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enero 19, 2022

Usos y beneficios del Workflow Management System en los RRHH

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En el mundo de la HR Tech, los workflow management systems están adquiriendo cada vez más importancia.

Precisamente por eso, estos sistemas, que siempre han sido fundamentales para la gestión de proyectos, forman actualmente parte integral de los software de gestión de Recursos Humanos más modernos.

En el sector de los RRHH también se pueden obtener grandes beneficios de la organización de los procesos en un flujo de datos y actividades que sigan un camino establecido. Un workflow management system permite automatizar las tareas repetitivas, involucrar a todas las partes en un proceso justo cuando se necesite, establecer flujos de aprobación, aumentar el control sobre los procesos y hacerlos más eficaces.

Los procesos de RRHH a los que se aplica esta tecnología son numerosos, con claras ventajas tanto para los procesos sencillos como para los complejos o delicados.



Las ventajas de un workflow management system para los RRHH

La digitalización de los procesos de Recursos Humanos con un workflow management system ofrece varias ventajas a la empresa:

  • Definición de los procesos. Establecer un flujo de trabajo digital supone poner por escrito cada aspecto y paso de un proceso, un ejercicio práctico y mental muy útil para cualquier empresa. De este modo, un proceso que se rige por un flujo de trabajo digital siempre cumple ciertas normas. Por eso mejora la coherencia y el cumplimiento de las políticas internas y reduce el riesgo de errores, olvidos y favoritismos.
  • Mayor colaboración. Los procesos en los que intervienen varias personas, sobre todo si pertenecen a diferentes departamentos de la empresa, pueden sufrir contratiempos. Un flujo de trabajo define claramente las funciones y actividades de todos los protagonistas del proceso y recurre a ellos en el momento idóneo, fomentando la colaboración e ignorando los posibles silos empresariales.
  • Ahorro de tiempo. Muchas tareas están automatizadas, al igual que todo el trabajo de coordinación y comunicación entre departamentos, algo que ahorra mucho tiempo.
  • Fiabilidad. Los empleados cuentan con la seguridad de que el proceso iniciado se desarrolla según lo previsto y de que sus solicitudes llegan a los responsables. El flujo de trabajo también permite establecer un feedback automático, por ejemplo, para los candidatos que han enviado un CV o para un empleado que se ha inscrito en un curso de formación.
  • Cumplimiento de los plazos. Los workflow management systems incluyen sistemas de notificación automática que mantienen a los participantes al día y les informan de las próximas tareas, de tal manera que siempre se cumplen los plazos.
  • Archivo automático. Llevar un registro de las actividades realizadas siempre es útil, tanto si se trata de procesos sencillos como la definición del plan de vacaciones o de ámbitos más delicados como la asignación de equipos de protección individual o la entrega de nóminas.
  • Cumplimiento de los flujos de aprobación. Cuando los procesos de RRHH se rigen por un flujo de trabajo digital, tenemos la seguridad de que se respetan los flujos de aprobación y las jerarquías de la empresa. Los software de RRHH más personalizables permiten establecer flujos de aprobación complejos y diferenciados para cada proceso. La persona encargada de aprobar las vacaciones de un empleado, por ejemplo, puede no ser la misma que evalúa su rendimiento o la inscribe a un curso.


Ejemplos de flujo de trabajo en los Recursos Humanos

Veamos algunos ejemplos de procesos de RRHH que un workflow management system puede abordar:


Proceso de selección

El proceso de reclutamiento de cualquier empresa incluye varias etapas por las que deben pasar los candidatos, así como la participación de varias personas (candidatos, reclutadores, directores de contratación…) y la realización de varias tareas (intercambio de documentos, gestión de touch points con el candidato, introducción de evaluaciones, etc.). Así pues, el uso de un workflow management system aporta una gran cantidad de ventajas en lo que a ahorro de tiempo, precisión y participación de los candidatos se refiere. Es importante contar con un sistema muy personalizable que permita recrear el proceso de selección que se utilice en cada organización. El flujo de trabajo también se utiliza para construir un proceso de requisición de personal, ofreciéndoles a los directivos la posibilidad de solicitar la apertura de una búsqueda de empleo con unos pocos clics.

recruiting workflow

Un ejemplo de flujo de trabajo de selección (a la derecha) de Altamira Recruiting.


Onboarding

Una necesidad cada vez más apremiante para las empresas desde hace un par de años —debido, entre otras cosas, al aumento del personal que teletrabaja— es la de digitalizar las fases de incorporación de un nuevo empleado en la empresa, para que se pueda llevar a cabo, en la medida de lo posible, online y de forma sistemática.
Actividades como la recepción de la documentación necesaria, la apertura de las cuentas de la empresa, la entrega de los EPI y de los equipos o la configuración del lugar de trabajo pueden realizarse con el respaldo de un flujo de trabajo, que informa a los distintos departamentos implicados (por ejemplo, RRHH e Informática) y hace un seguimiento de todo.


Vacaciones y ausencias

La solicitud de vacaciones y ausencias es un proceso relativamente sencillo que, si no se digitaliza con un flujo de trabajo, puede seguir drenando tiempo para todos los implicados.
Una vez más, un workflow management system ofrece varias ventajas: la seguridad de que la solicitud llega al destinatario correcto, el envío de notificaciones automáticas a los directivos y a RRHH en tiempo real, la recopilación de la información y la documentación necesarias para cada tipo de ausencia (permiso remunerado, permiso por cuidado de hijos, donación de sangre, etc.), el cumplimiento de la política de la empresa, etc.


Nota de gastos

El envío de notas de gastos también se puede digitalizar con un flujo de trabajo. Los sistemas más avanzados ofrecen distintas vías de aprobación y formularios para recopilar datos en función de cada tipo de gasto, realizan cálculos automáticos y están integrados con el software de nóminas.


Gestión del rendimiento

El proceso de evaluación también se puede digitalizar con la ayuda de un flujo de trabajo, algo que muchas empresas decidieron hacer en pleno confinamiento. Un flujo de trabajo guía al evaluador y al evaluado por todas las etapas del proceso de evaluación, manteniendo un alto nivel de engagement con notificaciones automáticas y calculando automáticamente el logro de los objetivos cuantitativos y las bonificaciones.

performance workflow

Un ejemplo de flujo de trabajo de evaluación de las competencias (a la derecha) de Altamira Performance.



Los flujos de trabajo automatizados son útiles para regular muchos otros procesos de RRHH, como las medidas disciplinarias, los cursos de formación, la firma electrónica de documentos, las actividades de offboarding (planificación y realización de la exit interview, desactivación de las cuentas de la empresa, devolución de equipos y EPI, etc.).




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