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Flexibilidad en el trabajo: espacio, tiempo y tecnología

Flessibilità al lavoro

En los últimos años, el aumento de la flexibilidad en el trabajo ha sido una de las tendencias más interesantes en el sector de los recursos humanos.

Esta tendencia, que se debe principalmente a la mayor atención y toma de conciencia respecto a cuestiones como la conciliación entre el trabajo y la vida privada, la gestión del estrés y la correlación entre la satisfacción de los empleados y la productividad, ha demostrado tener también efectos positivos en las empresas.

Pero, ¿cuáles son los principales experimentos de flexibilidad laboral y cómo alteran a la gestión del espacio y el tiempo?


El smart working

El smart working, cuando se aplica correctamente, es el máximo ejemplo de flexibilidad en el trabajo.

Teniendo en cuenta que la legislación española sigue contando con un gran vacío en lo que respecta a la definición y regulación de esta modalidad, podemos recurrir a otras definiciones, que hablan del smart working o trabajo Agile como “un modo de ejecución de la relación laboral caracterizado por la ausencia de limitaciones de tiempo o espacio que cuenta con una organización por fases, ciclos y objetivos, que se establece de mutuo acuerdo entre el empleado y la empresa”.

Son numerosos los estudios y encuestas realizados en España en los últimos años y casi todos ellos arrojan resultados similares al respecto: muy a menudo, los proyectos de smart working que se emprenden no pasan de meros casos de teletrabajo.

Y es que está demostrado que a las empresas no les cuesta demasiado cambiar el lugar de trabajo del empleado, ya que suele suponer un ahorro para ellas, y sin embargo es más complicado conseguir que revisen en profundidad sus procesos según los dictados del trabajo Agile.

De todas formas, esta forma simplificada de smart working está dando resultados positivos, tanto para las empresas como para los empleados.

Algunas de las ventajas para los empleados son:

  • Reducción del tiempo y el coste de los traslados hacia y desde la oficina
  • Posibilidad de trabajar en un entorno más familiar y tranquilo
  • Aumento del nivel de satisfacción

Por otra parte, algunas de las ventajas más relevantes para las empresas son:

  • Reducción de los costes relacionados con el espacio físico
  • Aumento de la retención de los empleados
  • Mejora del employer branding

También se beneficia del trabajo Agile el medio ambiente, ya que se consigue una reducción de las emisiones de CO2 gracias a la disminución del tráfico.

Por otra parte, el smart working es, sin duda, un movimiento que habría que estudiar más en profundidad en épocas como la actual, en la que se barajan numerosas soluciones para acabar con la denominada “España vaciada”. Esta modalidad laboral puede suponer una gran ventaja competitiva para todas aquellas personas que no viven en las grandes ciudades pero que son capaces de desempeñar sus funciones en un mundo globalizado desde pequeñas localidades en las que, de otra manera, sería complicado desarrollar determinadas actividades económicas.


El coworking

El coworking, un fenómeno bien asentado entre los trabajadores autónomos, está viviendo su edad de oro gracias a la mayor difusión del smart working, por un lado, y a la creciente disponibilidad de espacios de trabajo flexibles, por otro.

Según Wikipedia, el coworking es “una forma de trabajo que permite a profesionales independientes, emprendedores, y pymes de diferentes sectores, compartir un mismo espacio de trabajo, tanto físico como virtual, para desarrollar sus proyectos profesionales de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos”.

A esa definición, nosotros añadiríamos que, hoy en día, también hay empleados de grandes empresas que, en la gran época del smart working, prefieren acudir a estos lugares en vez de quedarse en su vivienda habitual.

Otro fenómeno que comienza a extenderse en el seno de las grandes empresas es la creación de espacios comunes para su personal, que van más allá del concepto de ubicación fija, reorganizando las oficinas siguiendo un modelo más flexible.

No faltan los ejemplos de este modelo open-space en el que se dice adiós al escritorio fijo, y tal vez podamos destacar a la empresa Deloitte, una de las pioneras en España en este sentido.


Oficinas flexibles

Otra variante del coworking son las oficinas flexibles, que cuentan con áreas comunes equipadas con una serie de servicios como portería, conexión a Internet, etc., pero que, en este caso, no están dirigidas a autónomos sino a empresas, que pueden gestionar así de manera cómoda el crecimiento o la reducción de personal aumentando o disminuyendo el número de escritorios o salas alquiladas.

Una de las ventajas de las oficinas flexibles es que fomentan el networking entre empresas, tanto de forma natural, gracias a los encuentros casuales en las zonas comunes, como mediante iniciativas organizadas.


Horario flexible

Gracias a la ayuda de algunos de los softwares más modernos de control horario, los horarios de trabajo de las oficinas e industrias españolas son mucho más flexibles que antes. Muchos empleados gozan de la oportunidad de entrar y salir con una flexibilidad de media hora o de una hora, de trabajar menos de un día y compensar esas horas al siguiente o de acumular minutos en el banco de horas sin tener que hacer ninguna solicitud o seguir un proceso complicado.

La posibilidad de gestionar, al menos en parte, la jornada laboral de forma independiente permite una distribución más justa y sostenible de la carga de trabajo y evita el trabajo obsesivo, que siempre es improductivo.


¿Es la flexibilidad horaria la panacea para resolver todos los problemas?

¿Pero radica el problema únicamente en la falta de flexibilidad? ¿O es que pasamos demasiado tiempo de nuestras vidas trabajando? ¿La balanza entre el trabajo y la vida privada está demasiado desequilibrada a favor del primero?

Los numerosos proyectos de reducción de la jornada laboral iniciados por empresas de todo el mundo demuestran una fuerte voluntad colectiva de revisar el paradigma de las 40 horas, 5 días a la semana.

Las dos soluciones con mayor acogida hasta ahora son:

  • la transición a una semana laboral de 4 días
  • la reducción de la jornada laboral de 8 a 6 horas.

La primera, con varios ejemplos en los países nórdicos, ya tiene sus primeros defensores en España. Más en concreto, tenemos que ir hasta Jaén para encontrarnos con la empresa Software Delsol que lleva ya unos meses aplicando el modelo de jornada laboral de cuatro días. Si bien es cierto que las empresas informáticas son las más propensas a este tipo de innovación, la puerta está abierta para que otras empresas cojan el relevo.

Esta empresa pionera ha demostrado que es posible prestar un servicio al cliente durante toda la semana, estableciendo turnos de cuatro días seguidos de trabajo diferentes para los trabajadores, garantizando así un servicio sin fisuras.


¿Eliminación u obligación?

De vez en cuando aparecen en los periódicos noticias sobre empresas que han abolido por completo el horario laboral. El éxito de esas iniciativas podría estar vinculado a un mayor empoderamiento de los empleados y a una filosofía de trabajo centrada en los resultados.

Sin embargo, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha actuado recientemente en sentido contrario, al exigir a las empresas que registren la jornada laboral de sus empleados con un sistema objetivo, fiable y accesible.

El objetivo es proteger a los empleados y su derecho a un límite máximo de horas laborales con períodos de descanso diarios y semanales.

El principal riesgo de la eliminación de la jornada laboral reside precisamente en el hecho de que podría llevar a las personas a trabajar aún más, desdibujando por completo la línea entre el trabajo y la vida privada y exigiendo una disponibilidad continua.

Su aplicación, un poco como con el smart working, requiere una gran cantidad de revisión de procesos y una impecable ética en el trabajo.


El papel de la tecnología

Como ya se ha mencionado anteriormente, el aumento de la flexibilidad laboral se debe a la mayor atención que se presta a las cuestiones relacionadas con el bienestar de los empleados.

Sin embargo, ha sido el desarrollo tecnológico el que ha hecho posible y ha facilitado el cambio a métodos de trabajo más flexibles.

En primer lugar, proporcionando las herramientas para trabajar en cualquier sitio con la misma eficacia: smartphones, tablets y ordenadores portátiles cada vez más potentes, conexiones wifi más estables y extendidas, software y datos a los que se puede acceder en la nube, etc.

Por otra parte, el gran boom de las aplicaciones relacionadas con la gestión de los recursos humanos y la colaboración a distancia, tales como:

  • Softwares de control de presencia como Altamira Asistencias, que, gracias al fichaje virtual permite que todos los empleados registren sus horas de trabajo incluso cuando se encuentran fuera de la oficina y puede gestionar fácilmente horarios y turnos flexibles.
  • Softwares colaborativos (groupware) como Microsoft Teams o Slack, para trabajar en grupo a través del chat o videollamadas, recreando la atmósfera de una oficina digital.
  • Softwares de project management para gestionar proyectos en equipo, como Asanay Trello.


Copyright: ©Yakobchuk Olena/Fotolia.

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