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octubre 21, 2022

Funciones y características de los sistemas de control de acceso

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Un sistema de control de acceso moderno proporciona a cualquier empresa las herramientas necesarias para determinar quién tiene acceso a una zona determinada y en qué momento.

El sistema está formado por un software en la nube, con el que se marcan las reglas de acceso para todos los empleados, y por componentes hardware (puertas, barreras y/o torniquetes), que solo se abren una vez que el personal se ha identificado correctamente.

Estos sistemas sustituyen a las clásicas llaves y evitan que un guardia de seguridad tenga que comprobar la identidad y las credenciales de cada usuario. La identificación se realiza a través de:

  • un objeto que el usuario lleva encima, como un badge o su smartphone.
  • algo que el usuario conoce, como un número PIN o una contraseña.
  • una parte del propio usuario, como las huellas dactilares o la cara (gracias al reconocimiento facial).

Los sistemas más seguros pueden incluir una doble identificación, por ejemplo, solicitando que se introduzca un PIN tras pasar el badge.



Los límites del uso de llaves

Antes de que los sistemas de control de acceso se difundieran, solían utilizarse llaves y cerraduras para regular el acceso a determinadas zonas, una modalidad que todavía muchas pymes siguen utilizando hoy en día.

Se trata de un sistema que puede seguir siendo válido únicamente en los contextos más sencillos. Y es que el uso de llaves conlleva ciertos problemas:

  • Los empleados pueden perder las llaves, poniendo en peligro la seguridad de la empresa y obligando a sustituir una o varias cerraduras y a hacer copias de las llaves.
  • El paso de los usuarios por cada punto no se rastrea de ninguna manera.
  • En caso de que haya numerosas puertas que supervisar en una empresa, las llaves también se multiplican. Para el empleado, tener que encontrar la correcta para cada cerradura suele suponer una pérdida de tiempo.
  • Personas ajenas a la empresa pueden hacer copias de las llaves fácilmente.
  • No siempre los exempleados devuelven las llaves, con los riesgos que ello conlleva.

Cuantas más cerraduras y normativa al respecto haya, más útil será el uso del software para la gestión de acceso.



Las ventajas de un sistema digital de control de accesos


Aumenta la seguridad

El objetivo principal de un sistema de control de accesos es mejorar la seguridad de la empresa, a la vez que se permite que el personal trabaje con normalidad.

Este sistema impide que haya usuarios no autorizados que accedan a las instalaciones de la empresa, protegiendo así a los empleados y a la propiedad física e intelectual de la empresa.

Asimismo, en caso de accidente o robo, el sistema también ofrece la posibilidad de averiguar a posteriori quién ha accedido a las instalaciones, cuándo y a qué zonas.


Reduce los accidentes laborales

Un sistema de control de acceso también reduce el número de accidentes laborales. Lo consigue, por ejemplo, impidiendo que personal no autorizado acceda a aquellas zonas en las que es necesario llevar equipos de seguridad.


Acelera el acceso

Un sistema digital de control de acceso acelera la apertura de una puerta o torniquete respecto al uso de una llave o al control por parte de un guardia de seguridad.


Elimina algunos gastos y reduce los riesgos

Una solución digital de control de acceso requiere una inversión importante, pero también evita muchos costes y riesgos en comparación con las soluciones antiguas.

Si se utilizan unas llaves normales, hay que invertir una gran cantidad de dinero en cerraduras y duplicados de llaves. Cada vez que un empleado pierde una, hay que cambiar la cerradura y hacer nuevas copias. Lo mismo ocurre cuando una cerradura se rompe o se estropea. Por el contrario, si un badge se pierde, basta con desactivarlo.

Un sistema de control de acceso también reduce o elimina la necesidad de contratar a guardias de seguridad para identificar a los usuarios.


Es flexible

Una gestión digital de los accesos con un sistema en la nube ofrece a la empresa muchas más opciones de configuración, con la posibilidad de cambiar las normas de la empresa fácilmente y en tiempo real, así como las credenciales de acceso, las autorizaciones y los horarios de referencia de cada empleado.



Proporciona una visibilidad total del proceso

El software de control de acceso hace un seguimiento automático cada vez que una persona cruza uno de los controles mapeados y permite que los administradores creen informes para analizar el comportamiento de los usuarios e introducir mejoras en el sistema.


También abarca el acceso de invitados

No siempre los empleados son las únicas personas que acceden a las instalaciones de la empresa.

También entran proveedores, clientes y otras personas. Un sistema de control de acceso permite crear badges y credenciales de acceso temporales para estos usuarios, con reglas que se adaptan a cada uno.



Las características indispensables

Los sistemas de control de acceso más modernos se alojan en la nube y cuentan con una serie de funciones útiles, como:

  • Interfaz de configuración
  • Gestión automatizada de cada acceso
  • Sistemas de autenticación (badges, huellas dactilares, detección facial, PIN, contraseñas, tokens virtuales en smartphones, etc.)
  • Notificaciones y alarmas sonoras
  • Integración con sistemas externos
  • Copias de seguridad programadas
  • Informes y auditorías
  • Componentes de hardware (torniquetes, verjas, barreras, puertas y accesorios)

Los sistemas de control de accesos más sofisticados disponen de funciones avanzadas, como notificaciones sonoras diferentes en función de la gravedad de la anomalía que se debe notificar (por ejemplo, puerta bloqueada o puerta forzada), notificaciones por e-mail para informar incluso a quienes no están cerca de los accesos, integración con sistemas de videovigilancia y sensores de recuento de personas, etc.


Diferencias con el registro de asistencia

El control de accesos se suele equiparar al control de la presencia de los empleados, ya que ambos procesos se pueden llevar a cabo con badges o sistemas biométricos.

No obstante, los fines son diferentes y, por lo tanto, ambos procesos deben gestionarse por separado.

El control de la presencia se utiliza para hacer un seguimiento de las horas que trabaja un empleado, las horas extras, las vacaciones y permisos disfrutados, y todo lo necesario para elaborar correctamente las nóminas.

El control de accesos, por su parte, sirve para regular el tránsito del personal y de los visitantes externos en determinadas zonas, permitiendo o denegando el acceso y registrando cada movimiento.

Así pues, un torniquete no debe actuar a la vez como detector de presencia y herramienta de control de acceso. De hecho, puede que los empleados tengan que entrar y salir de una zona sin que eso signifique que empiezan o terminan su jornada laboral.

El control de accesos solo se puede efectuar con las mismas herramientas que el control de asistencia cuando se trata de un proceso muy sencillo, como el control de una única puerta de entrada y salida del trabajo.

Existen sistemas de registro de presencia, como Altamira Asistencias, que se pueden conectar a una cerradura electrónica para que cuando el empleado ficha se abra también la puerta de acceso.




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