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Proceso de inducción: 10 consejos para un perfecto plan de orientación

onboarding

La inducción es el conjunto de procedimientos e iniciativas establecidos por una empresa para guiar la inserción de un nuevo empleado.

Este procedimiento tiene una influencia decisiva en el futuro del nuevo empleado. Es precisamente en las primeras semanas, de hecho, en las que el empleado se pregunta con más frecuencia si ha tomado la decisión correcta. Una mala experiencia en esta etapa puede socavar no sólo la relación con la empresa, sino también su compromiso y grado de participación.

Por lo tanto, la inducción es un paso delicado, pero no sólo eso. También es un momento emocionante, cuando el nuevo empleado descubre si sus expectativas cumplen con la realidad y si puede expresar todo su potencial en ese contexto.

Este procedimiento fundamental no puede ni debe dejarse al azar, sino que debe planificarse cuidadosamente, tanto en las pequeñas como en las grandes empresas.

Las empresas grandes y estructuradas, que contratan a cientos de nuevos empleados al año, necesitan un proceso de inducción eficiente y perfectamente aceitado que no requiera un esfuerzo excesivo del departamento de recursos humanos.

Pero incluso las organizaciones muy pequeñas no necesitan dejarse llevar por la improvisación. Además, cuando hay pocos empleados, cada colaborador es decisivo para el futuro de la compañía y se debe hacer todo el esfuerzo necesario para lograr su lealtad.

Un plan eficiente de integración debe incluir (al menos) estos elementos.


1. Correo electrónico de bienvenida

Unos días antes de que se integre el nuevo empleado, es una buena práctica enviarle un correo indicando:

  • La agenda del día. Una lista con todas las actividades planificadas para el nuevo colaborador en el curso de su primer día en el trabajo.
  • Información útil sobre cómo llegar al sitio de trabajo, donde estacionar, personas contacto, etc.
  • Las políticas corporativas, por ejemplo, sobre vacaciones, hora de almuerzo, uso de equipos de trabajo y la limpieza en el lugar de trabajo.
  • El plan de formación.

2. Breve gira de las oficinas

Si la sede de la compañía es un laberinto de oficinas, salas de reunión y diversos locales, es mejor llevar al empleado a una gira por las oficinas. Aprovecha esta oportunidad para presentarlo a los otros colegas con quienes interactuará frecuentemente y, al menos, asegúrate que pueda llegar al baño y a la máquina de café sin perderse.


3. Tarjeta

Si se utiliza en la empresa el control de presencia, asegúrate que su tarjeta esté lista. Ya sea empleando una tarjeta, un “llavero” o un smartphone, asegúrate que puede en seguida registrar su presencia.


4. Credenciales de acceso

Programa una reunión con un empleado del departamento de Tecnología de la Información para que guíe al nuevo empleado en el uso de la computadora y el software que necesita. En particular, asegúrate de tener listas las credenciales necesarias para acceder al sistema operativo, al correo, al software corporativo de recursos humanos y a los que son específicos de su función.


5. Formalidades burocráticas

En el 99% de los casos, el primer día de trabajo todavía estarán pendientes papeles a firmar y las prácticas burocráticas que se van a realizar. Deja una ventana de tiempo razonable al nuevo empleado para analizar el material e indica una persona contacto para clarificaciones técnicas, como un asesor de empleo.


6. Material informativo

Puede ser una buena idea tener preparados folletos de la empresa, volantes, reglamentos internos y manuales de software disponibles inmediatamente. En la medida de lo posible, intenta utilizar formatos digitales. No sólo en pro del medio ambiente: un escritorio inundado de papel puede ser desalentador.


7. Un tutor

La figura del tutor, o mentor, es fundamental para el éxito del proceso de inducción. Un buen tutor no sólo será competente y estará en grado de contestar cualquier pregunta técnica del nuevo empleado, sino que también tendrá buenas competencias de comunicación y relación.


8. Plan de formación

Dependiendo de la posición, la antigüedad y la empresa, el recién llegado puede necesitar un plan de formación más o menos profundo para poder dedicarse plenamente a sus tareas. Para que esta tarea no sea demasiado pesada para sus colegas, siempre es mejor tratar de involucrar a tantas personas como sea posible.

En Altamira, cuando se contrata a un nuevo Account Manager, tenemos la costumbre de organizar un programa de lecciones con todos los miembros del equipo, desde compañeros de trabajo hasta colegas de soporte al cliente, desarrolladores y Marketing. De esta manera, el nuevo colega puede estudiar – con la calma necesaria para asimilar conceptos a menudo complejos – nuestro software y negocio desde todos los ángulos y aprender a conocer mejor al equipo.

Al conocer lo que está aguas arriba y aguas abajo de su posición, podrá entender mejor la filosofía corporativa, aumentará el compromiso y le permitirá interactuar con clientes y prospectos con una amplia visión y dominio del tema.


9. Definición de objetivos

Una de las cosas que desalienta a la mayoría de los nuevos empleados es no saber exactamente lo que se espera de ellos. Por lo tanto, una de las primeras actividades programadas debe ser una reunión para definir metas para el año o semestre juntos. Aquí hay una guía.


10. Reuniones informales

En el primer día, es casi obligatorio tener un almuerzo informal con el equipo, así como otros momentos de socialización (por ejemplo, una pausa para el café, un brindis de bienvenida, etc.). Puede parecer forzado, pero es la mejor manera de comenzar a cementar las relaciones.


Proceso de inducción: el software de RRHH te ayuda

Está claro cómo el procedimiento de integración se vuelve mucho más fácil y fluido para las empresas que utilizan una suite de software para la contratación y la gestión de los empleados.

Por ejemplo, el archivo personal del nuevo empleado ya está cargado en la base de datos de candidatos y simplemente se cambia a un archivo de empleado, sin necesidad de volver a cargar los datos.

Un solo conjunto de credenciales proporcionadas al nuevo colega le permite manejar una gran parte de sus procesos de negocios, desde la entrada y salida a la carga de documentos, desde la visualización del recibo de pago a la solicitud de vacaciones, desde la visualización de su trayectoria de evaluación a la inscripción en los cursos de formación empresarial.




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