. Documentos relacionados, por ejemplo, recibos
  6. Otros comentarios

Las dos primeras categorías de información ya están presentes en la plataforma. Por lo tanto, no es necesario añadir y actualizar la información de la empresa y los datos de los empleados en un nuevo sistema.

Todas las demás categorías de información se pueden recopilar de la manera que prefiráis, utilizando menús desplegables, campos de texto, campos de fecha, etc.


¿Cuál es el flujo de trabajo típico de un informe de gastos?

Un informe de gastos suele pasar por 3 fases, bien gestionadas por una plataforma dinámica como Altamira HRM.


1. Redacción

El empleado, en modalidad autoservicio, crea su propia solicitud de informe de gastos, rellenando los campos de la pantalla personalizada por la empresa según sus necesidades y adjuntando los documentos necesarios en unos pocos clics.

La empresa también puede decidir que la solicitud de reembolso sea visible solo para determinados empleados, por ejemplo, el equipo de ventas.


2. Aprobación

Una vez completado, el informe de gastos se envía a la persona responsable para su aprobación. Hay que tener en cuenta que esta persona puede ser diferente (de hecho, suele serlo) respecto a la persona encargada de aprobar las solicitudes de vacaciones y ausencias. Además, mediante las herramientas de configuración también se puede decidir si el informe de gastos debe ser aprobado por más de una persona o, por el contrario, si se aprueba automáticamente.


3. Archivo

La plataforma realiza automáticamente un seguimiento de todos los informes de gastos enviados, aprobados y rechazados y archiva la documentación relevante.

También se pueden crear informes personalizados para ayudar en el trabajo de administración y contabilidad.


¿Estás interesado en gestionar los informes de gastos con el software Altamira Vacaciones y Ausencias? Ponte en contacto con nuestro equipo de Customer Success.


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