This website or the third-party tools employed by it use proprietary and analytical technical cookies which improve the navigation and the functioning of the site. The site also uses profiling cookies to offer you personalized navigation based on your interests. To learn more, consult the Cookie Policy in the dedicated section of the site. By clicking Accept, you consent to the use of cookies.

8 estrategias efectivas para acortar los plazos de time to fill

time to fill

Una de las ventajas de los reclutadores de hoy en día respecto a los compañeros de hace unos años es que pueden controlar fácilmente la eficacia de su trabajo gracias a numerosos índices muy útiles.

Uno de ellos es el time to fill, un valor que mide el tiempo que transcurre desde el inicio de una nueva búsqueda de personal hasta la contratación de la persona elegida.

En comparación con el time to hire, del que ya hablamos hace un tiempo, el time to fill también tiene en cuenta todo lo que ocurre antes de comenzar la selección de los candidatos. Una actividad para la que, según un estudio de la SHRM (Society for Human Resource Management), se tarda de media unos 9 días de un total de 41.

Mejorar estas métricas sin minar la calidad de los candidatos seleccionados significa optimizar la capacidad de atraer y contratar talento.

Obviamente no existe un time to fill perfecto que sirva para todos los puestos, ya que los plazos de la búsqueda varían drásticamente en función del tipo de puesto, el nivel de antigüedad, la zona geográfica de referencia, la fuerza de la marca de la empresa, etc.

Sin embargo, hay una serie de buenas prácticas, estrategias y tecnologías que se pueden adoptar para eliminar los períodos de inactividad y acelerar algunas actividades que, de otra manera, requerirían varios días de trabajo.

Hablemos de algunas de ellas:


Utilizar todos los canales de búsqueda disponibles

Para conseguir un time to fill no demasiado extenso, es esencial empezar de la forma más adecuada, es decir, recibiendo rápidamente un gran número de candidaturas que se ajusten al puesto que se quiere cubrir.

Para ello, la oferta de trabajo debe ser claramente visible tanto para las personas que buscan trabajo como para los candidatos pasivos. Por lo tanto, no solo hay que publicar anuncios de trabajo bien escritos y estructurados, sino también utilizar todos los canales disponibles para difundirlos.

Por eso, no debemos limitarnos a publicar esta nueva oferta en el portal de empleo de la empresa y en las redes sociales. En vez de eso, lo que conviene hacer es utilizar todas las bolsas de trabajo (gratuitas y de pago, generalistas y verticales), usar de manera activa las redes sociales, organizar o participar en ferias de empleo, pedirles ayuda a tus proprios empleados, valorar la movilidad interna, etc.

Cada canal se adapta más o menos a una figura profesional necesaria, pero renunciar a priori a una o varias de estas opciones nunca es una buena idea, ni siquiera para las mejores marcas.


Invertir lo necesario

Algunos puestos son más difíciles de cubrir que otros y a veces la única manera de hacerlo en un tiempo razonable es utilizar un servicio de pago.

Mantener un puesto vacante durante mucho tiempo puede suponer costes considerables para la empresa, por lo que no hay que dudar en invertir para los más difíciles, optando por una simple búsqueda “orgánica” para los más comunes. Algunos de los servicios de pago que se pueden elegir son los anuncios patrocinados en bolsas de trabajo, agencias de empleo, cazatalentos, etc.

En los últimos años, entre estos servicios ha sido Indeed el que más ha crecido, con la fórmula de “pay per click” que está teniendo un gran éxito en todo el mundo.


Eliminar el problema de los duplicados

Al utilizar varios frentes para la búsqueda, es posible que recibas el mismo currículum varias veces y corras el riesgo de perder un tiempo muy valioso de manera innecesaria. Por esta razón es importante que los perfiles encontrados se concentren en una única base de datos digital capaz de reconocer y eliminar automáticamente los duplicados.


Acelerar el cribado

Dependiendo de la posición abierta y de la fuerza de la marca de la empresa, podrías recibir miles de CV para un solo puesto. Para que los plazos de selección no se alarguen y se pueda garantizar a todos los candidatos la misma importancia, es casi imprescindible utilizar en primer lugar una herramienta de selección automática, que permita conocer rápidamente cuántos candidatos cumplen con los requisitos del puesto.


Aprovechar los e-mails automáticos

En un esfuerzo por acortar los tiempos de selección, muchas empresas optan por no ofrecer ningún feedback a los candidatos durante el proceso de selección. Sin embargo, se trata de una decisión terrible desde el punto de vista del employer branding, ya que empobrece la experiencia de la candidatura.

Es mucho mejor establecer e-mails automáticos para las etapas iniciales del proceso como, por ejemplo, un agradecimiento por enviar el CV o un feedback negativo para aquellos que no pasan la primera etapa de selección.

En las fases siguientes del proceso de selección, cuando el número de candidatos se reduce considerablemente, es preferible cambiar a un feedback personalizado, incluso por teléfono.


Planificar minuciosamente las entrevistas

Una de las fases más lentas del proceso de selección es el proceso de las entrevistas, sobre todo cuando debe estar involucrado también el jefe de contratación de referencia.

Una vez más, la tecnología puede acelerar el trabajo y hacerlo más eficiente. Un buen software de reclutamiento permite organizar citas directamente desde el back office, invitando a los responsables y creando automáticamente citas en los principales calendarios electrónicos.


Aprovechar las entrevistas en vídeo y telefónicas

No todas las entrevistas tienen que celebrarse en persona. La realización de entrevistas telefónicas o por vídeo para las primeras etapas de selección es una buena opción, sobre todo con candidatos que tendrían que hacer un viaje largo para una entrevista en persona.

Es igualmente importante aprovechar las nuevas tecnologías, como la gamificación, para evaluar las soft y las hard skills de los candidatos.


Analizar los resultados y ajustar los procesos

Puede parecer una paradoja, pero la mejor estrategia para optimizar el time to fill es empezar a calcularlo.

Analizando los resultados obtenidos a lo largo de un año y estudiando las estrategias adoptadas para cada selección gracias a los informes del ATS, te darás cuenta de qué funciona y de qué no y podrás tomar las medidas necesarias.


Si estás interesado en conocer mejor el mundo de los índices de reclutamiento, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre los KPI más utilizados en la búsqueda y selección.



Copyright: ©alphaspirit/Fotolia

Artículos relacionados