El aumento del teletrabajo está afectando la manera de gestionar los recursos humanos.
Los responsables de RRHH se enfrentan al reto de conseguir que un capital humano que ya no está en contacto a diario prospere. Los procesos, las tecnologías y los hábitos deben actualizarse para garantizar el mismo nivel de compromiso y productividad y para que no se pierda el buen ambiente de la empresa conseguido a lo largo de los años.
Para hacer frente a este cambio, los Recursos Humanos deben centrarse principalmente en dos herramientas “habilitadoras”: la tecnología y las habilidades interpersonales.
Puede parecer paradójico, pero el aumento de la distancia hace que las cualidades humanas e interpersonales del departamento de RRHH y los directivos sean aún más importantes.
En la práctica, es necesario conseguir sustituir todas esas interacciones ocasionales tan valiosas que tienen lugar en la oficina: los encuentros en el ascensor, las conversaciones frente a la máquina de café, la pregunta al compañero de escritorio…
Y es que solo con un diálogo constante es posible mantener unidos a la empresa y a unos equipos que físicamente están desperdigados.
Así pues, es necesario invertir más tiempo en las relaciones interpersonales, en el diálogo y en la escucha de las necesidades del personal. De lo contrario, el problema de los silos en la empresa se agravará.
Para ello, los responsables de RRHH pueden recurrir a las herramientas digitales, que han permitido que las empresas desarrollen su trabajo y sus relaciones durante el confinamiento de principios de 2020. El estandarte de esta revolución ha sido la herramienta para videoconferencias (no es casualidad que Zoom haya sido testigo de un crecimiento exponencial de sus ingresos), aunque, más en general, hemos observado la consagración de los software en la nube.
De los software de RRHH a los CRM, pasando por los ERP y los software de atención al cliente, las aplicaciones en la nube han permitido que los empleados pudieran seguir trabajando como antes aunque no tuvieran acceso a la oficina.
De este modo, para los departamentos de recursos humanos que aún no hubieran completado un proceso de digitalización, ha llegado el momento de abandonar las hojas de cálculo de Excel y los sistemas on premise que no permiten la interacción, el intercambio y la colaboración, para convertirse en firmes defensores de la revolución digital en la empresa.
Presentamos a continuación cómo se pueden optimizar algunos procesos clave de los RRHH para el teletrabajo aprovechando las tecnologías adecuadas y apostando por la interacción personal.
Búsqueda y selección
La difusión del teletrabajo también afecta a la contratación y selección de personal.
El primer reto al que se enfrentan los responsables de la selección es el de la competencia: el mercado del talento se ha ampliado geográficamente de repente, lo que supone un mayor número de candidatos, pero también un fuerte aumento de la competencia.
En este contexto, el employer branding es aún más estratégico. Las empresas deben ser capaces de atraer y convencer a talentos de todo el mundo y, sin una estrategia concreta y la inversión en herramientas más eficaces, se corre el riesgo de verse sobrepasados por realidades de cualquier rincón del mundo.
El segundo desafío es la digitalización del proceso de selección para limitar las entrevistas cara a cara. Así, el proceso de reclutamiento, que ahora se centra en el uso de un ATS, debe ampliarse con soluciones digitales que sustituyan la entrevista presencial.
La principal herramienta es la entrevista en vídeo —en directo u on demand— que permite conocer a un gran número de candidatos y evaluar sus habilidades expresivas y relacionales. Pero también se ha observado un uso cada vez mayor de la gamificación y de tests de diversa índole (lingüísticos, psicoactivos, técnicos) para recopilar la mayor cantidad de información posible sobre un candidato en la fase de preselección.
Onboarding
Los primeros meses influyen mucho en la permanencia de un empleado y por eso cada empresa debe establecer su propio proceso de onboarding eficiente.
La gestión de una contratación a distancia es aún más delicada, sobre todo si se trata de alguien que no tiene experiencia laboral previa. En estos casos también es necesario realizar un esfuerzo adicional desde el punto de vista relacional y tecnológico.
La tecnología debe utilizarse para simplificar los trámites burocráticos, sustituyendo el arduo intercambio de documentación en papel por un flujo de trabajo digital que guíe a la persona recién contratada por todo el proceso. Hay que prestar atención y elegir un software empresarial en la nube que sea intuitivo, para que el nuevo empleado pueda empezar a utilizarlo de inmediato, accediendo a través del navegador desde los dispositivos que tenga a su disposición y sin necesidad de intervención del departamento de informática.
El acompañamiento personal es aún más importante. El primer paso es nombrar a un mentor, alguien que asista virtualmente al nuevo empleado y se asegure de que no se le abandone en el limbo. El segundo es prever un plan de formación repartido. Si varios compañeros diferentes le explican al recién contratado todos los aspectos del negocio, este conseguirá una visión completa de los procesos de la empresa —tareas, necesidades, sensibilidades y retos de cada departamento— y habrá tenido la oportunidad de conocer a un buen número de compañeros en sesiones individuales. El tercer punto sería organizar reuniones para presentar al equipo en su conjunto y mostrar su dinámica.
Compromiso
Estimular el compromiso del personal, crear un ambiente positivo en la empresa y promover la cultura son tareas que han ido adquiriendo cada vez más importancia para el departamento de RRHH.
También son los objetivos más difíciles de alcanzar cuando el personal no está en contacto constante.
Para lograrlos, es necesario abandonar la gestión centralizada de los Recursos Humanos. Implicar a los empleados en los procesos que les afectan aumentará el compromiso, la transparencia y la eficiencia.
Los directores y responsables de RRHH también tendrán más tiempo para profundizar el contacto con los compañeros. Aunque ya no haya interacciones en la oficina, es necesario crear momentos para el diálogo con regularidad. Las teorías de gestión Agile, por ejemplo, promueven la importancia de una breve reunión al principio del día en la que cada miembro del equipo explique el progreso realizado y las dificultades con las que se ha encontrado.
Tampoco hay que descuidar las viejas tradiciones y costumbres. Se puede organizar un afterwork aunque no todos los empleados vayan a la oficina todos los días.
Evaluación
La evaluación de los empleados es aún más crucial en la gestión de los recursos humanos a distancia.
Lejos de las miradas de los responsables, directores generales y directores de RRHH, al personal solo se le puede juzgar por los resultados obtenidos.
Así, es importante acordar unos objetivos SMART para todos los empleados y supervisar que se consiguen para mantener bajo control una imagen actualizada del estado de salud de la empresa.
Para los empleados que trabajan desde casa, además, los objetivos son un punto de referencia útil, un foco que dirige su trabajo y guía sus prioridades. Por ello es especialmente importante estudiarlos y definirlos minuciosamente (aquí presentamos algunos consejos sobre cómo hacerlo).
La evaluación de las competencias también es una actividad útil para la gestión de los recursos humanos a distancia. En la actualidad conviene centrarse en concreto en esas soft skills (autonomía, fiabilidad, toma de decisiones), que son esenciales para trabajar bien fuera de la oficina.
Y es que solo evaluándolos se puede estructurar correctamente el organigrama e intervenir para rellenar cualquier laguna gracias a la formación.
Formación
La difusión del teletrabajo no solo trae consigo beneficios para los empleados y las empresas, sino que también plantea varios retos y contraindicaciones. Uno de los temores generalizados, por ejemplo, es que las competencias del personal, tanto soft como hard, se desarrollen a un ritmo más lento fuera de un entorno dinámico como el de la oficina.
Para compensar este problema y que los empleados aprovechen al máximo el tiempo, las empresas deberían aumentar la inversión en formación digital y on demand, permitiendo a los empleados explorar las cuestiones que más les interesen en el momento que más les convenga.
El micro learning y el mobile learning, en particular, representarán un buen recurso de cara al futuro.
Control de asistencia
Para supervisar la asistencia del personal a distancia, las empresas más hábiles tenderán a elegir uno de los siguientes enfoques.
El primero es pasar a una gestión empresarial basada en objetivos, donde la asistencia es una mera formalidad para crear la nómina. El empleado no tiene un horario real, sino “solo” la tarea de llevar a cabo sus actividades.
En este caso, el software de control de asistencia se utiliza sobre todo para solicitar, aprobar y hacer un seguimiento de las vacaciones y ausencias y para organizar los datos para el software de nóminas.
El segundo es controlar la asistencia fichando de manera virtual, con unos horarios lo más flexibles posible, pero siempre vinculados a un número predeterminado de horas de trabajo diarias, semanales o mensuales.
El primer método tiene la ventaja de ofrecer la máxima libertad y flexibilidad al empleado, mientras que el segundo sirve para garantizar una separación clara entre el trabajo y la vida privada.
En este contexto cabe recordar que el Tribunal Europeo parece haberse decantado recientemente en la dirección del segundo método, instando a los Estados miembros a que exijan a las empresas a hacer un seguimiento de las jornadas laborales de los empleados para garantizar que se respeten el número máximo de horas trabajadas, los períodos de descanso y que se reconozcan las horas extraordinarias.
Desarrollar el capital humano a distancia es posible
Revisando estos y otros procesos relacionados con los recursos humanos con el apoyo de la tecnología y protegiendo sus relaciones, el departamento de RRHH seguirá desarrollando las aptitudes del personal incluso en un contexto más complejo.
Una evolución fundamental para las empresas españolas, que les permitirá ser más flexibles, productivas y competitivas en el mundo.
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