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6 características que debes buscar en tu próximo software de presencias

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Cuando una empresa tiene más de 15 empleados es casi inevitable que decida contar con un software de control de presencias para simplificar una actividad que, si se realizase con los registros de presencias tradicionales, sería demasiado laboriosa.

Se acabaron pues las hojas de Excel, para dar paso a un sistema digital conectado al uso de una identificación o de un fichaje virtual por parte de los empleados.

Para aquellos que tratan con estas soluciones por primera vez, la búsqueda del software adecuado para las exigencias particulares puede ser más compleja de lo previsto. La oferta es tan amplia que nos puede abrumar.

En ese caso, lo que aconsejamos es concentrarse en algunas características que opinamos que son fundamentales en la actualidad para un software de presencias moderno.

Hemos identificado 6 de gran importancia.


1. Acceso self service para todos

Afortunadamente, la época en la que nos limitábamos a entregarles a los empleados sus fichas y sus turnos de trabajo han pasado a mejor vida. En la actualidad se pueden elegir sistemas de control de presencias que muestran una gran transparencia y autonomía a los colaboradores, permitiéndoles echar un vistazo siempre a los horarios realizados, la gestión de las horas extra, la aparición de anomalías, así como interactuar con procesos de aprobación. Lo mismo vale para los responsables, que tienen que poder comprobar las presencias del equipo y resolver fácilmente las anomalías más sencillas.

Esta modalidad interactiva de gestión de presencias no solo permite aumentar la implicación de los colaboradores, sino que además reduce la carga de trabajo administrativa, ya que hay menos anomalías por resolver a finales de mes a la hora de completar el libro de presencias.


2. Fácil de usar

Hay que ser realistas: la burocracia hace que el control de las presencias sea una materia compleja, con reglas que pueden cambiar radicalmente de empresa a empresa. No obstante, esto no significa que todos los empleados tengan que percibir dicha complejidad.

Elige un sistema que simplifique las cosas a ejecutivos y colaboradores y deja que únicamente el responsable de las presencias se enfrente a la parte más estructurada de la materia, como la creación del registro de presencias de los empleados.


3. En la nube

La discusión entre software en la nube u on premise se resolvió hace tiempo a favor de los primeros debido a las numerosas ventajas que ofrecen: sin costes de licencia, uso desde cualquier lugar con cualquier dispositivo, mayor seguridad, etc.


4. Móvil

Fichar de manera virtual y usar la geolocalización son dos características a las que no se puede renunciar en la elección de un software de control de presencias, ya que permiten que los empleados que no trabajan en la sede puedan fichar fácilmente usando el smartphone, sin miedo a que el sistema se use de forma indebida.


5. Profundo

Tal y como hemos mencionado, el número de combinaciones que un software de control de presencial debería gestionar es virtualmente infinito. Nos referimos a los casos de:

  • Múltiples turnos de los empleados.
  • Empleados que tienen normas especiales para fichar o que no fichan.
  • Múltiples calendarios (para empresas con sedes en varias ciudades y / o países).
  • Normativa avanzada para fichar y para las horas extras, como redondeos, franjas admisibles, extras reconocidas con porcentajes variables según la franja horario o el día, etc.

Un buen sistema debe ser lo suficientemente flexible y profundo como para satisfacer estas y otras características.


6. Fácil de integrar con tu sistema de nóminas

Si no se integra con el software de nóminas de la empresa, un sistema de control de presencias pierde gran parte de su utilidad. Una de sus aplicaciones principales es precisamente la de transmitir los datos necesarios para la elaboración de la nómina.

Cuando busques el mejor software de presencias que cumpla con tus exigencias, asegúrate de preguntar a los posibles proveedores si sus sistemas están configurados para conectarse con el sistema de nóminas e impuestos de tu empresa.




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