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marzo 24, 2022

5 formas de facilitar el control de presencia

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El control de presencia en una empresa es una labor necesaria a la par que compleja. Por eso fue uno de los primeros procesos de gestión de personal que se digitalizaron.

Hasta hace unos años, los departamentos de administración utilizaban programas de control de la asistencia con gráficos rudimentarios y configuraciones complejas, más similares a una hoja de cálculo de Excel que a un software moderno.

Esta forma de procesar la presencia valiéndose de dichas herramientas requería mucho trabajo manual para comprobar y corregir los errores. Además, la opacidad era total respecto a los trabajadores, que solo podían saber al analizar la nómina si se había cometido algún error a la hora de calcular las jornadas de trabajo.

Actualmente, el mercado ofrece software de lo más modernos, como Altamira Asistencias, que con una serie de innovaciones han conseguido que el control de presencia sea mucho más fácil y transparente.

Veamos cinco de las innovaciones de mayor relevancia.



1. Interfaz de uso fácil

Tal y como ya hemos mencionado, la interfaz de los sistemas de control de presencia instalados on premise hasta hace unos años no destacaba por su claridad y facilidad de uso.

El encargado del control de presencia debía llevar a cabo una labor de comprobación, consultando enormes tablas de datos en caracteres minúsculos, forzando la vista y poniendo a prueba su paciencia.

Además, las operaciones de configuración eran tan complejas que había que solicitar cualquier cambio en los ajustes al proveedor.

Por el contrario, la interfaz de los modernos software para el control de la asistencia sigue los nuevos estándares de uso y experiencia de usuario, con diseños más bien minimalistas y fáciles de entender, controles claros, tamaños de letra adecuados, etc.

Además, el número de clics para llevar a cabo cada tarea se reduce al mínimo, lo que ahorra al encargado del control de presencia un tiempo valioso.

Algunas operaciones se pueden incluso efectuar directamente desde las notificaciones del móvil.



2. Uso en soporte móvil

Entre los problemas a los que se enfrentan los encargados del control horario en una empresa está la instalación y el mantenimiento de los dispositivos de hardware —que suelen ser caros para una pyme—, así como la gestión de los fichajes de los empleados en viaje de trabajo o que teletrabajan.

Todos estos problemas se resuelven al decantarse por una solución moderna que permite que los empleados fichen virtualmente desde su smartphone, con una web app o, mejor aún, una app para Android y iOS.

Si todos los empleados pueden fichar siempre fácilmente, a final de mes habrá menos trabajo para la administración.



3. Posibilidades de configuración

Si el registro de presencia es tan complejo en España, uno de los motivos principales es la infinidad de normas, que varían de una empresa a otra. El horario y los turnos de trabajo, las bonificaciones, las horas extra, las primas, el banco de horas, las vacaciones, los permisos, las excedencias, etc. pueden variar mucho según el tipo de contrato e incluso de un empleado a otro.

Así pues, no es de extrañar que sea difícil para el software de control horario recrear a la perfección este contexto tan complejo.

Si no queremos incurrir en un gran número de errores que nos toque corregir a final de mes, es necesario elegir un sistema en el que se puedan configurar todos los detalles, que permita reflejar y respaldar incluso los contextos más complejos.

El tiempo necesario para elaborar el informe mensual de presencia disminuirá significativamente.



4. Integración avanzada con el software de nóminas

Los datos procesados por el software de gestión de presencia se utilizan, principalmente, para elaborar las nóminas.

Así pues, deben organizarse y transmitirse en un formato compatible con el software de nóminas, ya sea el interno o el que utilice el gestor de la empresa.

La exportación de los datos y su transmisión al software de nóminas puede efectuarse de manera más o menos automatizada. Muchas empresas siguen realizando muchos pasos a mano, extrayendo los datos en un archivo de Excel que envían a su gestor, que a su vez lo importa al sistema para elaborar las nóminas.

Estos pasos se pueden automatizar por completo con un software de control horario de última generación, que permite ahorrar más tiempo a la administración.



5. Autoservicio

Ofrecer a los directivos y empleados acceso a la plataforma de control de presencia supone delegar en ellos una serie de tareas que pueden aligerar la carga de trabajo de quienes se ocupan de estos temas.

A los empleados se les puede delegar no solo la tarea de fichar, organizar sus vacaciones y solicitar horas extras, sino también de resolver un gran número de incidencias.

Incluso si el software está perfectamente configurado, pueden producirse errores humanos.

Por ejemplo, un empleado se puede olvidar de fichar en el trabajo, o un directivo puede retrasar la aprobación de la solicitud de un permiso, lo que supondría una pérdida de horas en la jornada del empleado.

Un software de control de presencia de última generación permite que los empleados y los directivos resuelvan estos problemas de forma autónoma, reduciendo así el número de errores que el encargado de la asistencia debe eliminar a finales de mes.




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