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Elija la transparencia en la gestión del plan de vacaciones

Calendario 2020

Cada año, los empleados de todo el mundo estudian con impaciencia el calendario, en busca de posibles puentes y fines de semana largos cuando podrán organizar excursiones o disfrutar de un poco de descanso.

Del mismo modo, los gerentes y administradores de recursos humanos se preparan para manejar los períodos delicados de trabajo, en los que no se pueden aprobar todas las solicitudes de vacaciones y permisos.

Ellos deben organizar un plan de vacaciones en el año 2020 que tenga en cuenta tanto las necesidades de todos, como la productividad del equipo y de la empresa.

Las disputas sobre los feriados son, de hecho, una fuente importante de conflictos entre los empleados. Para eliminar de raíz los posibles problemas en la gestión del plan de vacaciones de la empresa en el año 2020, es clave centrarse en la transparencia en todos los niveles. He aquí cómo.


Transparencia en la comunicación

Es importante informar al personal con antelación y con la mayor transparencia de la tasa máxima de ausencia permitida en cada departamento, y el equipo en general, y las fechas específicas. Esto evitará la presentación de solicitudes imposibles, con un buen ahorro de tiempo y esfuerzo por ambas partes.


Transparencia en la asignación

No es sano asignar vacaciones en secreto. Es mejor poner a disposición del personal un calendario compartido que permita hacer un seguimiento de todos los feriados y vacaciones, o al menos en su equipo o departamento. Así, los empleados tendrán la oportunidad de llegar a un acuerdo entre sí que sea tan satisfactorio como sea posible para todos. ¡Una gran herramienta para mejorar el clima en la empresa!

calendario compartido
Para organizar el plan de vacaciones y evitar dejar algunas actividades desatendidas, no hay nada más útil que un calendario compartido con el equipo o la unidad de negocios. Aquí tenemos un ejemplo de Altamira Vacaciones y Ausencias.

Trasparencia en el proceso de aprobación

Ya basta con correos electrónicos desorganizados, o una pequeña charla en los pasillos y las solicitudes en hojas sueltas de papel en la gestión del plan de vacaciones de la empresa. Todas las solicitudes de vacaciones y permisos – no sólo aquellas en los puentes – deben ser canalizadas hacia un sistema independiente y seguro, que garantice el derecho y la visibilidad inmediata a quienes los necesitan.

En este sentido, un software para la gestión de vacaciones y permisos ofrece soluciones más eficientes que las viejas hojas en Excel o las bases de datos Access. El empleado también debe tener la oportunidad de hacer seguimiento al proceso de aprobación y ser informado inmediatamente de cualquier decisión.


Transparencia de razones

Si no es posible aprobar una petición, lo mejor es informar al empleado de las razones que llevaron a esta decisión. Ya sea porque la decisión final se debe a un exceso de solicitudes de vacaciones y permisos el mismo día (sucede especialmente en puentes y en los feriados más populares) o debido a “problemas técnicos” (por ejemplo, si el empleado aún no ha acumulado vacaciones), el ocultar las razones sólo servirán para alimentar ideas incorrectas.


Transparencia en el recuento

Es crucial brindarle al empleado la oportunidad de poder comprobar siempre todos los valores relativos a sus vacaciones y permisos, sin que se vea obligado a buscarlos en su propia nómina, bastante complicada de interpretar.

Muchos portales de RRHH se pueden integrar con tu sistema de nóminas y muestran estos valores en las fichas personales de cada trabajador, junto con otra información y documentos útiles.

restantes
Enviar y aprobar una solicitud de ausencia es más fácil si se pueden visualizar los días restantes disponibles. Un ejemplo de solicitud enviada a través de Altamira Vacaciones y Ausencias.

Transparencia en períodos complejos

Como bien sabemos, la organización del plan de vacaciones se complica sobre todo cuando llegan los puentes y las vacaciones. Muchas empresas utilizan el método «first come, first served», que es un método democrático solo en apariencia. Hay muchos motivos, familiares o de cualquier otro tipo, por los que un empleado tal vez no pueda planear sus vacaciones con mucha antelación, y por lo tanto siempre estará en desventaja respecto a sus compañeros.

Por eso es mejor adoptar un criterio más sofisticado y «justo» que tenga en cuenta lo ocurrido en años y los puentes anteriores, así como la situación general de cada equipo.




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