This website or the third-party tools employed by it use proprietary and analytical technical cookies which improve the navigation and the functioning of the site. The site also uses profiling cookies to offer you personalized navigation based on your interests. To learn more, consult the Cookie Policy in the dedicated section of the site. By clicking Accept, you consent to the use of cookies.

El panel RGPD

El panel RGPD

Una de las principales innovaciones introducidas en la suite Altamira HRM en 2018 fue el panel RGPD.

Era esencial proporcionar a nuestros clientes una herramienta eficaz para gestionar varias de las piedras angulares de la nueva legislación, como el aviso legal a los candidatos, la gestión y el seguimiento del consentimiento y las políticas de conservación de datos.

La herramienta, configurada automáticamente para nuevos clientes, se aplicará en los próximos meses a todas las cuentas con todas las características.

Anticipamos aquí el funcionamiento del sistema.

Para acceder al panel RGPD, haz clic en Setup -> Cuenta -> GDPR


El panel RGPD Altamira (1)

En esta sección puedes añadir un nuevo aviso legal o una nueva política haciendo clic en el botón Nuevo y seleccionando la opción deseada.


El panel RGPD Altamira (2)

También puedes ver la lista de avisos legales y políticas de tratamiento de datos actualmente en uso, tanto para los empleados como para los candidatos, y guardar el historial de las que ya están desactualizadas.


Los avisos legales

Veamos los detalles de un aviso legal para los candidatos, en este caso el modelo estándar proporcionado por Altamira a sus clientes y fruto de la colaboración con un importante despacho especializado en privacidad.


El panel RGPD Altamira (3)

El aviso legal puede estar dirigido a empleados o a candidatos y puede incluirse de 3 maneras diferentes: como texto (como en el ejemplo anterior), como archivo o como link a un texto en una página web.

Este es el aviso legal que se mostrará a los usuarios cuando presenten su candidatura en el portal de empleo de la empresa.


Las políticas de privacidad

Pasando a la política de privacidad, he aquí una captura de pantalla de una política de privacidad para candidatos.


El panel RGDP Altamira (4)

En esta sección se pueden realizar una serie de actividades, tales como:

  • Personalizar el aviso legal con los datos de la empresa
  • Elegir a qué portal de empleo y a qué idioma asociar una política de privacidad
  • Mostrar una vista previa del aviso legal (muy útil ya que una vez activada una política de privacidad ya no se puede modificar, solo desactivar)
  • Solicitar el consentimiento adicional para el tratamiento de datos con fines de selección.

Las fechas de inicio y fin de validez se establecen automáticamente cuando se activa y desactiva la política de privacidad.

La duración del tratamiento también es muy importante, ya que se utiliza para determinar qué CV se incluirán en el flujo de trabajo de eliminación de datos.

Haciendo clic en el nombre dado a una duración del tratamiento, podrás ver los CV seleccionados automáticamente en función del conjunto de datos (fecha de referencia y número de meses, véase más abajo).

Para introducir una nueva duración del tratamiento, hay que hacer clic en el botón Nueva duración del tratamiento.


El panel RGPD Altamira (5)

En la pantalla que se abre, se puede asociar la nueva duración a un flujo de trabajo (del que hablaremos más adelante) y, sobre todo, seleccionar cuándo se empiezan a contar los meses: desde la fecha de la última modificación del candidato, desde la fecha de la última modificación realizada en el back office o desde la última modificación en general.

Otro campo importante que hay que rellenar es aquel en el que se especifican los meses que se quedará en la papelera.


El workflow de eliminación de CV

Esta avanzada herramienta gestiona el proceso de borrado automático de aquellos perfiles cuyo consentimiento para el tratamiento de datos haya caducado.

Para acceder a ella hay que hacer clic en Setup -> Aplicación -> Workflow y buscar el Flujo de trabajo de borrado de CV.


flujo de trabajo de borrado de CV

Por defecto, el flujo de trabajo funciona así:

  • Primer e-mail de notificación al candidato 30 días antes de que caduque el consentimiento;
  • Segundo e-mail de notificación al candidato 15 días antes de que caduque el consentimiento;
  • Borrado del perfil y envío de un e-mail de notificación al candidato.

Para interrumpir el proceso de borrado, el candidato solo tiene que acceder a la plataforma a través de un botón que se incluye en el e-mail y actualizar su consentimiento.

El flujo de trabajo (como ocurre con todos los flujos de trabajo de la plataforma, del de selección al de aprobación de ausencias) se puede personalizar incluyendo varias alertas, modificando los intervalos de tiempo entre un e-mail y otro, cambiando el contenido del mensaje, etc. Se trata evidentemente de una modificación que requiere un conocimiento avanzado de las herramientas de configuración.



Artículos relacionados